Wilken Software Group

Mehr Tempo und Transparenz: GKV Eingangsrechnungsmanagement von Wilken

Lösung erfolgreich bei BAHN-BKK eingeführt

Zur Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung bietet Wilken jetzt gemeinsam mit Comline eine Gesamtlösung an, die sich einfach und schnell in die vorhandene IT-Landschaft der meisten gesetzlichen Krankenkassen (GKV) implementieren lässt. Die Gesamtlösung verbindet das GKV-Finanzmanagement von Wilken mit der elektronischen Akte (helic 21c_docs) von Comline und integriert sich in die Branchenstandardlösung iskv_21c von BITMARCK.

Erster Anwender für die Gesamtlösung ist die BAHN-BKK. Dort wurde der Eingangsrechnungsprozess bisher klassisch auf Papierbasis durchgeführt. "Jetzt müssen wir die Belege nicht mehr lange suchen, sondern können sie direkt aus der Buchhaltung oder der Kosten- und Leistungsrechnung heraus aufrufen. Der Status der Bearbeitung im Rechnungswesen wird zwischen den Systemen ausgetauscht und ist zudem in der iskv_21c-Aufgabenverwaltung einsehbar, so dass wir alle Vorgänge vom Referat Finanzen aber auch von den Fachabteilungen aus nachvollziehen können", beschreibt Ralf Schmitz, Referatsleiter Finanzen bei der BAHN-BKK die Vorteile. "Die Durchlaufzeiten der Belege werden mit dem neuen System beschleunigt und auch bei den Skontoerlösen wollen wir spürbare Steigerungen generieren", so Schmitz weiter.

Die Bearbeitung erfolgt workflowbasiert: Die Rechnungen werden nach dem Scannen in die elektronische Akte von Comline importiert. Mit dem Modul "helic Kostenrechnungen" werden die Rechnungen geprüft und freigegeben. Bearbeitungsstatus und Rechnungsdaten werden an das Wilken Rechnungseingangsbuch weitergegeben und sind dort nachvollziehbar. Zum Abschluss des Prüf- und Freigabeprozesses wird die Rechnung automatisiert von "helic Kostenrechnungen" an das Wilken Finanzmanagement übergeben.  Danach wird die weitere Bearbeitung über das GKV Eingangsrechnungsmanagement inkl. Buchung aus Auszahlung durchgeführt. Die bisher üblichen Papierablagen entfallen komplett, die dazugehörige zeitraubende interne Kommunikation per E-Mail/Telefon/Fax ist überflüssig geworden. Die beteiligten Mitarbeiter haben mit dieser Lösung jederzeit - von jedem Ort - Zugriff auf die Dokumente und die zugehörigen Buchungsinformationen. "Über die Attributierung des Rechnungsstatus in helic sind unsere regionalen Rechnungsprüfer jetzt jederzeit im Bilde, ob und wann eine Rechnung bezahlt ist. Rückfragen an den Finanzbereich, insbesondere bei überschneidenden Mahnungen, sind damit hinfällig geworden", erklärt Ralf Schmitz.

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Über die Wilken Software Group
Seit 1977 entwickelt die Wilken Software Group mit Hauptsitz in Ulm eigene ERP-Standard-Softwarelösungen für die sichere und effiziente Abbildung betriebswirtschaftlicher Kernprozesse – sei es im Finanz- und Rechnungswesen, der Materialwirtschaft oder der Unternehmenssteuerung. Wie kaum ein anderes Unternehmen verbindet Wilken mit 520 Mitarbeitern an sechs Standorten in Deutschland und der Schweiz Standardsoftware-Produkte und Individualprogrammierungen zu einem einzigartigen Lösungs- und Kompetenzportfolio für mittlere und große Unternehmen. Zusätzlich bietet Wilken zahlreiche Branchenlösungen für die Versorgungs-, Sozial- und Tourismuswirtschaft, Gesundheit & Versicherungen, Kirchen, Informationsmanagement und Finanzen & ERP.
Über die Comline AG
Die Comline AG mit Sitz in Dortmund wurde 1989 gegründet und beschäftigt heute über 140 Mitarbeiter. Comline ist seit Jahren mit der helic-Suite auf dem Gebiet der Informationslogistik erfolgreich. Der Fokus liegt auf der Digitalisierung von Informationen und der Automatisierung von Geschäftsprozessen. Mit branchenorientierten Produkten und Prozesslösungen sorgt Comline so für durchgängige, optimierte Prozesse ohne Medienbruch und unterstützt damit die digitale Transformation bei den Kunden. Das Portfolio umfasst Lösungen für das Gesundheitswesen, für Finanzdienstleister sowie Industrie- und Handelskammern sowie branchenneutrale Angebote. Beratungsleistungen rund um Prozess-Management und IT ergänzen das Portfolio. Im Umfeld der GKV hat sich Comline eine langjährige, herausragende Kompetenz mit namhaften Kunden entwickelt. Dazu zählen viele gesetzliche Krankenkassen, aber auch Verbände wie der GKV-Spitzenverband sowie zahlreiche Rechenzentren und weitere Dienstleister aus dem GKV-Markt.