AKTIF Unternehmensgruppe

AKTIF und All for One: Schluss mit Papierrechnungen

Enge Kooperation bei Lösungen für papierlosen Rechnungseingang vereinbart

Der Energielogistik-Spezialist AKTIF Technology und die All for One Systemhaus AG haben jetzt ein Kooperationsabkommen für die gemeinsame Entwicklung und Vermarktung von integrierten Lösungen für die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen unterzeichnet. Für Unternehmen der Energiewirtschaft bedeutet dies künftig eine schnellere und akkuratere Erfassung der Eingangsrechnungen und eine weitestgehend automatisierte Rechnungsprüfung. Die Integration des Energielogistiksystems AKTIF dataService in das ICR-System "FormsRec for Energy" des Oberessendorfer Systemhauses - bei der BMR Service GmbH wurde eine Implementierung bereits erfolgreich abgeschlossen - soll dazu weiter ausgebaut werden. "Herkömmliche OCR-Systeme für Eingangsrechnungen erkennen lediglich sogenannte Kopfdaten wie Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Beträge. Das reicht bei Energierechnungen aber bei weitem nicht aus", beschreibt Reinhard Kramer, Bereichsleiter All for Documents der All for One, die Problemstellung. Hier müssen aus den gescannten Rechnungen sämtliche Informationen automatisch erkannt werden, insbesondere Leistungsdaten, Abschläge bzw. Teilabschläge oder Zählstellen. "Hinzu kommt, dass im Energiemarkt umfangreiche Sammelrechnungen an der Tagesordnung sind. Das können im Einzelfall schon mal bis zu 1.000 Seiten sein. Diese manuell zu überprüfen, wäre nicht nur äußerst zeitintensiv. Auch das Fehlerrisiko steigt", so Kramer weiter.



Die enge Kopplung von Energielogistik und automatischer Eingangsbelegverarbeitung erschließt den Anwendern erhebliche Produktivitätspotenziale. "Wenn man bedenkt, wie viel Zeit heute aufgewendet wird, um beispielsweise eine Netznutzungsrechnung manuell zu bearbeiten und zu prüfen, wird der Nutzen einer solchen Lösung schnell deutlich. Denn die Verarbeitungsprozesse werden durch den Wegfall unnötiger manueller Arbeiten enorm beschleunigt, ohne dass die Qualität der Verarbeitung leidet. Im Gegenteil: Problematische Rechnungen werden in der Regel deutlich schneller erkannt als zuvor. Und somit kann man natürlich auch schneller reagieren", beschreibt Dirk Heinze, Geschäftsführer der AKTIF Technology GmbH, die Vorteile für den Anwender. Durch eine lückenlose Automatisierung des gesamten Prozesses vom Rechnungseingang bis in die Buchhaltung erzielen die Unternehmen weitere Einsparungen. "Ein besonderer Vorteil der Lösung ist es auch, dass sie bereits auf die Verarbeitung elektronisch eingehender Rechnungen, etwa im INVOIC-Format, vorbereitet ist. So werden beide Arten des Rechnungseingangs, elektronisch und auf Papier, parallel verarbeitet. Und wenn sich die elektronische Rechnung durchsetzt, fällt das Scannen weg. Ansonsten ändert sich für den Anwender gar nichts", so Dirk Heinze zusammenfassend.



FormsRec for Energy ist die einzige Lösung für die Energiewirtschaft, welche die Erfassung von Netznutzungsrechnungen und Gutschriften sofort, d.h. out-of-the-box, verarbeitet. Ihre umfangreiche Anwendungslogik gewährleistet die einwandfreie Erkennung des Netzbetreibers, des Kundens, des Dokumententyps und der zu lesenden Felder. Im Vergleich zur manuellen Rechnungserfassung spart FormsRec for Energy 80 Prozent der manuellen Arbeitszeit ein - bei einer Datenqualität, die mit herkömmlichen Verfahren nicht zu erreichen ist. Die typische visuelle Prüfungsrate liegt unter 3 Prozent (feldbezogen), wobei nur 1 Prozent der Werte manuell ausgebessert werden müssen. Die restlichen 2 Prozent werden lediglich quittiert beziehungsweise bestätigt.



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Die AKTIF Technology GmbH, Senftenberg, beschäftigt sich seit ihrer Gründung 1997 mit Lösungen für Energiemanagement und -logistik im liberalisierten Energiemarkt. Neben individuellen Projekten für industrielle Großverbraucher stand die Entwicklung einer Standardlösung im Vordergrund, mit der AKTIF als einer der ersten Anbieter Mitte 2000 auf den Markt kam. Zu den AKTIF-Anwendern gehören Unternehmen wie EHA, LET oder Energie Plus, aber auch Industrieunternehmen wie die Vattenfall Europe Mining AG. Am Standort Senftenberg beschäftigt AKTIF derzeit rund 20 Mitarbeiter. AKTIF ist Initiator der EDNA-Initiative, die sich intensiv um die Automatisierung der Geschäftsprozesse zwischen den Marktteilnehmern im Energiemarkt bemüht. Der Initiative gehören rund 50 Softwarehäuser, Beratungsunternehmen und Anwender aus Deutschland, der Schweiz, Osterreich, den Niederlanden, Skandinavien und den USA an.



Die All for One Systemhaus AG wurde 1978 gegründet und ist heute mit Standorten in Deutschland, Österreich, Italien und Nordamerika vertreten. Das Unternehmen ist auf betriebswirtschaftliche Software für folgende Branchen spezialisiert: mittelständische In¬dustrie, Vorsorge-, Reha- und Soziale Einrichtungen, Öffentliche Verwaltungen, Versandhandel und Versorgungsunternehmen der Energiewirtschaft. Im Bereich All for Documents hat sich das Unternehmen auf das Einlesen von Dokumenten, die Formularerkennung und Archivierung fokussiert. Darüber hinaus bietet die All for One SAP-Lösungen sowie Software-Eigenentwicklungen in den jeweiligen Branchen. Integrierte, innovative E-Business-Lösungen runden die Softwaremodule ab. Mit seinen EDV-Trainingsprogrammen, der ständigen IT-Betreuung der Kunden bis hin zum Application Service Providing (ASP) und Outsourcing verfügt All for One über ein umfassendes Dienstleistungsspektrum.