Wilken GmbH

Smartes Terminmanagement für Stuttgarter Bürger

Stadt Stuttgart führt Smart ServiceCenter von Wilken ein

Bei der Umsetzung des eGovernments gehört die Stadt Stuttgart zu den Vorreitern unter Deutschlands Kommunen. Nun kommt mit der Einführung des Smart ServiceCenters von Wilken ein weiterer wichtiger Baustein dazu: das webbasierte Besucher- und Terminmanagement für bequeme Terminreservierungen von Zuhause oder dem Büro aus. "Wilken hat uns nicht nur funktional überzeugt. Wichtig war für uns auch die Kompetenz des Wilken-Teams, denn die Einführung des Smart ServiceCenters in der Stadt Stuttgart ist ein echtes Großprojekt", fasst Johann Herzberg, der verantwortliche Projektleiter in der Abteilung eGovernment, die Gründe für die Entscheidung zusammen. Die Piloteinführung erfolgt in den kommenden Monaten im größten Bürgerbüro Stuttgart-Mitte. Danach folgen sukzessive alle weiteren 21 Bürgerbüros. Im Anschluss könnte das Smart ServiceCenter von Wilken dann in weiteren Behörden mit Besucherverkehr, wie etwa der Kämmerei, dem Ausländer- oder dem Gesundheitsamt, ausgerollt werden.

Das Wilken Smart ServiceCenter integriert neben der Terminvereinbarung über das Internet auch Anmeldeterminals und Aufrufanlagen in den Bürgerbüros vor Ort. Damit werden die Wartezeiten für die Besucher zusätzlich verkürzt. Zudem können vereinbarte Termine und Laufkundschaft gleichmäßig auf freie Sachbearbeiter verteilt werden.

Neben Städten wie Ulm, Waiblingen, Schorndorf oder Nürnberg ist Stuttgart nun die erste Landeshauptstadt, die das Smart ServiceCenter von Wilken einsetzt. Darüber hinaus vertrauen auch die kommunalen Rechenzentren Baden-Württembergs sowie  Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB) in diesem Bereich auf das Know-how von Wilken.

Über die Abteilung eGovernment der Stadt Stuttgart
Die Abteilung eGovernment der Stadt Stuttgart unterstützt die Verwaltungsmodernisierung durch IT-Verfahren für Bürger, Unternehmen, Nonprofit-Organisationen und Verwaltung. Hierzu zählt in erster Linie die Umstellung von papierbasierten auf elektronische Prozesse sowie anlassbezogen auch die Neugestaltung von Abläufen unter Nutzung innovativer Technologien. Wichtigste Ziele hierbei sind Kostenreduktion, Prozessoptimierung, Qualitätsverbesserungen von Verwaltungsprodukten, Arbeitsentlastung für die Mitarbeiter sowie Kunden- und Bürgerorientierung. Wichtige Anwendungen sind beispielsweise die Kooperationsplattform ("KOPLA") MeinServiceStuttgart, die als beste kommunale App Deutschlands ausgezeichnete "StuttgartApp", das Ideen- und Beschwerdemanagement, das Bürgerbeteiligungsportal sowie das Mitarbeiterportal "Stadtweiter Online Informationsdienst" (SOLID).

Über das Smart ServiceCenter
Das Smart ServiceCenter von Wilken wurde als Web-Anwendung entwickelt, das sich einfach an die elektronischen Terminkalender, die in den Kommunen im Einsatz sind, anbinden lässt. Es stehen Standardschnittstellen sowohl für Lotus Notes und Microsoft Exchange als auch für Lösungen wie Groupwise zur Verfügung. Über in den Ämtern installierte Terminals können sich Bürger auch vor Ort über verfügbare Termine informieren. Die Lösung wird künftig in zwei Varianten angeboten. Zum einen als Objekt-Management, das die einfache Verwaltung der Ressourcen über Objekt-Kalender unterstützt. Zum anderen als Smart ServiceCenter, mit dem auch komplexere Abläufe im Besuchermanagement abgebildet werden können, wie etwa im Bürgerbüro, in der Wohngeldverwaltung, im Bauamt oder im Ausländerwesen. Das System kann zentral im Wilken Rechenzentrum gehostet werden. Damit entfallen alle Kosten und Aufwände, die mit der IT-Administration und -Infrastruktur zusammenhängen. Die Kommunen bezahlen lediglich eine Monatsmiete und Hosting-Gebühr für die Nutzung der Software.

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Über die Wilken Corporate Group
Seit 1977 entwickelt Wilken eigene ERP-Standard-Softwarelösungen. Mit mehr als 500 Mitarbeitern an fünf Standorten in Deutschland und der Schweiz hat sich die Unternehmensgruppe als unabhängiger Hersteller, Anbieter und Integrator von Anwendungen für das Finanz- und Rechnungswesen, die Materialwirtschaft sowie die Unternehmenssteuerung etabliert. Zusätzlich werden Wilken Branchenlösungen in der Energie-, Finanz- & Versicherungs-, Sozial- und Tourismuswirtschaft eingesetzt. Zur Unternehmensgruppe gehören neben der Wilken GmbH (Ulm) die Wilken AG (Freidorf, Schweiz), die Wilken Neutrasoft GmbH (Greven), die Wilken Entire GmbH (Ulm), die Wilken Rechenzentrum GmbH (Ulm), die Wilken Ciwi GmbH (Ulm), die Wilken Informationsmanagement GmbH (München) sowie die Wilken Prozessmanagement GmbH (Ulm, Greven, Sierksdorf). Die Unternehmensgruppe erzielte 2013 einen Umsatz von 56 Millionen Euro.