eks informatik gmbh

Belegerfassung in der Mail-Inbox

LDOX.Mail verarbeitet Dokumente direkt aus IMAP- und POP3-Postfächern

Die neue Lösung LDOX.Mail der eks informatik gmbh ermöglicht die automatisierte Verarbeitung von Dokumenten direkt aus mehreren IMAP- und POP3-Postfächern. Alle bislang zum Erfassen von Belegen nötigen manuellen Abläufe – wie das Überwachen des Posteingangs, Sichten der Mails, Zwischenspeichern der Anhänge und Vorbereiten zur Weiterverarbeitung – werden durchgängig von der Software übernommen. Die Mail-Dokumente lassen sich in unterschiedlichen Formaten im Filesystem des IBM i ablegen oder in Comarch ECM iS (InfoStore) dauerhaft archivieren. Darüber hinaus können sie mittels entsprechender Einträge in DB2-Tabellen über Schnittstellenprogramme Drittanwendungen, wie ERP-, ECM- und CRM-Systemen, zur Verfügung gestellt werden. Unternehmen können dadurch ihre Prozesse flexibler anpassen. Dabei wurde auch an die Sicherheit gedacht: Die Kennwörter für den Zugriff auf den Mailserver werden beim ersten Aufruf automatisch verschlüsselt und sind dann nicht mehr lesbar. Komfortfunktionen wie eine Zeitschaltung stellen darüber hinaus sicher, dass zu bestimmten Uhrzeiten keine Verarbeitung erfolgt. Dadurch lassen sich etwa Batch-Läufe, Backups sowie Wartungsarbeiten punktgenau planen.

LDOX.Mail ist eine durchdachte Lösung zur automatisierten Verarbeitung von Dokumenten in mehreren E-Mail-Postfächern. Die erfassten Inhalte lassen sich im Original als Text oder im HTML-Format, in einem ZIP-File sowie als EML-Datei ausgeben. Nach erfolgreicher Verarbeitung wird die Mail als gelesen markiert, in einen anderen Ordner verschoben oder gelöscht. Es stehen darüber hinaus je nach Kundenanforderung weitere zusätzliche Zielprozesse zur Weiterverarbeitung der Mail-Dokumente zur Verfügung.


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Hintergrundinformation
Die 2004 gegründete eks informatik gmbh mit Sitz in Götzis, Österreich, hat sich auf die Themenbereiche Dokumenten- und Workflow-Management sowie Aktenverwaltung spezialisiert. Das Leistungsspektrum umfasst dabei sämtliche Projektdienstleistungen, wie die komplette Planung, Leitung und Durchführung von Projekten inklusive Schulung der Anwender sowie Programmierungen in den Sprachen .NET, Objective-C, PHP, JAVA und ILE RPG. Maßgebliche Zielplattformen dabei sind IBM i (AS/400, iSeries), Windows, Lotus Notes/Domino sowie iOS (Apple). Die eks informatik gmbh ist Premiumpartner der Comarch AG (ECM iS, ehemals InfoStore) und Kendox AG (InfoShare). Das kompetente und motivierte Team kann auf Mitarbeiter mit mehr als 20 Jahren Branchenerfahrung zurückgreifen. Gemeinsam wurden bereits über 200 Kundenprojekte in Österreich, Deutschland, Spanien, Frankreich, der Slowakei und der Schweiz erfolgreich durchgeführt.

Das Produkt Living Documents, kurz LDOX genannt, steht für die durchgängige und nachhaltige Verarbeitung von Dokumenten – vom Eingang im Unternehmen bis hin zur revisionssicheren Aufbewahrung und bei Migrationen. LDOX ist eine gesamtheitliche Anwendung, die ausgewählte Standardprodukte zu einer effizienten und prozesssicheren Gesamtlösung formt. Diese bildet sämtliche Teilaspekte, wie Workflow, Cold, WORM-Appliance, Aktenverwaltung, Domino-Archivierung, DMS-Migration, Vertragsverwaltung, GDPdU u.v.m., ab.