KOST Software GmbH

Zehn Erfolgstipps für die Warenwirtschaft

Der österreichische Softwarespezialist KOST zeigt auf, worauf man bei der Einführung von ERP-Systemen achten sollte.

Die Business Software Firma KOST ist Spezialist im Bereich Warenwirtschaft. Gerade in der Gastronomie, in der Großverpflegung sowie im Gesundheits- und Pflegebereich kommt ein Unternehmen kaum darum herum, sich ab einer gewissen Größe für die Einführung eines Warenwirtschafts-Systems zu entscheiden. Doch was sind die wichtigsten Faktoren, um eine solche Lösung erfolgreich einzuführen?
Die Vorteile liegen auf der Hand. Die elektronische Erfassung aller betriebsrelevanten Informationen und Daten schafft nicht nur Transparenz, sondern erleichtert auch die Datenauswertung und unterstützt alle Prozesse eines Betriebes – vom Einkauf über die Produktion und das Controlling bis hin zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, wie etwa der Kennzeichnung von Allergenen in Lebensmitteln (LMIV). Fehlerquellen, die durch die manuelle Eingabe von Daten verursacht werden, können vermieden und damit Kosten gespart werden. "Ein ERP-System spart nicht nur Zeit und Geld, sondern auch viele Nerven", verspricht Michael Cikerle, CEO der KOST Software GmbH, der seit mehr als 18 Jahren erfolgreich Projekte dieser Art begleitet. Renommierte Unternehmen wie Bayer Gastronomie, BASF, Airbus Helicopters, Ergo Gourmet GmbH, Robinson Clubs, Ramada Hotels Deutschland, Sander Catering, Gourmet und viele mehr zählen zu seinen Kunden. "Um ein Softwareprojekt richtig auf Schiene zu bringen, braucht es vor allem Manpower, ein entsprechendes Budget, definierte Prozesse und Abläufe sowie die erforderliche IT-Infrastruktur", fasst es Cikerle zusammen. "Und wenn man auch noch die zehn wichtigsten Do‘s & Don'ts (siehe Kasten) beachtet, kann eigentlich nichts mehr schiefgehen. Wenn Voraussetzungen fehlen scheitern Warewirtschaftsprojekte zwar nicht; sie dauern nur länger und sind schwieriger", schließt Cikerle. 

Warenwirtschaftslösungen erfolgreich implementieren – so klappt es:
1.Wählen Sie Ihren Anbieter über eine Ausschreibung aus und legen Sie alle Leistungen inkl. Budget vertraglich fest.
2.Ein seriöser Anbieter sollte als erstes eine Analyse der Prozesse bzw. Abläufe im Betrieb des Kunden anbieten. Bei dieser - meist in Form eines Workshops durchgeführten - Ist-Analyse sollten unter anderem die derzeitige Form der Datenerfassung, die aktuelle Software, die erforderlichen Schnittstellen und die benötigten Funktionen erfasst werden.
3.Seien Sie vorsichtig bei Anbietern, die kein Pflichtenheft von Ihnen verlangen bzw. kein exaktes Leistungsverzeichnis vorlegen können. Dieses bildet die Basis für das Angebot und spezifiziert alle Funktionen und Leistungen, die die Software erfüllen soll. Genaue Definitionen der Anforderungen und Erwartungen am Anfang des Projektes schützen vor bösen Überraschungen und erleichtern die Zusammenarbeit.
4.Achten Sie auf genaue Schnittstellendefinitionen: Für den reibungslosen und zeitsparenden Datenfluss sind Schnittstellen unerlässlich, insbesondere zu Kassensystemen, Buchhaltungsprogrammen und Apps. Allerdings ist es von Vorteil, wenn möglichst viel in einem System läuft und nur wenige Schnittstellen erforderlich sind.
5.Die Software sollte durch Einstellungen im System an die Kundenprozesse adaptiert werden können (nicht durch Neu-Programmierung). Wichtig ist auch, dass sich die Software möglichst an die Prozesse des Betriebes anpasst – nicht umgekehrt!
6.Sorgen Sie für ausreichende Manpower. Wie viele Personen aus dem eigenen Unternehmen für so ein Projekt abgestellt werden hängt von der Größe des Unternehmens ab, aber es muss zumindest einen Verantwortlichen geben, der sich zu 100 Prozent um das Projekt kümmert.
7.Erstellen Sie einen Zeit- und Umsetzungsplan: Abhängig von der Manpower, der Projektkoordination, den kundenseitigen Schnittstellen, der Anzahl der gewählten Module, vor allem aber von der Qualität der vorhandenen Informationen dauert die Einführung bis zum Vollbetrieb der materialwirtschaftlichen Funktionalität im optimalen Fall zwei bis drei Monate. Die Implementierung von Zusatzfunktionen dauert entsprechend länger.
8.Holen Sie die Key-User mit ins Boot. Insbesondere Einkauf, Buchhaltung, Küchenleitung und IT-Verantwortliche müssen in das Projekt integriert werden. Das gleiche gilt für die Event- bzw. Veranstaltungsabteilung, sofern eine solche vorhanden ist.
9.Die Vorgabe der Geschäftsleitung, dass mit der neuen Software gearbeitet werden muss, darf nicht fehlen. Projekte dieser Art funktionieren nur, wenn alle involvierten Stellen/Abteilungen damit arbeiten.
10.Sparen Sie ferner nicht an der Schulung und Umsetzungsbegleitung. Denn nur wenn die Wissensweitergabe und die Datenpflege im Unternehmen einwandfrei funktionieren, kann die Warenwirtschaft erfolgreich laufen. Sorgen Sie rechtzeitig dafür, dass das Wissen im Betrieb bleibt (z.B. wenn Mitarbeiter ausscheiden). Achten Sie auch darauf, dass Beratungen und Schulungen möglichst von Personen durchgeführt werden, die über Praxiserfahrung in der Gastronomie verfügen und die Prozesse und Abläufe im Verpflegungsbetrieb kennen.

Weitere Informationen:
KOST Software GmbH
Magdalena Fürhapter
Hans-Resel-Gasse 17a – 8020 Graz
Tel.: +43 316 914591
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Über KOST
KOST wurde im Jahr 1998 durch Michael Cikerle und Richard Huß gegründet. Die Unternehmensgruppe umfasst die KOST Software GmbH mit Sitz in Graz (A) sowie deren Tochtergesellschaften KOST Solution Projektberatung GmbH und Paycaso Payment & Card Solution GmbH. Kernkompetenz sind Standard-Softwarelösungen für Gastronomiebetriebe in Hotellerie und Gastgewerbe, für Großverpfleger und Systemküchen sowie Gesundheits- und Pflegeeinrichtungen. Die KOST Business Software bildet sämtliche warenwirtschaftlichen, verwaltungsbezogenen und organisatorischen Prozesse in einem System ab und kann exakt an die Bedürfnisse der Kunden angepasst werden. KOST Solution ergänzt das Angebot um Services und Dienstleistungen wie Projektberatung- und Betreuung sowie Schulung und Support. Zusätzlich bietet die Paycaso Payment & Card Solution GmbH Lösungen für den Bereich bargeldlose Bezahlsysteme.Die KOST-Gruppe beschäftigt 37 MitarbeiterInnen und ist mit fünf Kompetenzzentren im deutschsprachigen Markt präsent. Über 800 Kunden und 3.000 Betriebe nutzen Lösungen von KOST – unter anderem die Bayer Gastronomie, BASF, Airbus Helicopters, Ergo Gourmet GmbH, Robinson Clubs, Ramada Hotels Deutschland, Dolder Grand, Badrutt’s Palace, Sander Catering, Messe Gastronomie Hannover und Häuser zum Leben. Das Ziel von KOST ist es, den Kunden und Nutzern ein optimales Gesamtpaket an Leistung, Effizienz und Service zu bieten.