cronos Unternehmensberatung GmbH

Alles auf einmal und das Jahrtausend nebenbei

Mit SAP IS-U/CCS gehen die Stadtwerke Braunschweig weiter in die Offensive

Bei den Privatkunden war sie ganz vorne
dabei. Schon im März 1999 startete die
Braunschweiger Versorgungs AG ihre erste
Kampagne, vier Monate bevor Yello und RWE
mit ihren Angeboten in die Offensive gingen.
Und der Vorstoß war erfolgreich. Was fehlte,
war die geeignete Software, mit der man
diesen Erfolg auch entsprechend verarbeiten
konnte. Denn dazu war die fast 25 Jahre alte,
selbstentwickelte Lösung für die
Tarifkundenabrechnung nur noch bedingt in
der Lage. Deswegen entschied man sich bei
der Braunschweiger Versorgungs AG für
einen Rundum-Schlag. Neben der
Komplettumstellung von SAP R/2 auf R/3
wurde parallel auch IS-U/CCS eingeführt. Ein
Kraftakt, der mit Unterstützung des Team
Utilities, bestehend aus der cronos
Unternehmensberatung, Münster, und der
GISA, Halle, auch gelang. Und nach den
ersten Monaten im praktischen Einsatz zeigt
sich, dass viel mehr möglich ist, als man
ursprünglich gedacht hatte.

"Wenn Sie einen Hund jahrelang an der Leine
führen, dann dauert es eine Zeit, bis er frei
laufen kann", mit diesen Worten fasst
Klaus-Jürgen Wildschütz, EDV-Chef bei der
Muttergesellschaft Stadtwerke Braunschweig
GmbH, die Erfahrungen nach etwas mehr als
einem halben Jahr mit IS-U/CCS zusammen.
Denn die Umstellung, die die rund 1.800
Mitarbeiter des Gesamtkonzerns in den
vergangenen zwei Jahren mitgemacht haben,
fiel durchaus drastisch aus. Schließlich war
man nicht nur von einem maßgeschneiderten
System, das in 25 Jahren in einem
durchregulierten Markt perfektioniert worden
war, auf eine Lösung umgestiegen, die
flexibel auf die Eventualitäten eines
deregulierten Marktes eingerichtet ist. Auch
die Anforderungen, die dieser neue Markt
stellt, mussten erst einmal verarbeitet werden.
Parallel dazu wurde die komplette
DV-Landschaft ausgetauscht: R/2 wurde
durch R/3 ersetzt, und der alte Siemens
BS/2000-Host durch ein völlig neues System
auf Basis von Windows NT. Die Anwender
mussten sich an völlig neue Arbeitsabläufe
gewöhnen, eine neue Vielfalt an
Funktionalitäten erlernen und gleichzeitig
auch den Sprung vom zeichenorientierten
Terminal zur grafischen PC-Oberfläche
machen. Der Jahrtausendwechsel, der in die
Anlaufphase dieses Großprojekts fiel, geriet
darüber fast zur Nebensache.

Gemeinsame Sprache als Grundlage für
Projekterfolg

Das primäre Ziel war es zunächst,
ausschließlich die Kerngeschäftsprozesse in
IS-U abzubilden. Die Prozesse, die nötig
waren, das offensive Vorgehen auf dem Markt
auch tatsächlich mit der Software abzubilden.
Denn die 15 Monate, die für die Einführung
veranschlagt worden waren, sehen zwar
zunächst nach einem nicht allzu knappen
Zeitrahmen aus. Doch wenn man bedenkt,
dass die dem Projekt zugeteilten Mitarbeiter in
der Regel nur an zwei Tagen in der Woche für
die Einführung aktiv werden konnten, relativiert
sich dieser Zeitraum schnell. Zudem lief
parallel nicht nur die R/3-Einführung, die die
Teams zusätzlich belastete, es wurden "auch
ein paar Vergewaltigungen des Altsystems"
nötig, um die Zeit bis zum IS-U-Start zu
überbrücken. Trotz dieser Widrigkeiten endete
das Projekt mit einer Punktlandung, was nicht
zuletzt an der funktionierenden
Kommunikation gelegen hat: zwischen den
betroffenen Fachabteilungen, aber auch
zwischen den internen und den externen
Projektmitarbeitern der cronos
Unternehmensberatung. Koordiniert werden
mussten dabei bis zu 26 Projektbeteiligte.
Zwei Drittel davon aus den internen Bereichen
wie Vertrieb, Finanzwesen und
Geräteverwaltung, der Rest vom Team
Utilities, wobei die cronos
Unternehmensberatung beim Teilprojekt IS-U
federführend war. Erleichtert wurde die
Kommunikation sicherlich dadurch, dass die
Mitarbeiter aus den Fachabteilungen
"EDV-kompatibel", d.h. in der Lage waren, ihre
Anforderungen so zu formulieren, dass sie
von den Spezialisten in der EDV und bei
cronos auch direkt verarbeitet werden
konnten. Dass sowohl der Fachbereich als
auch die EDV eine gemeinsame Sprache
sprechen, ist ja durchaus nicht
selbstverständlich. Bei der Braunschweiger
Versorgungs AG war dies ein Ergebnis von
jahrelanger Übung aus der Entwicklung
eigener Lösungen. Nicht nur der für die
Tarifabrechnung, sondern vor allem auch bei
der Sondervertragskundenlösung, die von den
Braunschweigern in den 90er-Jahren aktiv
vermarktet wurde und heute noch bei einer
ganzen Reihe von
Energieversorgungsunternehmen in Betrieb
ist.

Kernprozesse sofort, Feinheiten
später

Zunächst nur auf die Kernprozesse zu setzen,
diese Strategie hat sich aus Sicht von
Klaus-Jürgen Wildschütz als richtig erwiesen.
Denn so war man schon Ende 2000 mit IS-U
handlungsfähig und konnte die offensive
Strategie im Privatkundenbereich noch
effizienter weiterfahren. Mit zunehmendem
Erfolg: "Wir haben kaum Kunden verloren,
gleichzeitig aber außerhalb unseres Gebietes
stark dazu gewonnen. Selbst der
Bevölkerungsrückgang in Braunschweig -
mehr als 10.000 Einwohner in den letzten
Jahren - konnte mehr als aufgefangen
werden", so Gerd Schlüter, stellvertretender
Leiter des Privatkundenservices. Heute liegt
man bei rund 170.000 Kunden mit etwa
270.000 Zählern, Tendenz steigend - nicht
nur bei Strom, auch bei Gas, Wasser und
Fernwärme. Und man konnte auch bei den
gewerblichen Kunden kräftig zulegen. Ketten
wie "New Yorker", "Jean Pascale" oder "Bijou
Brigitte" konnten gewonnen und – jetzt mit
Hilfe von IS-U – auch sauber abgerechnet
werden. Die ca. 1.000 komplexeren
Sonderkunden, beispielsweise mit eigener
Energieerzeugung und monatlicher
Abrechnung, werden allerdings bislang nicht
über IS-U abgerechnet. "Wir wollten
sichergehen, dass wir das System auch
beherrschen, bevor wir auch die Verträge
abbilden, mit denen wir die größten Umsätze
machen", so Hans-Jürgen Becker, zuständig
für den Geschäftskundenservice. Deswegen
werden derzeit in Zusammenarbeit mit der
cronos Unternehmensberatung diese
Verträge jetzt Schritt für Schritt in IS-U
abgebildet, so dass ab Jahresbeginn 2002
auch der Sondervertragskundenbereich
vollständig überführt ist.

Weiterer Ausbau auf Basis der bisherigen
Zusammenarbeit

Geprägt von den Erfahrungen, die man bei
dem Braunschweiger
Energieversorgungsunternehmen in den 25
Jahren der Entwicklung eigener
Softwarelösungen und –produkte gemacht
hat, sieht man das erste Jahr im produktiven
Einsatz vor allem auch als Chance. Als
Chance, Fehler auszumerzen und, vor allem
die Potentiale des Systems richtig zu
erschließen. "Es ist wichtig, sich
klarzumachen, dass man mit der Einführung
eines Systems wie IS-U nicht auf einmal aller
Sorgen ledig ist", betont Klaus-Jürgen
Wildschütz seine Erfahrungen. "Es gibt bei
einem solchen Projekt immer Beulen, die
man ausbügeln muss. Und das Potential
einer Lösung wie IS-U kann auch nicht mit
einem Schlag und ohne externe Hilfe
erschlossen werden." Denn mit den
Möglichkeiten sind natürlich auch die
Anforderungen an die Mitarbeiter gestiegen.
Auch damit muss umgegangen werden.
Deswegen hat man sich für das gesamte
erste Jahr auch die nötigen Ressourcen für
eine weitere Unterstützung gesichert. Im
Rahmen des "Consulting-on-Demand"
stehen die Berater von cronos bei Bedarf
jederzeit zur Verfügung, um dabei zu helfen,
die weiteren Potentiale von IS-U zu
erschließen. Und hier sieht man zahlreiche
Entwicklungschancen, von der weiteren
Automatisierung vieler Abläufe bis zur
Integration von Internet und Customer
Relationship Management. "Viele Dinge
wären selbst mit Klimmzügen in der
Programmierung mit dem alten System nicht
zu realisieren gewesen. Hier stehen sie im
Standard zur Verfügung", so Klaus-Jürgen
Wildschütz. Und das spüren auch die
Anwender, je mehr sie mit dem System
vertraut werden. Eine falsche Abrechnung zu
korrigieren, früher ein aufwendiges Verfahren,
kann heute während des Telefongesprächs
mit dem Kunden erledigt werden. Die
Rechnung aus dem optischen Archiv
aufrufen, stornieren, neu ausstellen und direkt
auf den Fax-Server schicken - auch die
Mitarbeiter, denen der drastische Wechsel
zunächst schwer fiel, wollen solche
Möglichkeiten nicht mehr missen.

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