Wilken Software Group

Wilken empfiehlt, die SEPA-Einführung jetzt anzugehen

Hohe prozessuale und technische Hürden sind zu meistern

SEPA hat die Abschaffung der bisher genutzten unterschiedlichen nationalen Zahlungsverfahren zum Ziel. Unternehmen mit einem hohen Zahlungsverkehr, der regelmäßig per Lastschrift und Einzugsermächtigung abgewickelt wird, drohen zum Stichtag 1. Februar 2014 finanzielle Ausfälle. Darum sollten sie jetzt handeln – die Zeit des Abwartens ist definitiv vorbei. Jörn Struck, Geschäftsbereichsleiter ERP der Wilken GmbH, weiß aus der Praxis: "Je nach Aufwand kann bereits die Implementierung der Lösung sechs Monate und mehr beanspruchen. Der größte Teil davon – rund 80 Prozent – wird für die Umstellung der organisatorischen Abläufe benötigt. Das ist vielen noch nicht bewusst. Außerdem bietet sich Unternehmen im Zuge der SEPA-Umstellung die perfekte Chance, zugleich ein professionelles Debitorenmanagement einzuführen."

In Bälde endet die Ära nationaler Zahlverfahren in den 32 aktuell angeschlossenen Staaten des Euro-Zahlungsverkehrsraum (SEPA). An deren Stelle tritt eine per Mandat verwaltete Zahlungsart. Diese bedeutet für Deutschland konkret das Ende des beliebten und häufig eingesetzten Lastschriftverfahrens und der Einzugsermächtigung. Vor der Umstellung auf eine Standard-Software wie WINEX zur SEPA-konformen Abwicklung des Kunden-In/Exkasso sind unternehmensseitig jedoch noch einige wesentliche prozessuale und technische Hürden zu überwinden.

Der Zeitfaktor spielt eine kritische Rolle, da die SEPA-Einführung insgesamt nicht leicht durchführbar ist. Das Mandat muss künftig in einer Software verwaltet werden. Im Vergleich zum bisherigen Prozedere ist der Verwaltungsaufwand allerdings hier deutlich höher. Neben einer individuellen Mandatsnummer wird im Datensatz unter anderem die Laufzeit sowie die Information darüber hinterlegt, ob es sich um einen Erst- oder Folgeeinzug handelt. Bereits erteilte schriftliche Einzugsermächtigungen können als SEPA-Lastschriftmandate genutzt werden. Dies ist aufgrund einer im Juli 2012 erfolgten Anpassung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) der Kreditinstitute in Deutschland möglich. Allerdings müssen die Kunden über den Wechsel auf das neue Verfahren informiert werden. Wichtig dabei: Diese Information muss schriftlich und unter Einräumung eines Widerspruchsrecht erfolgen. Die fristgerechte Kontaktaufnahme kann nur über eine aktuelle Postadresse erfolgen. Das bedeutet insgesamt viel Aufwand in einem Bereich des Zahlungsverkehrs, in dem die Prozesskosten generell so niedrig wie möglich sein müssen. Wer sich jetzt noch nicht mit der Thematik befasst und seine Kunden, Daten und Systeme darauf vorbereitet hat, dem drohen zum Stichtag Zahlungsausfälle.

Vorteil eines Debitorenmanagements
Forderungsausfälle belasten die finanzielle Situation eines Unternehmens nicht nur in wirtschaftlich schwierigen Zeiten enorm. Die nachlassende Zahlungsmoral wirkt sich direkt auf die Liquidität aus und kann trotz voller Auftragsbücher negative Auswirkungen auf die weitere Entwicklung haben. Mit seinem Debitorenmanagement ermöglicht Wilken nicht nur eine Gesamtsicht auf den Finanzstatus – auch übergreifend über mehrere Buchhaltungssysteme, beispielsweise in Unternehmensgruppen –, sondern unterstützt Firmen mit einem großen Lastschriftaufkommen beim schnellen und gezielten Inkasso auch kleiner Forderungsbeträge. Das Ziel ist, mit der gezielten und qualitativen Organisation der Debitorenforderungen in der Folge die Liquidität zu verbessern.

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Über die Wilken Unternehmensgruppe
Seit 1977 beschäftigt sich Wilken mit der Entwicklung und dem Vertrieb von ERP-Standard­Software. Mit mehr als 440 Mitarbeitern an vier Standorten in Deutschland und der Schweiz hat sich die Unternehmensgruppe als unabhängiger Hersteller, Anbieter und Integrator von Anwendungen für das Finanz- und Rechnungswesen, die Materialwirtschaft sowie die Unternehmenssteuerung etabliert. Zusätzlich werden Wilken Branchenlösungen in der Energie-, Versicherungs-, Sozial- und Tourismuswirtschaft eingesetzt. Vom Ulmer Stammsitz aus steuert die Wilken GmbH die Unternehmensgruppe und übernimmt zentrale Funktionen wie Software-Entwicklung, Produktmanagement sowie Marketing. Sie führt als "Holding" die Tochterunternehmen Wilken AG (Freidorf, Schweiz), Wilken Neutrasoft GmbH (Greven, Energiewirtschaft), Wilken Prozessmanagement GmbH (Ulm/Greven/Sierksdorf, Energiewirtschaft), Wilken Entire AG (Ulm, Sozialwirtschaft), Wilken Rechenzentrum GmbH (Ulm, Rechenzentrums-Services) und Wilken Informationsmanagement GmbH (München, Dokumentenmanagement). Die Unternehmensgruppe erzielte 2011 einen Umsatz von über 47 Millionen Euro im Jahr.