Mit dem Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes am 2. Juli 2023 müssen Unternehmen mit über 249 Mitarbeitenden, öffentliche Institutionen sowie Unternehmen, die im Eigentum oder unter Kontrolle dieser stehen, über einen internen Meldekanal für Whistleblower verfügen. Einen solchen einzurichten, ist jedoch mit beträchtlichem Aufwand verbunden. Die Neu-Ulmer s.i.g. mbH bietet deshalb in Zusammenarbeit mit der DSG datenschutz UG sogenannte „Confidential Whistleblower Portals“. Diese digitale Lösung erlaubt es, die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes unkompliziert und technisch sowie rechtlich einwandfrei abzudecken. So dokumentiert und archiviert das Portal etwa automatisch jede Meldung entsprechend der Vorgaben und ist vor unbefugten Zugriffen geschützt. „Die Einrichtung eines gesetzeskonformen Meldekanals ist nicht einfach. Mit den Confidential Whistleblower Portals bekommen unsere Kunden hier eine Komplettlösung, in der das technische Know-how von s.i.g. und die rechtliche Expertise der DSG gebündelt sind“, so Tobias Marx, Rechtsanwalt und Geschäftsführer der DSG datenschutz UG.
Durch die Verbindung von IT- und rechtlichem Fachwissen, lösen die Confidential Whistleblower Portals ein Dilemma, das viele Unternehmen beim Einrichten interner Meldekanäle behindert: Die Rechtsabteilung – sofern vorhanden – kennt zwar die gesetzlichen Rahmenbedingungen und Details, darf jedoch nicht als Meldestelle fungieren, da hier ein eindeutiger Interessenkonflikt vorliegt. In der IT fehlt wiederum die Rechtskenntnis, um alles sauber umzusetzen und eingehende Meldungen gesetzeskonform zu bearbeiten.
„Die Verantwortlichen für den Hinweisgeber-Meldekanal müssen sich mit der Gesetzeslage auskennen und Meldungen dahingehend plausibilisieren können, gleichzeitig aber auch technisch im Bild sein. Beispielsweise muss ein getrennter Mail-Server genutzt werden, auf den die IT-Administratoren keinen Zugriff haben. Da bei Verstößen bis zu 50.000 Euro Strafe drohen, lohnt es sich also, im Zweifel mit einem externen Partner zu arbeiten“, so Tobias Marx. Eugen Straub, Geschäftsführer Vertrieb der s.i.g. mbH, ergänzt: „Unternehmen zwischen 50 und 249 Mitarbeitenden fallen ab dem 17. Dezember ebenfalls unter das Hinweisgeberschutzgesetz. Innerhalb unseres Kundenstamms und allgemein werden dann sehr viele Betriebe davon betroffen sein. Sie alle sollten sich also spätestens jetzt Gedanken machen, ob sie diese Verantwortung auslagern möchten.“
Um die Anforderungen des Gesetzes zu erfüllen ist eine digitale Lösung wie ein Confidential Whistleblower Portal eindeutig von Vorteil, jedoch kein Muss. Auch mit analogen Meldestellen lässt sich den rechtlichen Vorgaben Genüge tun. Die DSG bzw. Tobias Marx bietet hierfür ebenfalls passende rechtliche Beratungsangebote.
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s.i.g. IT mit IQ steht für ein umfassendes Portfolio aus Hardware, Software und Services, mit dem das IT-Systemhaus seine Kunden lokal wie global in allen Fragen von Storage, Backup, Network-Security, IT-Infrastruktur, Industrial-IT, Unified Communication & Collaboration (UCC) oder Datenschutz unterstützt. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Neu-Ulm und einer Niederlassung in Erfurt wurde 1997 gegründet und erzielte 2022 mit mehr als 50 Mitarbeitenden rund 27,6 Millionen Euro Umsatz. Die Unternehmensidee „Play Business Safe“ steht für Kompetenz, Vertrauen, Verlässlichkeit und Sicherheit. Zu den Kunden gehören mittelständische Unternehmen genauso wie Global Player, die Öffentliche Verwaltung oder der Gesundheitssektor.
