tktVivax GmbH

Vivax Analytics: Volle Transparenz bei den IT- und Prozesskosten

Vivax PROCO 2.1 und Vivax ITA liefern Basis für Optimierung der Unternehmensorganisation

Die wenigsten Versorgungsunternehmen wissen, welche Prozesse mit welchen Kosten verbunden sind und wo genau wie viele Kapazitäten benötigt werden. Dazu kommt oftmals eine Vielzahl von installierten Softwaresystemen, bei denen nicht immer bekannt ist, wer sie tatsächlich einsetzt und wie sie in die Prozessstruktur eingebunden sind. Mit dem neuen Anwendungspaket Vivax Analytics sorgt der Digitalisierungsexperte tktVivax hier jetzt für volle Transparenz. Vivax PROCO 2.1, das Softwaresystem für die Prozesskostenanalyse, ermöglicht es, sämtliche Unternehmensprozesse aus Organisations-, Kosten- und Kapazitätssicht zu bewerten. Die Grundlage dafür ist ein Prozessmodell, in dem bereits rund 600 versorgungstypische Geschäftsprozesse mit etwa 6.000 zugeordneten Tätigkeiten je Sparte und Bereich hinterlegt sind. Dazu gehören Strom, Gas, Wasser, Abwasser, Freizeiteinrichtungen, Telekommunikation, Parkierung, Photovoltaik, Straßenbeleuchtung, Wärme, ÖPNV und Dienstleistungen. Über einen Buchungsimport können diesen Prozessen die mit ihnen verbundenen Kosten zugeordnet werden. Auf diese Weise erhält das Unternehmen eine genaue Landkarte der Prozesskosten. Diese kann durch eine softwaregestützte Tätigkeitsanalyse weiter verfeinert werden, bei der die einzelnen Mitarbeiter auf Sparten-, und Aufgabenebene erfassen, wie viel Zeit sie für die einzelnen Tätigkeiten aufwenden. Über das Modul Vivax ITA können die Mitarbeiter dabei parallel angeben, welche IT-Werkzeuge für welchen Arbeitsschritt genutzt werden – Informationen, die für eine durchgängige Digitalisierung und Optimierung der IT-Infrastruktur unverzichtbar sind.

Durch die softwarebasierte Prozesskostenanalyse mit Vivax PROCO 2.1 und ITA sind Versorgungsunternehmen in der Lage, die Effekte von Optimierungsmaßnahmen sofort zu überprüfen und gegebenenfalls nachzujustieren. Denn sie können die Erfassung der Daten jederzeit eigenständig wiederholen und so die Prozesskosten auf Tätigkeits-, Prozess- oder Bereichsebene regelmäßig auswerten. Mithilfe des Vivax-Prozessmodells ist es so möglich, einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess aufzusetzen und so die Wettbewerbsfähigkeit immer weiter zu steigern – und dies für alle Sparten wie Strom, Gas, Wasser, Abwasser, Freizeiteinrichtungen, Telekommunikation, Parkierung, Photovoltaik, Straßenbeleuchtung, Wärme, ÖPNV und Dienstleistungen.

Die Erfassung der Tätigkeiten erfolgt softwareunterstützt durch die Mitarbeiter selbst. Auf diese Weise kann die erforderliche Datenbasis ohne großen Zusatzaufwand innerhalb von kurzer Zeit aufgebaut werden. Die dazugehörigen Kosteninformationen werden aus den betriebswirtschaftlichen Anwendungen übernommen.

Vivax Analytics wird sowohl „on-premise" wie auch als Cloud-Anwendung angeboten. Die cloudbasierte Version liefert künftig zudem die Basis für ein umfangreiches Benchmarking. Damit sehen die Unternehmen nicht nur, wo sie selbst stehen, sondern auch, wo im Vergleich zu ähnlich strukturierten Versorgern weitere Optimierungspotenziale liegen. In Arbeit ist zudem ein internes Benchmark-Verfahren, mit dem die Entwicklung des eigenen Unternehmens über die Jahre hinweg sichtbar gemacht werden kann.

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Die tktVivax GmbH mit Sitz in Berlin und Niederlassungen in Stuttgart (Backnang), Köln und Potsdam, unterstützt ihre Kunden im Bereich zukunftsorientierter Telekommunikationstechnologien sowie mit Organisations-, Prozess- und Digitalisierungsberatung in der kommunalen Versorgungswirtschaft. Mit rund 50 Mitarbeitern deckt das Beratungsunternehmen ein breites Spektrum von der Analyse, Strategiefindung und Fördermittelberatung über die Neu- und Umgestaltung von Prozessen und Organisationen in allen Bereichen der Versorgungswirtschaft bis hin zur Planungs- und Umsetzungsbegleitung von Glasfaser- und 5G-Infrastrukturen an. Zielgruppe sind sowohl Stadtwerke als auch Kommunalverwaltungen.

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