maxit Baustoffwerke GmbH bewältigt Formatflut mit automatisiertem Rechnungseingangs-Workflow

Belegerfassung und -verteilung leichtgemacht

Die maxit Baustoffwerke GmbH aus Krölpa hat in einem gemeinschaftlichen Projekt mit der VSB Solutions GmbH und der eks informatik gmbh die Produkte smartINVOICE und Verifier eingeführt. Seit April kann der Baustoffspezialist damit nun die unterschiedlichsten Belege und Rechnungsformate (Einzel- und Sammelrechnungen, mit und ohne Bestell- sowie Positionsbezug) per Scan erfassen oder direkt per E-Mail eingehende PDF-Rechnungen importieren und automatisiert gezielt an die zuständigen Sachbearbeiter weiterleiten. Davon profitieren bei maxit alle Abteilungen, die von einer preislichen und sachlichen Belegprüfung betroffen sind, insbesondere jedoch die Buchhaltung sowie der Einkauf. IT-Leiterin Anke Adler dazu: "Es ist ein großer Vorteil für uns, dass wir elektronische Dokumente mit Papierrechnungen zusammenführen und Workflow-gesteuert verteilen können. Allen Beteiligten in der Entscheidungskette ist nun jederzeit klar, welche Forderungen offen sind und wie es um den Genehmigungsstatus bestellt ist."

Die maxit Baustoffwerke GmbH ist bereits seit 1994 Kunde der VSB Solutions GmbH. Im Jahr 2004 erfolgte die Einführung eines internen Rechnungsworkflows unter Verwendung der Produkte WorkflowForms und DataConnector. Aktuell wurde diese Umgebung von der eks informatik gmbh mit den Lösungen smart-INVOICE und Verifier zur Automatisierung der Rechnungseingangsverarbeitung erweitert. Das verbindende Element zwischen dem DMS- und Workflow-System ist dabei der LDOX.smartFix-Connector. Dieser stellt die archivierten Dokumente sowie Import- und Export-XML-Dateien bereit und übergibt Extraktionsinformationen an die nachfolgenden Anwendungen. Seit April lassen sich damit nun aus allen Belegen die relevanten Daten automatisiert auslesen und prüfen.

Die Hauptanforderung für die eks informatik gmbh bei maxit bestand darin, die neuen Lösungen so zu konfigurieren, dass sie problemlos mit den bestehenden Anwendungen harmonieren. Kurt Krinner, Geschäftsführer der eks informatik gmbh, dazu: "Die Vielzahl der unterschiedlichen Formatarten der digitalisierten Rechnungen bedingte eine genaue Abstimmung und Koordination der Schnittstelle zwischen den unterschiedlichen Lösungen. Gemeinsam mit maxit und der VSB Solutions GmbH konnte diese anspruchsvolle Aufgabe jedoch gemeistert werden."

Das Bildmaterial steht Ihnen auf unserem Medienportal AMID-PR in einer druckfähigen Qualität zum Download zur Verfügung (Suchbegriff "Maxit").

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Hintergrundinformation
Die 2004 gegründete eks informatik gmbh mit Sitz in Götzis, Österreich, hat sich auf die Themenbereiche Dokumenten- und Workflow-Management sowie Aktenverwaltung spezialisiert. Das Leistungsspektrum umfasst dabei sämtliche Projektdienstleistungen, wie die komplette Planung, Leitung und Durchführung von Projekten inklusive Schulung der Anwender sowie Programmierungen in den Sprachen .NET, Objective-C, PHP, JAVA und ILE RPG. Maßgebliche Zielplattformen dabei sind IBM i (AS/400, iSeries), Windows, Lotus Notes/Domino sowie iOS (Apple). Die eks informatik gmbh ist Premiumpartner der Comarch AG (ECM iS, ehemals InfoStore) und Kendox AG (InfoShare). Das kompetente und motivierte Team kann auf Mitarbeiter mit mehr als 20 Jahren Branchenerfahrung zurückgreifen. Gemeinsam wurden bereits über 200 Kundenprojekte in Österreich, Deutschland, Spanien, Frankreich, der Slowakei und der Schweiz erfolgreich durchgeführt.

Das Produkt Living Documents, kurz LDOX genannt, steht für die durchgängige und nachhaltige Verarbeitung von Dokumenten – vom Eingang im Unternehmen bis hin zur revisionssicheren Aufbewahrung und bei Migrationen. LDOX ist eine gesamtheitliche Anwendung, die ausgewählte Standardprodukte zu einer effizienten und prozesssicheren Gesamtlösung formt. Diese bildet sämtliche Teilaspekte, wie Workflow, Cold, WORM-Appliance, Aktenverwaltung, Domino-Archivierung, DMS-Migration, Vertragsverwaltung, GDPdU u.v.m., ab.