tktVivax GmbH

Fit für’s Homeoffice? Unternehmens-Checkup mit Vivax Analytics ProCo

Schnelle digitale Analyse aller mit dem Homeoffice verbundenen Prozesse

Angesichts steigender Corona-Fallzahlen verlagern auch die Stadtwerke immer mehr Arbeitsplätze in das Homeoffice. Dabei haben die wenigsten Unternehmen einen Überblick, ob die Mitarbeiter zuhause überhaupt entsprechend arbeiten können oder wie sich Verfahrensanweisungen wie etwa das Vier-Augen-Prinzip oder Unterschriftenregelungen rechtssicher umsetzen lassen. Deswegen hat Vivax Solution, ein Tochterunternehmen der tktVivax, jetzt sein Prozessanalyse-Werkzeug Vivax Analytics ProCo um einen „HomeOffice Checkup" erweitert. Mit dessen Hilfe können sich Unternehmen in kürzester Zeit ein umfassendes Bild davon machen, ob sie tatsächlich digital fit für den breiten Einsatz im Homeoffice sind. Auf Basis des bestehenden Vivax Analytics-Prozessmodells werden Mitarbeiter dabei strukturiert befragt, welche täglichen Aufgaben sie zuhause erledigen können und welche nicht – beziehungsweise welche Voraussetzungen erfüllt werden müssen, damit sie auch zuhause arbeitsfähig sind. Die Abfrage erfolgt online und damit „kontaktlos". „Viele Unternehmen befinden sich hier noch im Blindflug, denn sie wissen beispielsweise nicht, welche Aufgaben überhaupt von zuhause erledigt werden können oder welche Maßnahmen zu ergreifen sind, um beispielsweise ein Organisationsverschulden auszuschließen, weil Verfahrensregeln im Homeoffice nicht eingehalten werden können", beschreibt Dirk Fieml, Geschäftsführer der tktVivax GmbH, die Herausforderungen.

Stadtwerke müssen sich jetzt darauf einstellen, dass schon bald ganze Abteilungen zuhause arbeiten müssen, etwa weil eine Kollegin oder ein Kollege positiv auf Corona getestet wurden. Deswegen müssen auch die digitalen Voraussetzungen dafür geschaffen werden. Das beginnt schon beim Posteingang, der in den wenigsten Unternehmen digitalisiert ist. Auch die Belegflüsse und -freigaben basieren vielerorts noch auf Papier. Eine weitere Herausforderung ist der Kundenservice: Nachdem persönliche Kontakte nicht mehr möglich sind, müssen neue Wege für die direkte Kommunikation gefunden werden, beispielsweise auch über Video-Chat. Auf Basis des HomeOffice-Checkup lassen sich hier mögliche Schwachstellen schnell ermitteln und können so gezielt geschlossen werden. Aber auch die Einsatzplanung und vor allem auch die Mitarbeiterführung werden mithilfe der Analyse deutlich erleichtert und verbessert. Gespräche mit Stadtwerken haben gezeigt, dass hier ein großer Bedarf an Transparenz und Unterstützung gefragt ist. Die ersten Projekte befinden sich gerade in Vorbereitung.

Vivax Analytics ProCo, das Softwaresystem für die Prozesskostenanalyse, ermöglicht es, sämtliche Unternehmensprozesse aus Organisations-, Kosten- und Kapazitätssicht zu bewerten. Die Grundlage dafür ist ein Prozessmodell, in dem bereits rund 600 versorgungstypische Geschäftsprozesse mit etwa 6.000 zugeordneten Tätigkeiten je Sparte und Bereich hinterlegt sind. Dazu gehören Strom, Gas, Wasser, Abwasser, Freizeiteinrichtungen, Telekommunikation, Parkierung, Photovoltaik, Straßenbeleuchtung, Wärme, ÖPNV und Dienstleistungen.

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Die tktVivax GmbH mit Sitz in Berlin und Niederlassungen in Stuttgart (Backnang) und Köln unterstützt ihre Kunden im Bereich zukunftsorientierter Telekommunikationstechnologien sowie mit Organisations-, Prozess- und Digitalisierungsberatung in der kommunalen Versorgungswirtschaft. Mit rund 50 Mitarbeitern deckt das Beratungsunternehmen ein breites Spektrum von der Analyse, Strategiefindung und Fördermittelberatung über die Neu- und Umgestaltung von Prozessen und Organisationen in allen Bereichen der Versorgungswirtschaft bis hin zur Planungs- und Umsetzungsbegleitung von Glasfaser- und 5G-Infrastrukturen an. Zielgruppe sind sowohl Stadtwerke als auch Kommunalverwaltungen.

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