Wilken Software Group

Schweizerischer Gewerbeverband setzt auf InfoShare

Der sgv professionalisiert Dokumentenmanagement und CRM

Um seine Arbeitsabläufe zu verbessern und effizienter abzuwickeln, wird der Schweizerische Gewerbeverband sgv, der größte Dachverband der Schweizer Wirtschaft, sein Dokumentenmanagement und das CRM (Customer Relationship Management) auf eine neue technologische Basis stellen. Zum Einsatz kommt das Dokumentenmanagementsystem (DMS) InfoShare in Kombination mit der Wilken E-Marketing Suite. Dabei wird der Wirtschaftsdachverband mit InfoShare die für seine Aufgaben zentralen Dokumente verwalten und wiederkehrende Arbeitsabläufe strukturieren. Einerseits soll die Wilken E-Marketing Suite für die Abonnentenverwaltung der Schweizerischen Gewerbezeitung sgz und des französischen Gegenstücks, des Journal des arts et métiers jam, zum Einsatz kommen. Zudem sollen damit künftig die Adressdaten der 250 Mitgliederorganisationen sowie weiterer wichtiger Zielgruppen (Politik, Medien, KMU-Wirtschaft) bewirtschaftet werden. Andererseits ermöglicht die Wilken-Software eine zielgruppenspezifische und effiziente Kommunikation mit den kantonalen Gewerbeverbänden, Berufs- und Branchenverbänden sowie den Organisationen der Gewerbeförderung. Das Projekt wird unter der Leitung von Wilken Schweiz in enger Zusammenarbeit mit dem sgv und Kendox durchgeführt.

Wie viele Organisationen verwaltet auch der sgv bis seine Dokumente bislang nicht mit einer professionellen Softwarelösung, sondern verwendet zur zentralen Ablage der Dokumente eine einfache dateibasierte Ordnerstruktur. "Unsere Dokumente sind mit diesem System nicht optimal auffindbar, und die Transparenz, wo die aktuelle Version eines Dokuments abgelegt ist, ist verbesserungsfähig; insbesondere, wenn man ein Dokument aus einem thematisch oder fachlichen nicht angestammten Bereich sucht", sagt Stephan Loeb, Verantwortlicher E-Communication und zuständiger Projektleiter beim sgv. Mit der vorliegenden Kombinationslösung werde man häufig wiederkehrende Arbeitsabläufe im Zusammenhang mit Vernehmlassungsantworten, Positionspapieren, Zirkularversänden, Einladungen zu Sitzungen oder Anlässen sowie Medienmitteilungen strukturierter und effizienter gestalten, indem dank einer engen Verknüpfung der beiden Systeme die Botschaften und Positionen in Form von Dokumenten zentral verwaltet und automatisiert an die jeweiligen Ansprechgruppen verschickt werden. Dabei holt sich das Newsletter-Tool die entsprechenden Dokumente selbsttätig aus dem DMS ab und verschickt diese unter Zuhilfenahme der zielgruppenspezifischen Versandfunktion der E-Marketing Suite automatisiert an die richtigen Vertreter der Mitgliederverbände, Politiker auf Bundes- und Kantonsebene, Interessenvertreter oder die Medien. Zur Bedeutung sowie den Zielen des Projekts äußert sich Stephan Loeb wie folgt: "Für den Schweizerischen Gewerbeverband ist dieses Projekt ein Meilenstein hinsichtlich der Organisation der Arbeitsabläufe, der Dokumentenablage sowie der Kommunikation. Wir erwarten uns dank den Historisierungsmöglichkeiten und der zielgruppenspezifischen Ansprache nicht nur entscheidende Verbesserungen bei der Erledigung repetitiver Arbeitsabläufe, sondern auch eine gezieltere Informationsvermittlung an die entsprechenden Personen und Organisationen. Das Projekt soll bis Ende nächsten Jahres abgeschlossen sein."

Zur Wilken E-Marketing Suite
Die Wilken E-Marketing Suite ist ein webbasiertes Newsletter-Versandsystem, welches jedes einzelne Exemplar für den Empfänger individualisiert. Als Grundlage dafür werden Verhaltensweisen (z.B. Klicks, Bestellungen oder Anfragen) ausgewertet und daraus Interessensprofile, wie z.B. "sportinteressiert” oder "Schnäppchenjäger”, abgeleitet. Die Erstellung eines Newsletters ist durch den WYSIWYG-Editor inklusive Sofortvorschau kinderleicht. Des Weiteren bietet die Wilken E-Marketing Suite eine 360°-Betrachtung der Kommunikation mit dem Endverbraucher – hierzu gehören die Anbindung eines Callcenters, das integrierte Management von eingehenden E-Mails, das Validieren von postalischen Daten und ein integriertes Umfragesystem. Derzeit nutzen mehr als 70 Kunden die Wilken E-Marketing Suite.
 
Zu Wilken InfoShare
Die Wilken InfoShare-Produktfamilie ist für den professionellen Einsatz in Unternehmen und Institutionen konzipiert, die das Management von elektronischen Dokumenten, Informationen, Akten und Prozessen auf eine neue Grundlage stellen wollen. Sei es beim Dokumentenmanagement (DMS) oder bei der rechtskonformen (revisionssicheren) elektronischen Archivierung oder bei Workflow-gestützten Vorgängen. Durch die hohe Skalierbarkeit werden den Anforderungen von kleinen Teams und Arbeitsgruppen, aber auch einer unternehmensweiten Anwendung entsprochen. Benutzer arbeiten mit der Windows Desktop-Anwendung im Microsoft Office/Windows Look & Feel, mit der Rich Internet Web Anwendung (RIA) oder nutzen die Integration von Wilken InfoShare in Fachanwendungen oder Web-Portale. Die Produktfamilie wird durch weitere leistungsfähige Komponenten und ergänzende Module ergänzt, die zusammen ein vollumfängliches Werkzeug für das Informationsmanagement bilden.
 
Über den Schweizerischen Gewerbeverband sgv
Als größter Dachverband der Schweizer Wirtschaft ist der sgv die repräsentative und führende Wirtschaftsorganisation der KMU in der Schweiz. Dabei vertritt der sgv rund 250 Verbände mit etwa 300.000 Unternehmen. Der Schweizerische Gewerbeverband sgv bildet die nationale Interessenvertretung zur Förderung der KMU und der Selbständigerwerbenden in der Schweiz. Vor diesem Hintergrund übernimmt der sgv die führende Rolle bei der Formulierung der politischen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen für eine wettbewerbsfähige und wachstumsorientierte schweizerische KMU-Wirtschaft. Er setzt sich für Selbstverantwortung, Eigentumsgarantie und einen schlanken und effizienten Staat im Sinne der in der Schweizer Bundesverfassung verankerten Wirtschaftsfreiheit ein.

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Über die Wilken Unternehmensgruppe
Seit 1977 beschäftigt sich Wilken mit der Entwicklung und dem Vertrieb von ERP-Standard-Software. Mit mehr als 460 Mitarbeitern an vier Standorten in Deutschland und der Schweiz hat sich die Unternehmensgruppe als unabhängiger Hersteller, Anbieter und Integrator von Anwendungen für das Finanz- und Rechnungswesen, die Materialwirtschaft sowie die Unternehmenssteuerung etabliert. Zusätzlich werden Wilken Branchenlösungen in der Energie-, Versicherungs-, Sozial- und Tourismuswirtschaft eingesetzt. Vom Ulmer Stammsitz aus steuert die Wilken GmbH die Unternehmensgruppe und übernimmt zentrale Funktionen wie Software-Entwicklung, Produktmanagement sowie Marketing. Sie führt als "Holding" die Tochterunternehmen Wilken AG (Freidorf, Schweiz), Wilken Neutrasoft GmbH (Greven, Energiewirtschaft), Wilken Entire GmbH (Ulm, Sozialwirtschaft), Wilken Rechenzentrum GmbH (Ulm, Rechenzentrums-Services) und Wilken Informationsmanagement GmbH (München, Dokumentenmanagement). Die Unternehmensgruppe erzielte 2012 einen Umsatz von über 51 Millionen Euro im Jahr.