Kendox AG

Schweizer PUBLICA setzt auf Kendox InfoShare

Die Pensionskasse des Bundes löst nicht mehr aktives DMS ab

PUBLICA gehört mit 100'000 Versicherten und einem Anlagevolumen von über 30 Milliarden Franken zu den grössten Vorsorgeeinrichtungen der Schweiz und ist verpflichtet, geschäftsrelevante Dokumente gemäss den gesetzlichen Vorgaben aufzubewahren. Weil die rechtskonforme, langfristige Lesbarkeit der Unterlagen (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, etc.) mit dem nicht mehr aktiven Dokumentenmanagement-System (DMS History) nicht gewährleistet war, bestand zwingender Erneuerungsbedarf. So entschied man sich Ende 2009, gemeinsam mit dem Kendox-Business-Partner FIVE Informatik AG, in einem umfangreichen zweistufigen Projekt die alte DMS-Software durch Kendox InfoShare abzulösen. Die Umstellung wird im Laufe des Jahres 2011 endgültig abgeschlossen sein. 

 

Zunächst wurden die vorhandenen Unterlagen konvertiert und das bestehende DMS-System ("DMS History") durch Kendox ersetzt. Die Umsetzung geschah mit einer von FIVE Informatik entwickelten Umstellungs-Software, die sämtliche Unterlagen exportierte, in das langzeittaugliche PDF/A-Format umwandelte und im Kendox-Archiv ablegte. Die Konvertierung der rund zwei Millionen Unterlagen des ersten Projektschritts nahm rund fünf Monate in Anspruch. Dieser Konvertierungsprozess ist nun abgeschlossen.

 

 

 

Parallel zum ersten Projektschritt werden fortlaufend sämtliche neu anfallenden Dokumente aus der mit der Geschäftsfallverwaltung (GEVER) integrierten "Fabasoft Neu"-Umgebung sowie den Netzlaufwerken konvertiert und in Kendox abgelegt. Dieser Prozess läuft im Hintergrund, sodass die Mitarbeitenden weiterhin mit der operativen GEVER-Anwendung als Informationssystem arbeiten können und die Umstellung selbst nicht bemerken. Die Unterlagen im Originalformat werden nach zwei  Regeln (zeit-  oder statusbasiert) in ein Archivformat konvertiert und archiviert sowie durch eine Verknüpfung (Link) weiterhin in "Fabasoft Neu" verfügbar gemacht. Seit Frühjahr 2011 wird diese Lösung getestet, die eigentliche Umstellung für diesen Bereich ist für die zweite Jahreshälfte 2011 geplant.

 

"Die Zusammenarbeit mit  FIVE Informatik  erlebten wir als sehr gut, flexibel und kooperativ", sagt Patrik Henzmann, Projektleiter und stellvertretender Leiter IT bei PUBLICA, "FIVE überzeugte uns insbesondere mit dem Know-how und der Bereitschaft zur effizienten Lösungsfindung in unserem Sinne."

 

Über FIVE Informatik
Die FIVE Informatik AG mit Sitz in Bern-Schönbühl ist seit über 20 Jahren ein erfolgreicher Anbieter von IT-Lösungen und IT-Dienstleistungen. Durch viele zertifizierte Partnerschaften hat die FIVE Informatik AG das Know-how und die qualifizierten Mitarbeitenden, für professionelle und effiziente Integration und Migration von komplexen Anwendungen und Infrastrukturen. Als Pionier im Dokumentenmanagement und Archivierung hat FIVE Informatik seit 1996 bereits viele erfolgreiche Projekte in diesem Bereich realisiert. Mit plattformunabhängigen Lösungen unterstützt das Unternehmen Kunden bei der automatischen und revisionstauglichen Archivierung verschiedenster Computer- und Papierdokumente. Die betriebswirtschaftlichen Vorteile dieses Schrittes hin zum papierarmen Büro nutzen sowohl KMU als auch Grossunternehmen aller Branchen.

 

Weitere Informationen:

 

Wilken Informationsmanagement (Kendox GmbH)

 

Thomas Gottstein

 

Balanstr. 59 –  D-81541 München

 

Tel.: +49 (89) 62 83 37-0 – Fax: +49 (89) 62 83 37-28

 

thomas.gottstein@kendox.com  

 

 

 

Kendox AG – Meike Doersch

 

Bahnhof-Strasse 7 - CH-9463 Oberriet SG

 

Tel.: +41 71 763 72 72 - Fax +41 71 763 72 71

 

meike.doersch@kendox.com - www.kendox.com 

 

Presse- und Öffentlichkeitsarbeit:

 

Wilken GmbH

 

Hörvelsinger Weg 25-29 – D-89081 Ulm

 

Tel.: +49 731 96 50-0 – Fax: +49 731 96 50-444

 

presse@wilken.de – http://www.wilken.de

 

 

 

 

 

Uwe Pagel (Pressesprecher) – Press’n’Relations GmbH

 

Magirusstraße 33 – D-89077 Ulm

 

Tel.: +49 731 962 87-29 - Fax: +49 731 962 87-97

 

upa@press-n-relations.de – http://www.press-n-relations.com

 

 

 

Über Wilken

 

Kerngeschäft der 1977 gegründeten Wilken Unternehmensgruppe ist die Entwicklung und der Vertrieb von betriebswirt-schaftlicher Standardsoftware. Mit mehr als 400 Mitarbeitern hat sich der Ulmer Software-Hersteller hier als unabhängiger Anbieter von Anwendungen für Finanz- und Rechnungswesen, Waren- und Materialwirtschaft sowie Controlling etabliert. Daneben bietet Wilken auch zahlreiche Branchenlösungen, etwa für die Versicherungs- oder die Energiewirtschaft. Zum Unternehmensverbund gehören die Wilken Entire AG, Ulm, die Wilken Neutrasoft GmbH, Greven sowie die KENDOX GmbH, München. Der Umsatz der Wilken Unternehmensgruppe lag 2010 bei rund 42 Millionen Euro. 

 

 

 

Die deutsche Kendox GmbH ist eine 100-prozentige Tochter der Wilken Unternehmensgruppe. Sie konzentriert sich als Kompetenz-Zentrum auf das Informations- und Dokumentenmanagement – von der rechtskonforme Archivierung über die automatisierte Belegverarbeitung und Prozessautomatisierung bis hin zu Bereichen wie der Digitalen Personalakte, Perso-nalmanagement, GDPdU oder Anwendungsintegration. Darüber hinaus ist sie für den deutschen Vertrieb des Informati-onsmanagementsystems InfoShare und die Betreuung der deutschen InfoShare-Anwender zuständig.

 

Über Kendox AG
Kendox AG steht für strategisches Informationsmanagement. Unter dem Motto "Information starts living" entwickelt Kendox Standardsoftwarelösungen für Dokumentenmanagement, Workflow, intelligente Suche, Eingangspostbearbeitung, geset-zeskonforme elektronische Archivierung, E-Mail-Compliance, SAP, ERP, CRM und MS SharePoint und IBM i (AS/400) Anbindung, digitale Aktenlösungen, sowie Rich-Internet-Anwendungen (RIA) und Mobilsoftware, einsetzbar als in-house Lösung oder als Onlinedienst (Cloud). Hauptsitz ist Oberriet (Schweiz). Niederlassungen sowie  Vertriebs- und Beratungs-standorte befinden sich in Wien, München und etlichen weiteren Orten in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Kendox arbeitet intensiv mit einem Netzwerk von qualifizierten Partnern zusammen. Kendox Lösungen sind bei mehr als 250 Kun-den im Einsatz.