Solitas Informatik AG

In nur zwei Monaten vom Papier verabschiedet

Schöni Transport AG sorgt mit InfoStore für effiziente Abläufe

Für ein Logistikunternehmen gehört es eigentlich zum Handwerk, für effiziente Abläufe zu sorgen. Umso erstaunlicher ist es, dass das Papier in vielen Speditionen und Transportunternehmen immer noch eine Hauptrolle spielt und der Aktenordner oft die einzige Informationsquelle ist, wenn es um den Kunden und seine Aufträge geht. Die Schöni Transport AG im schweizerischen Wynau hat jetzt mit diesem Missstand aufgeräumt. In nur zwei Monaten gelang es mit Unterstützung der FIVE Informatik AG, das Papier weitestgehend aus den Aktenschränken zu verbannen und mit InfoStore von Solitas ein Document-Management-System (DMS) einzuführen, das inzwischen auch im täglichen Umgang mit dem Kunden kaum noch wegzudenken ist.



Ganz verzichten kann man auch bei der Schöni Transport AG noch nicht auf das Papier, zumal man vor allem im grenzüberschreitenden Verkehr sowohl nach Deutschland wie auch nach Italien aktiv ist. Und da spielen Papierdokumente nach wie vor eine zentrale Rolle: Frachtbrief, Zollpapiere, Lieferschein, pro Sendung kommen auf diese Weise zwischen 5 und 10 Dokumente zusammen, die der Fahrer mitzuführen hat. Rechnet man nun, dass ein Auftrag in der Regel aus 5 bis 6 Sendungen besteht und ein Unternehmen wie Schöni jährlich zwischen 40 und 50.000 Aufträge ausliefert, kommt man auf die stolze Summe von bis zu 1 Million Dokumente jährlich. Eine Menge, die schon aus Platzgründen Probleme macht, denn sie füllt leicht zehn Meter Schrank pro Jahr. Das allein wäre schon Grund genug gewesen, ein Document Management einzuführen. Noch wichtiger waren aber die Möglichkeiten, zahlreiche Geschäftsprozesse in der Verwaltung, im Vertrieb oder in der Kundenbetreuung sehr viel rationeller zu gestalten.



Ziel des Projektes war es, die Prozesse im operativen Bereich wo immer möglich sinnvoll zu automatisieren. Es ging aber nicht darum, eine Softwarelösung einzuführen und die internen Abläufe völlig umzukrempeln. In erster Linie sollten die Mitarbeiter einfach entlastet werden, indem man ihnen unnötige Arbeiten wegnimmt, so dass sie wieder mehr Zeit haben, ihre eigentlichen Aufgaben zu erledigen, fasst Edwin Rothenbühler, Leiter Finanzen & Controlling in der Schöni Holdung die Aufgabenstellung zusammen. Demzufolge wurde der klassische Dokumentenfluss bei der Schöni Transport AG fast unverändert als Basis für die Einführung der DMS-Lösung InfoStore genommen. Danach werden die Dokumente von Disponenten erstellt, an den Fahrer übergeben und nach Erledigung und Fakturierung des Transportauftrags abgelegt. Obwohl dieser Prozess auch nach Einführung des elektronischen Archivs fast unverändert weiterläuft, gelang es, die Mitarbeiter an vielen Punkten zu entlasten. Das beginnt schon bei der Belegerstellung. Mussten früher sämtliche Dokumente mit Nadeldruckern erstellt werden, damit man entsprechend viele Durchschläge erhält, wird das Dokument heute in der Regel am Laserdrucker ausgedruckt. Denn nur noch die Dokumente, die tatsächlich beim Kunden oder etwa beim Zoll verbleiben, wie etwa der Lieferschein, müssen mehrfach gedruckt werden. Alle anderen Durchschläge, die lediglich für die internen Prozesse benötigt werden, gehen ohne Ausdruck direkt ins elektronische Archiv, als sogenannte Spoolfiles. Damit klar ist, welches Dokument zu welchem Auftrag gehört, werden sämtliche Dokumente mit einem Deckblatt und einem Barcode versehen, über den sie eindeutig dem Auftrag zugeordnet werden können. Der Vorteil: werden die Papierdokumente nach ihrer Rückkehr für die Archivierung gescannt, müssen sie nicht mehr manuell zugeordnet, sondern können automatisch und direkt in das elektronische Archiv übernommen werden.



Das Wegfallen zahlreicher manueller Arbeiten und die schnellere Bearbeitung ist aber nicht der einzige positive Effekt. Allein die Tatsache, dass die Kunden- und Auftragsdokumente nicht mehr mühsam in Aktenordern gesucht werden müssen, sondern direkt am Bildschirm zur Verfügung stehen, hat zu einem ganz anderen Arbeitsablauf in der täglichen Kommunikation mit dem Kunden geführt. Ruft heute beispielsweise ein Kunde an und hat eine Anfrage in Bezug auf eine Lieferung, ist der Sachbearbeiter sofort auskunftsbereit, denn zu jedem Auftrag gibt es nun das entsprechende elektronische Dossier. Früher hätte er den Fall aufnehmen, dann den Vorgang in den Akten suchen und schließlich zurückrufen müssen, um die Anfrage bearbeiten zu können. Nicht nur diese Erleichterungen haben dazu geführt, dass das neue System sehr schnell akzeptiert wurde.



Unsere Mitarbeiter haben alle einen klassischen Transport- und Speditionshintergrund und sind keine IT-Fachleute. Deswegen war es wichtig, die Einführung des neuen Systems so einfach wie möglich zu gestalten, so Edwin Rothenbühler. Wichtig ist dafür beispielsweise, dass der Mitarbeiter schnell das findet, was er für seine Arbeit benötigt und nicht durch zusätzliche Möglichkeiten und Funktionalitäten überfordert wird. Dementsprechend einfach wurden deswegen die Suchmasken von InfoStore gestaltet und auf die Anforderungen an den einzelnen Arbeitsplätzen hin optimiert. Auch sonst verlief die Einführung unproblematisch, vor allem auch, weil an den grundlegenden Abläufen nicht gerüttelt wurde. Plötzlich haben die Leute beispielsweise bemerkt: ´Oh, da ist ja jetzt was auf dem Deckblatt drauf.´ Das war die erste Begegnung mit dem Barcode. Und nach ein paar Tagen war der schon zur Selbstverständlichkeit geworden, erinnert sich Didier Hunn, von Seiten der FIVE Informatik verantwortlich für das Projekt. Inklusive der Einzelschulungen für die rund 30 Mitarbeiter, die heute bei Schöni mit InfoStore arbeiten, konnte das Projekt so bereits zwei Monate, nachdem die Entscheidung für diese Lösung gefällt wurde, erfolgreich abgeschlossen werden.



Eine Entscheidung, die Edwin Rothenbühler nicht bereut. Wir haben berechnet, dass sich die Investitionen in InfoStore schon in zwölf Monaten bezahlt gemacht haben. Und nicht nur das: InfoStore bietet zahlreiche weitere Einsatzmöglichkeiten, so dass der Nutzen, den wir von dieser Lösung haben, in Zukunft noch weiter zunehmen wird.



Traditionell verfolgt die Schöni-Gruppe die Strategie, durch den intelligenten Einsatz von IT-Werkzeugen die Effizienz insgesamt zu steigern. Deswegen ist geplant, die DMS-Lösung InfoStore auch in den weiteren Unternehmen der Schöni-Gruppe einzuführen, bei der Schöni swissfresh AG sowie bei der Masshard swisskraut AG. Aber auch bei Schöni Transport selbst gibt es weitere Entwicklungsmöglichkeiten. Schon heute können Kunden etwa ihre Aufträge selbst elektronisch erfassen. Großkunden aus Deutschland, Italien und der Schweiz haben dazu einen direkten Zugriff auf die Auftragserfassung, andere Kunden können dies ebenso einfach via Internet erledigen. Künftig können auf demselben Wege dem Kunden auch die wichtigen Transportdokumente elektronisch zur Verfügung gestellt werden, entsprechend geschützt durch Mechanismen wie einer Berechtigungssteuerung und Passwort. Damit kann sich der Kunde die benötigten Informationen jederzeit selbst abholen, Tag und Nacht, auch am Wochenende. Für die Kundenbetreuung bedeutet dies eine weitere Entlastung.



Die Schöni Transport AG

Der Kundennutzen steht bei der Schöni Transport AG seit der Gründung im Jahr 1969 im Zentrum. Mit Innovation, Qualität und absoluter Termintreue hat es das Familienunternehmen, das in der zweiten Generation von Daniel Schöni geführt wird, zum Italienspezialisten Nummer eins in der Schweiz gebracht. Transportiert wird alles von der Kleinstware bis zum tonnenschweren Laststück, von der zerbrechlichen Ware bis zum verderblichen Expressgut. Ziel ist es, dem Kunden jederzeit und überall zu helfen, damit er erfolgreich ist. Teamorientiert, dynamisch und mit Spaß schafft das Unternehmen überdurchschnittliche Kundenkontakte. Gleichzeitig investiert die Schöni Transport AG laufend in einen modernen Fuhrpark, in die Informatik und in die Logistik ? zum Nutzen ihrer Partner und Kunden. Das spart Zeit, schont die Umwelt und ermöglicht wirtschaftliche Lösungen für den Kunden.



Autor: Uwe Pagel



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