Axians Infoma GmbH
Infoma Online KI-Agenten: Intelligente Prozessautomatisierung für die Verwaltung
Klare Regeln und menschliche Kontrolle
Mit den neuen Infoma Online KI-Agenten bringt Axians Infoma hochspezialisierte digitale Mitarbeitende in die kommunale Sachbearbeitung. Die KI-gestützten Agenten sind direkt in Infoma Online integriert und übernehmen klar definierte Fachprozesse selbstständig. Sie lesen eingehende Dokumente aus, prüfen diese strukturiert auf Vollständigkeit und Plausibilität und bereiten die Datensätze in Infoma Online vor. Kritische Prozessschritte wie Buchungen oder Stammdatenänderungen erfolgen dabei erst nach Freigabe durch die zuständigen Mitarbeitenden – konsequent nach dem Prinzip „keep the human in the loop“. Den Auftakt machen drei Agenten für besonders häufige Vorgänge: dem Anlegen bzw. Ändern von Bankverbindungen und SEPA-Mandaten, Stundungen sowie Amtshilfeersuchen. Mit der Einführung der neuen Agenten setzt Axians Infoma seine bisherige KI-Strategie fort, dort auf Automatisierung zu setzen, wo sie wirklich sinnvoll ist, und dabei Transparenz, Datenschutz und fachliche Verantwortung zu wahren.
„Mit den Infoma KI-Agenten bringen wir Künstliche Intelligenz dorthin, wo sie unseren Kunden den größten Mehrwert bietet: in die alltäglichen Prozesse. Unsere Agenten arbeiten regelbasiert, transparent und nachvollziehbar. Dabei behalten die Mitarbeitenden immer das letzte Wort über fachliche Entscheidungen. So leisten wir einen konkreten Beitrag, um die aktuellen und kommenden Herausforderungen im öffentlichen Dienst zu bewältigen.“, so Holger Schmelzeisen, Geschäftsführer von Axians Infoma.
KI-Agent Bankverbindungen & SEPA-Mandate
Der Agent unterstützt die Verwaltung bei der fachlich korrekten Anlage und Änderung von Bankverbindungen und SEPA-Lastschriftmandaten auf Basis eingehender E-Mails oder gescannter PDF-Dokumente. Auch handschriftliche Eintragungen werden dabei zuverlässig verarbeitet. Der Agent prüft die ausgelesenen Angaben strukturiert auf Vollständigkeit und Plausibilität und führt die Anwenderinnen und Anwender sicher durch den Prozess. Neue Bankverbindungen werden ausschließlich an bereits bestehenden Adressen angelegt – diese fachlichen Rahmenbedingungen sind fest im Agenten verankert. Vor der finalen Übernahme fordert der Agent zudem eine Benutzerfreigabe an. Erst danach werden bestehende Posten aktualisiert und der Absender per E-Mail benachrichtigt.
KI-Agent Stundungen
Eingehende Stundungsanträge werden durch den KI-Agent Stundungen vollständig vorbereitet – von der fachlichen Prüfung bis zur buchungsreifen Stundung. Der Agent erkennt relevante Anträge, prüft deren fachliche Eignung, liest Beträge, Zahlungsrhythmen und betroffene Forderungen aus und erzeugt die erforderlichen Stundungszeilen in Infoma Online. Dabei werden alle Datums- und Zinslogiken sowie die notwendigen Stammdaten berücksichtigt. Vor der Buchung fordert der Agent zwingend eine Benutzerprüfung und Genehmigung an, ohne diese Freigabe wird der Prozess nicht fortgesetzt. Im Anschluss erzeugt der Agent den entsprechenden Bescheid und stellt diesen digital bereit.
KI-Agent Amtshilfeersuchen
Der Agent unterstützt die strukturierte Verarbeitung eingehender Amtshilfeersuchen. Er liest Beträge für Haupt- und Nebenforderungen aus den Dokumenten aus, ermittelt die zuständigen Schuldner- und Gläubigerinformationen und bereitet die erforderlichen Vollstreckungszeilen regelkonform in Infoma Online vor. Forderungsarten, Buchungskreise und Beträge werden dabei einheitlich und konsistent erzeugt. Auch hier gilt: keine automatische Buchung ohne Freigabe. Die Sachbearbeitung prüft die erstellten Datensätze und gibt den Vorgang anschließend explizit frei.
Datenschutz und -souveränität konsequent umgesetzt
Für Infoma-Online-Kunden gilt bei all dem ein klares Grundprinzip: Die fachlichen Daten verbleiben vollständig in Infoma Online und damit in Deutschland. Dieses Prinzip bleibt auch beim Einsatz moderner KI-Funktionen konsequent bestehen. Auch die Verarbeitung von KI-Inhalten ist strikt geregelt und unterliegt der DSGVO. Texteingaben, fachliche Kontextinformationen sowie KI-Antworten werden ausschließlich innerhalb der EU verarbeitet. Kundendaten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet, und die KI greift ausschließlich auf jene Daten zu, auf die der jeweilige Benutzer auch ohne KI-Unterstützung Zugriff hätte. Rollen, Berechtigungen und bestehende Sicherheitskonzepte bleiben vollständig wirksam.
Weitere Informationen:
Axians Infoma GmbH
Hanne Kathrin Müller, Leiterin Marketing und Presse
Hörvelsinger Weg 21 - 89081 Ulm - Deutschland
Telefon +49 731 1551-637 - Fax +49 731 1551-555
hanne-kathrin.mueller@axians-infoma.de - www.axians-infoma.de
Hintergrundinformation
Die Axians Infoma GmbH ist führender Partner von Kommunen und kommunalen Betrieben, von Rechenzentren sowie kirchlichen Institutionen. Den Kunden ermöglicht das nachhaltige, wirtschaftliche und moderne Produkt- und Dienstleistungsangebot die Bewältigung aktueller und künftiger Herausforderungen.
Die webbasierte Lösung Infoma für die Bereiche Finanzwesen, Liegenschafts- und Gebäudemanagement sowie Kommunale Betriebe unterstützt die Verwaltungsarbeit prozessorientiert, effizient, komfortabel und immer auf Basis modernster Technologie. Im Zuge dessen spielt auch Künstliche Intelligenz (KI) eine zunehmend wichtige Rolle, um Routinetätigkeiten zu automatisieren und wertvolle Ressourcen für andere Aufgabenbereiche freizusetzen. Ob auf dem eigenen Server, im Rechenzentrum gehosted oder als Cloud-Lösung – über den Einsatz entscheidet der Kunde nach seinen Bedürfnissen. Auf dem Weg zur Digitalisierung von Verwaltungsprozessen übernimmt Axians Infoma auch die konzeptionelle Beratung und begleitet die Kunden bei der Realisierung. Unter dem Motto #smartverwalten ist zudem ein umfassendes Beratungsangebot erhältlich, das durch operatives Prozessmanagement und organisationsübergreifendes Prozessverständnis den Grundstein für erfolgreiches Smart Government legt. Insgesamt setzen über 1.500 Verwaltungen jeder Größenordnung Infoma Produkte ein, davon über 1000 das Finanzwesen Infoma. Im Bereich Liegenschafts- und Gebäudemanagement stehen rund 400 Kunden auf der Kundenliste. Damit zählt Axians Infoma im Finanzwesen wie im kommunalen Liegenschafts- und Gebäudemanagement zu den Marktführern.
Im Rahmen der 2002 gegründeten Infoma partnergroup – einer Kooperation mit innovativen Rechenzentren – vertreiben die Mitglieder die Infoma Produkte sowohl autonom als auch zentral als Fullservice-Dienstleister.
Durch die Kombination mit dem Lösungs- und Beratungsportfolio der Axians Infoma Schwesterunternehmen Axians Infoma (Austria), Axians Infoma Schweiz, Axians Athos, Axians eWaste, Axians IKVS, Axians müllerchur und Axians Public Consulting erhalten Kunden in Deutschland, Österreich, der Schweiz und in Teilen auch schon darüber hinaus die Möglichkeit, alle Aufgaben im Bereich kommunaler Finanzen, Steuerung und Abfallwirtschaft aus einer Hand abzudecken.
Axians Infoma gehört zu Axians, der weltweiten Dachmarke für ICT-Lösungen von VINCI Energies.
Über Axians
Axians, die ICT Marke von VINCI Energies, unterstützt private und öffentliche Unternehmen, Netzbetreiber und Service Provider bei der Modernisierung ihrer digitalen Infrastrukturen und Lösungen.
Ob Business Applikationen oder Data Analytics, Unternehmensnetze, Shared Workspace, Data Center und Cloud- Service-Infrastrukturen, Telekommunikationsinfrastrukturen oder Internetsicherheit – Axians ist Spezialist für alle aktuellen Informations- und Kommunikationstechnologien! Durch Beratung, Planung, Integration und eine breite Palette von Dienstleistungen erschließt Axians den vollen Mehrwert dieser Technologien in Form bedarfsgerechter Lösungen für den Kunden.
Mit seinem ganzheitlichen ICT-Portfolio unterstützt Axians in Deutschland Unternehmen, Kommunen, Netzbetreiber und Service Provider bei der Modernisierung ihrer digitalen Infrastrukturen und Lösungen.
ICT Business Lines Zahlen in 2025: 3,8 Milliarden EUR Umsatz // 16. 000 Mitarbeitende // 36 Länder
Axians in Deutschland 2025: 790 Millionen Euro Umsatz // 3.100 Mitarbeitende // 65 Standorte
Über VINCI Energies / Deutschland
In einer Welt im Wandel beschleunigt VINCI Energies die ökologische Wende durch die konkrete Mitgestaltung zweier tiefgreifender Transformationen: Digitalisierung und Energiewende. Als marktnaher Integrator maßgeschneiderter, technikübergreifender Lösungen unterstützen wir unsere Kunden bei der Implementierung von Technologien, von der Planung über Realisierung und Betrieb bis hin zur Instandhaltung. Mit unseren 2.200 regional verankerten, agilen und innovativen Business Units sind wir in die energiebezogenen Entscheidungen, die Infrastrukturen und Prozesse unserer Kunden eingebunden und sorgen jeden Tag für mehr Zuverlässigkeit, Effizienz und Nachhaltigkeit. VINCI Energies strebt eine ganzheitliche Leistung an, die auf die Umwelt achtet, Nutzen stiftet und unser solidarisches Engagement fördert.
2025: 21,6 Milliarden Euro Umsatz // 109.000 Mitarbeitende // 2.200 Business Units // 60 Länder
In Deutschland ist VINCI Energies mit der Industriemarke Actemium, der ICT-Marke Axians, der Energieinfrastruktur Marke Omexom sowie mit zahlreichen lokalen Marken im Bereich von Building Solutions tätig. VINCI Energies beschäftigt in Deutschland 18.300 Mitarbeitende und erwirtschaftet mit 360 Business Units einen Jahresumsatz von 3,8 Milliarden Euro.
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