AKTIF Unternehmensgruppe

Abschied von der Beistellung - ohne EDM nicht machbar

REWE-Tochter EHA setzt auf Energiedatenmanagement von AKTIF Technology

Die Zielgruppe der EHA Energie-Handels-Gesellschaft mbH & Co. KG ist klar definiert. Als Tochter der Rewe-Gruppe beschafft EHA für die Vetriebslinien wie z. B. Penny, miniMal oder toom zentral die Energie. Während die Lieferungen früher in der Regel über Beistellungsverträge abgewickelt wurden, ging man seit Ende vergangenen Jahres bei den Spezialisten für Filialisten zur Netznutzung über - schon um weiter marktgerechte Konditionen bieten zu können. Dass dies ohne ein Werkzeug für das Energiedatenmanagement nicht funktioniert, war den Verantwortlichen bei der EHA frühzeitig klar. Seit März 2003 hilft hier der AKTIF dataService, die Prozesse effizienter abzuwickeln.




Mit rund 7.500 Abnahmestellen in ganz Deutschland und einer jährlichen Energieabnahme von mehr als 1,7 TWh gehört die EHA nicht zu den kleinen unter den neuen Energiedienstleistern. Von Anfang an war klar, dass dieses Gemeinschaftsunternehmen der REWE-Gruppe und der HEW AG sich nicht darauf beschränken würde, die Energiebeschaffung der Konzernliegenschaften zu optimieren. Die EHA sollte vielmehr aktiv auf dem liberalisierten Markt agieren und auch für Unternehmen außerhalb der REWE-Gruppe die Chancen dieses Marktes offensiv nutzen. Dazu gehört auch eine aktive Rolle bei der Beschaffung von Energie. Nicht nur bei den Versorgern vor Ort oder über Bündellieferanten, sondern auch eigenständig, beispielsweise durch den Einkauf von elektrischer Energie über die Börse. Voraussetzung dafür war der Aufbau eines Bilanzkreismanagements und die Einführung eines EDM Systems.





Prognose als Voraussetzung für optimierte Beschaffung


Wie viele andere Unternehmen auch, haben wir zu Beginn unsere Geschäfte hauptsächlich mit Hilfe von Excel-Listen abgewickelt. Es war aber immer klar, dass dies nur eine Übergangslösung sein kann, erinnert sich Raul Schreiber, verantwortlich für das Bilanzkreismanagement der EHA. "Es wurde ein eigenes CRM System entwickelt, um das Beistellungsgeschäft abbilden zu können. Nachdem dann beschlossen wurde, dass wir zunehmend in die Netznutzung gehen, musste schnell eine Lösung gefunden werden, mit der sich die komplexen Prozesse bei der Netznutzung abbilden lassen und die in die bestehende EHA Systemlandschaft integriert werden kann. Deswegen ging man im Jahr 2002 an die Auswahl eines EDM-Systems. Im Vordergrund standen dabei drei Anforderungen: das System sollte sowohl beim Import- als auch beim Export von Daten nicht nur Standardformate wie MSCONS beherrschen, sondern in der Lage sein, auch individuell aufgebaute Datensätze, wie sie noch immer von vielen Stadtwerken geliefert werden, flexibel zu verarbeiten. Daneben sollte sich das System transparent in die vorhandene IT-Infrastruktur der EHA einbinden lassen. Und schließlich musste die Lösung über ausgefeilte Prognosemechanismen verfügen, als Basis für einen optimierten Einkauf. Denn durch die drei Ebenen der Beschaffung - vor Ort, über Bündelverträge sowie direkt über Börse oder OTC - gestalteten sich die Beschaffungsprozesse bei der EHA durchaus komplex, so dass eine möglichst exakte Vorhersage des Verbrauchs unabdingbar ist. Wir sind mit unserem Einkaufsmanagement heute in der Lage, auf Knopfdruck Ausschreibungen auf ÜNB-, Regionalversorger- oder Stadtwerke-Ebene durchzuführen, wobei die Zahl der Vertragspartner beliebig hoch sein kann. Dazu kommen tagesaktuelle Beschaffungsprozesse via Börse oder OTC. Ein solches Portfolio können Sie heute ohne ein funktionierendes EDM-System mit entsprechender Prognose-Funktionalität nicht umsetzen, fasst Jan-Oliver Heidrich, als Prokurist bei der EHA verantwortlich für den Energie-Einkauf, die Anforderungen zusammen.





Datendrehscheibe sorgt für Integration


Trotz der komplexen Beschaffungsprozesse setzt die EHA auf schlanke Strukturen, auch in der IT. Das zentrale Werkzeug ist dabei eine selbst entwickelte CRM-(EHA)-Datenbank, in der als führendem System sämtliche Kundeninformationen verwaltet werden. Diese Individuallösung ist mit verschiedensten Systemen wie den ebenso individuell entwickelten Lösungen für das Energie-Controlling (ECIS) und für die Rechnungsprüfung EBIS als auch mit Standardlösungen wie SAP ( Module R/3 und I-SU) und natürlich auch dem neuen AKTIF-EDM-System gekoppelt. Nachdem wir auch in der Datenverarbeitung auf größtmögliche Flexibilität setzen, haben wir darauf verzichtet, diese Applikationen direkt zu koppeln. Die Integration erfolgt statt dessen über einen Biztalk-Server, der gewissermaßen als Datendrehscheibe fungiert und dafür sorgt, dass die Daten konsistent bleiben, beschreibt Raul Schreiber die Struktur der EHA-Datenverarbeitung. Der Biztalk-Server übernimmt dabei die jeweils für andere Anwendungen relevanten Daten, wandelt sie in ein XML-Format um, übergibt sie anschließend an die andere Anwendung und stößt bei Bedarf auch entsprechende Verarbeitungsprozesse an.





Reibungsloser Informations- und Datenfluss


Rund 70 Prozent der 7.500 Abnahmestellen der EHA sind leistungsgemessene Kunden. Im ersten Schritt wurde in den Netzgebieten der HEW und der BEWAG von Beistellung auf Netznutzung umgestellt. Die Lastgangdaten dieser Kunden werden regelmäßig von AKTIF importiert und bilden die Grundlage für die Prognosen. Für die nichtlastgangemessenen Kunden werden die im AKTIF implementierten VDEW Standardlastprofile verwendet. Darüber hinaus bietet sich die Möglichkeit auch eigene Lastprofile oder aber auch analytische Lastprofile im System anzulegen.




Ein wichtiger Punkt ist die Lastganganalyse für die versorgten Kunden, um so eine höhere Prognosegenauigkeit erzielen zu können. In Zeiten flexibler Ladenöffnungszeiten ein nicht zu vernachlässigender Faktor. Hier sind wird derzeit dabei ´Ausreißer´ durch erweiterte Plausibilitätsprüfungen im AKTIF-System zu eliminieren, damit sie künftige Prognosen nicht verfälschen, so Raul Schreiber. Auch Wetterdaten wie die Temperaturvorhersage sollen künftig noch stärker in die Prognose einfließen. Auf Basis der Prognose erstellt das System dann die entsprechenden Fahrpläne für die Beschaffung und zur Übermittlung an die Bilanzkreisverantwortlichen.




Die Daten- und Informationsflüsse zwischen den einzelnen Applikationen, insbesondere zwischen der EHA-Datenbank und AKTIF laufen dabei inzwischen absolut reibungslos. Egal ob es Kunden- und Verbrauchsdaten sind, die übertragen werden, oder ob Prozesse in der EHA-Datenbank ausgelöst werden, die dann im AKTIF verarbeitet werden", zieht Raul Schreiber Bilanz. Die Einführung des AKTIF dataService lief parallel zum Endausbau des Biztalk-Servers sowie zu den organisatorischen Änderungen im Unternehmen für die Umstellung der Kunden von der Beistellung auf die Netznutzung. Vor diesem Hintergrund ist es durchaus erwähnenswert, dass wir mit einem nur vierwöchigen Vorlauf den AKTIF dataService in weiteren vier Wochen komplett in Produktion genommen haben, inklusive der Übernahme aller Kundendaten. So konnten wir bereits Anfang März die erste Monatsprognose fahren, statt wie ursprünglich geplant, erst im April, zeigt sich Raul Schreiber zufrieden mit dem Projekt. Dass es dabei nicht immer sofort rund lief, vor allem was die Kommunikation der Anwendungen über den Biztalk-Server anging, stört ihn dabei weniger: In einem solchen Projekt müssen Sie immer darauf achten, nicht mehrere Baustellen gleichzeitig aufzumachen, auch wenn so nicht alle Probleme sofort gelöst werden können. Wir sind deswegen Schritt für Schritt vorgegangen und haben heute eine funktionierende Lösung, bei der eine Standardsoftware wie AKTIF reibungslos mit unseren eigenen Anwendungen zusammenarbeitet. Und das in einem Zeitraum, in dem andere nicht einmal ein EDM-System alleine eingeführt haben.




Autor: Uwe Pagel, exklusiv für Energie Spektrum 10/03





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