AKTIF Unternehmensgruppe

AKTIF-Workflow: Der Turbo für die Energielogistik

Geschäftsprozesse schneller und wirtschaftlicher abwickeln

Automatisiert, abteilungs- und systemübergreifend: mit dem neuen AKTIF Workflowmanagement lassen sich zahlreiche Geschäftsprozesse in der Energielogistik sehr viel effizienter abwickeln, als das bisher möglich war. Das neue Modul der AKTIF Technology GmbH, dem Senftenberger Spezialisten für die Energielogistik, unterstützt die Standardprozesse im Energieunternehmen, wie etwa den Lieferantenwechsel, den Umzug oder den Zählerwechsel. Dabei besteht die Möglichkeit, diese Prozesse über verschiedene Abteilungen oder Standorte hinweg workflowbasiert abzuwickeln. Aber auch über unterschiedliche Anwendungen hinweg, denn über eine offene Schnittstellenarchitektur können jederzeit Systeme wie SAP IS-U in die Workflows miteinbezogen werden. Gerade bei großen Kundenzahlen wird mit Hilfe des Workflows die Kundenzufriedenheit deutlich verbessert. Denn neben einer schnelleren Bearbeitung steigt auch die Zuverlässigkeit, da keine Vorgänge verloren gehen oder liegen bleiben. Die Steuerung und Automatisierung der Anläufe über das Workflowsystem erschließt zudem hohe Einsparungspotenziale, da viele der bislang manuell durchgeführten Arbeiten wegfallen. Die Definition der einzelnen Workflows erfolgt mit Hilfe eines grafischen Editors. Sie werden dann in das Energielogistik-System AKTIF dataService übernommen und entsprechend eingestellt. Dabei setzt das AKTIF Workflowmanagement auf die Berechtigungsstrukturen des AKTIF dataService auf. So wird sichergestellt, dass die einzelnen Arbeitsschritte nur von den tatsächlich dafür berechtigten Anwendern bearbeitet werden.



Das Prinzip eines Workflow-Systems ist einfach: Die jeweiligen Geschäftsprozesse werden in einzelne Arbeitsschritte aufgeteilt und den entsprechenden Bearbeitern zugeordnet. Zu den einzelnen Arbeitsschritten werden je nach Inhalt bestimmte Bedingungen oder Fristen definiert. Das Workflowmanagement übernimmt dann selbstständig die Verteilung der einzelnen Aufgaben an die zuständigen Mitarbeiter und sorgt auch in der Folge dafür, dass die einzelnen Prozessschritte in der richtigen Reihenfolge und fristgerecht bearbeitet werden. Die Definition neuer Workflows wird über einen grafischen Editor stark vereinfacht. Hier werden nicht nur die einzelnen Prozesse und Arbeitsschritte beschrieben, sondern auch die Bedingungen und Fristen für die weitere Verarbeitung hinterlegt. Auch komplexe Abläufe können auf diese Weise schnell beschrieben und ins Workflowsystem übergeben werden.



Die zu erledigenden Aufgaben werden dem Mitarbeiter in Form einer To-Do-Liste sortiert nach Aktualität und Priorität angezeigt. Über eine eigene To-Do-Workbench besteht die Möglichkeit, diese Aufgaben ständig im Blick zu behalten. Je nach Aufgabe erfolgt die Bearbeitung entweder in Form einer einfachen Bestätigung (z.B. "genehmigt/nicht genehmigt") oder über die Eingabe von Werten. Es können aber auch weitere Aufgaben direkt gestartet werden, wie etwa die Berechnung von Fahrplänen oder der Versand von Nachrichten bzw. E-Mails an andere Mitarbeiter bzw. externe Marktpartner. Die Abwicklung des Workflows erfolgt abteilungs-, aber auch standortübergreifend. So können beispielsweise jederzeit auch externe Call Center in den Prozess einbezogen werden, beispielsweise für das Umzugs- oder Beschwerdemanagement. Integriert sind auch Vertretungsregelungen. Ist der zuständige Mitarbeiter im Urlaub oder krank, werden dessen Aufgaben an andere Kollegen übertragen.



Zahlreiche Standardvorgänge sind bereits im System hinterlegt. Beispielsweise die Bearbeitung eines neu eingegangenen Vertrags: Ist der Kunde bereits beim zuständigen Verteilnetzbetreiber angemeldet, leitet das Workflowmanagement den neuen Vertrag sofort an die für die Prüfung und Freigabe zuständigen Mitarbeiter weiter. Ist er noch nicht gemeldet, wird der Vorgang zunächst an die für Anmeldung zuständige Stelle geschickt. Je nachdem, ob der Verteilnetzbetreiber die Anmeldung bestätigt oder ablehnt, werden im Anschluss alle weiteren Verfahrensschritte abgearbeitet, bis am Ende dann die Bestätigung über den Lieferbeginn bzw. die Ablehnung an den Kunden verschickt werden kann.



Weitere Informationen:

AKTIF Technology GmbH – Silke Söldner

Töpferstr. 9 – D-01968 Senftenberg

Tel: +49 3573 14 88 0 - Fax: +49 3573 14 88 29

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Magirusstr. 33 – D-89077 Ulm

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Die AKTIF Technology GmbH, Senftenberg, beschäftigt sich seit ihrer Gründung 1997 mit Lösungen für Energiemanagement und -logistik im liberalisierten Energiemarkt. Neben individuellen Projekten für industrielle Großverbraucher stand die Entwicklung einer Standardlösung im Vordergrund, mit der AKTIF als einer der ersten Anbieter Mitte 2000 auf den Markt kam. Zu den AKTIF-Anwendern gehören Unternehmen wie EHA, LET oder Energie Plus, aber auch Industrieunternehmen wie die Vattenfall Europe Mining AG. Am Standort Senftenberg beschäftigt AKTIF derzeit rund 20 Mitarbeiter. AKTIF ist Initiator der EDNA-Initiative, die sich intensiv um die Automatisierung der Geschäftsprozesse zwischen den Marktteilnehmern im Energiemarkt bemüht. Der Initiative gehören mehr als 50 Softwarehäuser, Beratungsunternehmen und Anwender aus Deutschland, der Schweiz, Osterreich, den Niederlanden und Skandinavien an.