Prozessbasiertes Anlaufmanagement: Projekte und Qualität abteilungsübergreifend in den Griff bekommen

WEISS business solutions geht 2011 mit neuer Standardlösung in die Offensive

Von Projektplanung und APQP bis hin zur Prozessdokumentation für das Qualitätsmanagement: Mit ihrer webbasierten Prozesslösung WBS Anlaufmanagement deckt die WEISS business solutions bereits im Standard rund 90 Prozent der typischen Abläufe eines Automobilzulieferers in diesem Bereich ab. Die Lösung wurde auf Basis der Business Process Management-Plattform Xpert.ivy entwickelt. Auf diese Weise können die Prozesse im Anlaufmanagement abteilungsübergreifend aufgesetzt werden – unabhängig davon, welche Software-Lösungen sonst in den einzelnen Abteilungen im Einsatz sind. Es können aber jederzeit auch zusätzliche Workflows implementiert werden, die das Anlaufmanagement unterstützen oder ergänzen. "Wir verknüpfen damit die Vorteile eines offenen und unabhängigen Workflow-Systems mit denen einer Standard-Software. Denn wir setzen auf der vorhandenen IT-Infrastruktur auf und legen die Prozesse einfach darüber, ohne uns an die bislang geltenden Abteilungs- oder Systemgrenzen halten zu müssen. Dennoch sind alle wesentlichen  Prozesse bereits vorkonfiguriert, so dass sich das WBS Anlaufmanagement einfach und schnell implementieren lässt", fasst Stefan Merkel, Geschäftsführer der WEISS business solutions GmbH, die Alleinstellungsmerkmale zusammen. Das System hat seine Praxistauglichkeit bereits im Einsatz bei der WEISS automotive GmbH bewiesen, aus der die WBS als Off-Spin hervorgegangen ist. Ab Januar wird das WBS Anlaufmanagement bei weiteren Unternehmen eingeführt, allen voran bei der Knipping Kunststofftechnik Gessmann GmbH & Co. KG., Leingarten. 
Mithilfe des WBS Anlaufmanagements sind Industrieunternehmen, insbesondere  aus dem Automotive-Umfeld, in der Lage, ihre Prozesse rund um die Projektdefinition und -planung, die Durchführung und Überwachung bis hin zum Projektabschluss durchgängig abzubilden. Durch die vollständige Prozessdokumentation erfüllt das System die Qualitätsnormen nach DIN EN ISO 9001 sowie ISO/TS 16949, ohne dass dadurch zusätzliche Aufwände entstehen. Auch die Anforderungen des APQP (Advanced Product Quality Planning) werden durch den Aufbau eines kontinuierlichen Projektmanagements für die Produkt- und Qualitätsplanung abgedeckt.
Human Capital Efficiency
Auf Basis von Xpert.ivy hat WBS zahlreiche weitere Standard-Workflows entwickelt, die den Prozess des Anlaufmanagements effizient unterstützen oder ergänzen. Zu diesem "Human Capital Efficiency"-Paket gehören Module wie der WBS Investitionsantrag oder vorkonfigurierte Workflows für die Abwicklung von Urlaubsanträgen oder Besprechungsprotokollen. "Anders als bei abteilungsinternen Workflows, die an den Systemgrenzen enden, können wir Abläufe unternehmensweit automatisieren und damit entsprechende Optimierungspotenziale erschließen", so Stefan Merkel.
Schneller Return on Invest 
Wie sich bereits nach der erstmaligen Einführung des Systems bei der WEISS automotive GmbH gezeigt hat, werden die Kosten für das Anlaufmanagement durch die neue Lösung spürbar gesenkt – bei gleichzeitig deutlicher Verbesserung der Termintreue. Denn durch die Automatisierung vieler Prozesse können die Projekte mit weitaus weniger Personal geplant und umgesetzt werden als bisher. "Die Investitionen in das System haben sich so in nur sechs Monaten bereits ausgezahlt. Dabei sind noch nicht einmal die weiteren Einsparungen eingerechnet, die wir durch die Einführung ergänzender Workflows auf derselben Systembasis erzielt haben", bilanziert Christian Weiß, Geschäftsführer der WEISS automotive GmbH.
Prozessbasiertes Anlaufmanagement
Das  Best-Practice-Referenzmodell des WBS Anlaufmanagements visualisiert die gesamte Prozesslandschaft eines Projekts – von den Ablaufdiagrammen, Aufgaben und Meilensteinen über die verschiedenen Rollen bis hin zur Eskalations- und Stellvertreterregelung sowie den Berechtigungsstrukturen. Auf dieser Basis stellt sich der Anwender sein individuelles Projekt via einer Grob und Feinplanung zusammen. Das Ergebnis: Das WBS Anlaufmanagement bildet das jeweilige Projekt bis ins kleinste Aufgabendetail ab, informiert die zuständigen Beteiligten über anstehende Aufgaben, Meilensteine oder Maßnahmen und überwacht deren zeitliche Erfüllung. Die Projektbeteiligten haben ihrerseits die Möglichkeit, Arbeitsaufgaben abzufragen, Fortschritte und Maßnahmen zu erfassen sowie den aktuellen Projektverlauf unter verschiedenen Blickwinkeln zu ermitteln. Fehlerquellen sind nahezu ausgeschlossen, da detaillierte Anweisungen keine ungewollten Sidesteps oder Verzögerungen erlauben. Ein individuelles Management-Cockpit unterstützt die Projektmanager bei allen Tätigkeiten und liefert darüber hinaus detaillierte Parameter für das Prozess-Controlling, den Kontinuierlichen Verbesserungsprozess sowie für das Maßnahmen-Management.
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WEISS business solutions GmbH – Stefan Merkel 
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Die WEISS business solutions GmbH wurde im Jahr 2009 als Off-Spin der IT-Abteilung der WEISS automotive GmbH gegründet. Das Unternehmen konzentriert sich vor allem auf die Entwicklung von Lösungen für die Abbildung abteilungsübergreifender, durchgängiger Kommunikationsflüsse im Bereich der sekundären Wertschöpfungsprozesse. Im Zentrum steht dabei das prozessorientierte Anlaufmanagement, mit dem sich die Projektplanung bei Industrieunternehmen, insbesondere bei Automobilzulieferern, abteilungsübergreifend automatisieren lässt. Im Rahmen des "Human Capital Efficiency"-Pakets stehen jedoch auch weitere Module zur Verfügung wie etwa der WBS Investitionsantrag oder vorkonfigurierte Workflows für die Abwicklung von Urlaubsanträgen oder Besprechungsprotokollen. Alle Workflows wurden auf Basis der Business Process Management-Plattform Xpert.ivy von Soreco entwickelt und können jederzeit durch individuelle Prozesse ergänzt werden.