PressFile Gen4: Alles neu und alles einfacher

Noch einfacher und transparenter, mit einer neuen KI-basierten Pressekontakt-Datenbank, KI-Unterstützung und einer optimierten Benutzeroberfläche: Die 4. Generation der PR-Software PressFile wurde auf Basis aktueller Technologien komplett neu entwickelt und ist damit auf die künftigen Anforderungen im PR-Management vorbereitet. Dabei wurde die bewährte Benutzerführung und das Datenmodell weitgehend von der Vorgängerversion übernommen. Die Benutzeroberfläche selbst wurde jedoch an zahlreichen Stellen geändert und optimiert, um die Usability weiter zu vereinfachen. Dazu kommen neue Sicherheits-Features wie die Anmeldung über Zwei-Faktor-Authentifizierung oder Passkey sowie viele neue Komfortfunktionen wie etwa ein optionaler Dark-Mode oder die Telefonie-Direktanbindung. Umgesetzt wurde die Neuentwicklung mit dem langjährigen iT-Partner Admin Intelligence aus Ulm, der seit 2026 auch offizieller PressFile-Entwicklungspartner ist.

PressFile AI.base: Neue Pressekontakte DSGVO-konform finden
Ganz neu ist die KI-basierte Kontaktdatenbank PressFile AI.base. Sie startet mit rund 45.000 Pressekontakten aus knapp 5.000 Publikationen in Deutschland, Österreich und der Schweiz sowie weiteren Ländern. Dazu kommen bislang mehr als 2.700 Verlage. Die Pressekontakte wurden DSGVO-konform mit KI-Unterstützung recherchiert und sind in der separaten Datenbank AI.base abgelegt. Auf diese erhalten nur PressFile-Anwender Zugriff, die diese Option dazugebucht haben. Die AI.base wird wie PressFile in einer privaten Cloud in Deutschland gehostet und abgesichert – auch gegen direkte Zugriffe der KI-Modelle der unterschiedlichen Anbieter.

Neue Pressekontakte können gezielt über Schlüsselbegriffe gefunden und nach Sortierung und Selektion direkt in die eigene PressFile übernommen werden. Die Kontakte werden dabei entweder bestehenden Presseverteilern zugeordnet oder es werden automatisch neue Verteiler beim Import erzeugt. Die Datenbasis wird über KI-Abfragen und Anreicherungsprozesse ständig erweitert und aktualisiert. Weitere Zielmedien und die dazugehörigen Kontakte aus aller Welt können jederzeit über eine separate Research-Abfrage gefunden werden, wobei das PressFile-Team über die redaktionelle Kontrolle und Qualitätssicherung dafür Sorge trägt, dass nur jeweils sinnvolle und relevante Neukontakte in die PressFile AI.base übernommen werden.

AI.Assist für News
Neu ist auch der KI-Check für News-Texte: Bevor eine Meldung im PressFile- oder individuellen Newsroom veröffentlicht wird, bietet PressFile nun die Option, die Tonalität zu prüfen – etwa ob der Text journalistischen Ansprüchen genügt oder zu werblich ausfällt. Dazu kommt die Möglichkeit, den Text entsprechend automatisiert zu überarbeiten und ihm einen journalistischeren Charakter zu geben, formaler oder prägnanter zu formulieren oder auch in „leichter Sprache“ umzuschreiben.

Chat-Bot auch für individuelle Kundenanforderungen
Der neue PressFile Chat-Bot ersetzt das klassische Online-Handbuch: Anwender können sich im Dialog über natürlichsprachige Anfragen die einzelnen Funktionen erläutern lassen. Dazu kommt die Möglichkeit, für jeden Kunden weitere individuelle Vorgaben zu hinterlegen, auf die nur die User des jeweiligen PressFile-Mandanten Zugriff haben. Auf diese Weise können auch unternehmenseigene Prozessvorgaben integriert werden. Auch der E-Mail- und der News-Client arbeiten nun mit KI-Unterstützung, mit deren Hilfe Texte auf Rechtschreibung und Stil geprüft und überarbeitet werden können.

Selbst administrieren einfach gemacht
Die Administrationsumgebung ist bei PressFile Gen4 nicht mehr von der Anwendungsumgebung getrennt, sondern wird direkt aus der Anwendung heraus aufgerufen. Damit können berechtigte Mitarbeiter jederzeit Anpassungen vornehmen, neue Projekte und Schlüsselwörter anlegen, die Belegung der Dropdown-Auswahlen verändern oder Tabellensichten anpassen. Die Änderungen sind für alle User im Mandanten sofort sicht- und nutzbar.

Integration von ots/news aktuell, Mediathek und PressFile Newsroom
Auch bei PressFile Gen4 bleibt die Nutzung von Partnerangeboten wie dem Presseinformations-Verteilservice ots der dpa-Tochter news aktuell. Zudem wurde die Schnittstelle zum PressFile Newsroom und zur Clipping-Verwaltung mit der Mediathek AMID PR vereinheitlicht. Beide Angebote basieren auf dem Media-Asset-System M@RS des PressFile-Partners mediamid aus Wien. Die Nutzung des PressFile Newsrooms, in dem alle Elemente einer News wie Text, Bilder, Dokumente oder Ansprechpartner in einem PressFile-Workflow als kombiniertes News-Objekt hochgeladen werden können, ist für PressFile-Anwender kostenlos. Eigene Newsrooms oder die Anbindung der Clipping-Verwaltung können optional hinzugebucht werden.

Die Lösung, die ursprünglich für die News York Public Library entwickelt wurde, wurde vor 25 Jahren mit Unterstützung der PR-Agentur Press’n’Relations für den deutschsprachigen Raum regionalisiert. 2009 gründete die Ulmer Agentur mit dem amerikanischen Hersteller ein Joint Venture und übernahm mit der Entwicklung der 3. PressFile-Generation die Verantwortung für die Weiterentwicklung der webbasierten Lösung. Seit 2025 liegen alle Gesellschafteranteile beim Ulmer Mutterhaus und dem deutschen Gründer. 

Neben zahlreichen PR-Agenturen konnte PressFile vor allem auch viele Pressestellen namhafter Unternehmen und Institutionen in Deutschland, Österreich und der Schweiz von der Lösung überzeugen, darunter Ziehl-Abegg, Trianel, NetCologne oder Dr. Babor.

Weitere Informationen
PressFile Europe GmbH – Florian Fischer
Magirus-Deutz-Straße 14 – 89077 Ulm
Tel.: +49 731 146 156-81 
info@pressfile.de – https://pressfile.de

Pressearbeit:
Press’n’Relations GmbH – Uwe Pagel
Magirus-Deutz-Str. 14 – 89077 Ulm
Tel.: +49 731 146 156-89
upa@press-n-relations.de – https://press-n-relations.com