cronos Unternehmensberatung GmbH

Aus 2 mach 1: SAP IS-U-Zusammenführung in Hagen erfolgreich

Mark-E vereinheitlicht Sonderkunden-Abrechnung mit Hilfe von cronos

Am Anfang stand bei der Mark-E in Hagen nicht Adam, sondern EVA. Unter diesem Projektkürzel, das für Entscheidung über verschiedene Abrechnungssysteme steht, sollte geklärt werden, wie mit den unterschiedlichen Abrechnungssystemen des Unternehmens umgegangen werden sollte. Denn Mark-E, Anfang 2002 aus dem Zusammenschluss der Stadtwerke Hagen mit der Elektromark gebildet, hatte nicht nur zwei unterschiedliche SAP IS-U-Systeme im Einsatz, sondern zusätzlich für die Tarif- und die Bündelkunden der vormaligen Stadtwerke nochmals zwei individuell entwickelte Lösungen. Alle dieses Systeme mit einem Schlag zusammenzuführen, wäre kaum möglich gewesen. Und so startete die Mark-E im Jahr 2003 das Projekt INDIA. Das steht für Integration der IS-U-Abrechnungssysteme.




Die Ausgangsposition der beiden IS-U-Systeme vor der Migration war durchaus unterschiedlich. So lief auf dem System der ehemaligen Elektromark nicht nur die Sonderkundenabrechnung, sondern bereits auch die Abrechnung der Tarifkunden. Zudem hatte man hier mit dem Release 4.64 eine neuere Version im Einsatz, als bei den ehemaligen Stadtwerken. Hier arbeitete man noch mit der Version 4.61 und rechnete ausschließlich die Sonderkunden ab - Ergebnis der IS-U-Einführung bei den Stadtwerken Hagen, dessen zweite Stufe, die Übernahme der Tarifkunden, durch die bevorstehende Fusion nicht mehr realisiert worden war. Die Aufgabe lautete nun nicht nur, aus diesen beiden unterschiedlichen Systemen eins zu machen, sondern das auch termingerecht bis zum Januar 2004 abzuschließen. Damit erhielten die Sondervertragskunden ihre Dezemberrechnung inklusive Jahresabschlussrechnung im alten System und die historischen Daten mussten nicht mit migriert werden.




Die Abrechnung gehört für ein Unternehmen wie Mark-E zu den Kernkompetenzen. Wenn die Abrechnung nicht funktioniert, haben wir ein richtiges Problem, beschreibt Uwe Dankwerth, der von Seiten der IT zuständige Projektleiter im EVA-Projekt, die Bedeutung des Projektes für sein Unternehmen. Denn ein suboptimaler Abrechungsprozess bedeutet Mehraufwand im Innenverhältnis in den Fachbereichen und geringere Aktzeptanz im Außenverhältnis zum Kunden. Dementsprechend konzentriert ging man an die Vorbereitung. Erfahrungen mit SAP- und IS-U-Projekten hatte man sowohl bei den Stadtwerken als auch bei der Elektromark in ausreichendem Maße sammeln können, und aus diesen Erfahrungen hatte man gelernt. Schon bevor es an die Auswahl eines Partners für die Umsetzung ging, erstellte man deswegen ein ausführliches Lastenheft, in dem der Ist- und der Soll-Zustand detailliert dargestellt wurden. Für viele der beteiligten Mitarbeiter war es sicher ungewohnt, dies in einer derartigen Detailgenauigkeit zu tun - am Ende umfasste das Werk mehr als 100 Seiten. Letztendlich hat sich diese konzentrierte Vorgehensweise jedoch ausgezahlt, so Uwe Dankwerth.




Anders als früher wurde die Unternehmensleitung der Mark-E AG von Anfang an in den Projektprozess integriert. Mit Dr. Friedhelm Fülling übernahm der kaufmännische Vorstand persönlich den Vorsitz des Lenkungsausschusses, dem darüber hinaus die Leiter oder Entscheidungsträger der vom Abrechnungsprozess betroffenen Center für Netz, Vertrieb, kaufmännischen Service sowie Steuerung & Information angehörten. Diese vier Center stellten dann auch jeweils ein Mitglied in der Projektleitung, um das Projekt überparteilich und unbeeinträchtigt von Bereichsinteressen durchzuführen. Diese direkte Beteiligung der Geschäftsleitung war sicher einer der ganz wesentlichen Erfolgsfaktoren, denn sie hat verhindert, dass das Projekt mit Anforderungen aus einzelnen Bereichen überfrachtet wurde. Zielkonflikte wurde so von vornherein aufgelöst und Entscheidungen konnten zeitnah herbeigeführt werden, so Uwe Dankwerth im Rückblick.




Auf Basis des Lastenhefts ging Mark-E im Frühsommer an die Auswahl des Partners, der die Umstellung der Systeme entsprechend unterstützen sollte. Den Zuschlag erhielt hier schließlich die cronos Unternehmensberatung, Münster, mit der Uwe Dankwerth bereits zu Zeiten der Elektromark in mehreren Projekten zusammengearbeitet hatte. Wir haben gemeinsam mit cronos zahlreiche Erfahrungen gesammelt. Die Tatsache, das cronos unser System und unsere Prozesse aus der Vergangenheit heraus genauestens kannte und dass es darüber hinaus eingespielte Teams gab, die ´nur´ reaktiviert werden mussten, waren sicher wesentliche Aspekte, fasst Uwe Dankwerth die Grundlagen für die Entscheidung zusammen. Der Startschuss für das Projekt fiel dann schließlich am 1. Juli 2003.




Die Vorgaben waren klar: das IS-U-System der Elektromark wurde eindeutig als Zielvorgabe definiert. Eigenheiten aus dem älteren Release der Stadtwerke sollten nur übernommen werden, soweit dies notwendig war. Das betraf insbesondere die unterschiedlichen Philosophien in Richtung Unbundling, die in der älteren Version noch tariforientriert abgebildet worden waren, in der neueren aber nach dem 2-Vertrags-Modell. Auch die zusätzlichen Anforderungen, die durch die Übernahme der Gasabrechnung entstanden - bei Elektromark früher kein Thema - wurden auf Basis der neueren Version umgesetzt. Priorität hatte in jedem Fall eine zügige und möglichst reibungslose Migration. Das wurde auch durch eine straffe Projektplanung unterstützt. Auf Basis eines Wochenrasters wurde das Projekt sowohl zeitlich wie auch budgetbezogen durchgeplant. Die vorgesehenen ca. 450 externen Beratertage wurden den einzelnen beteiligten Teilprojekten als Ressourcen zugeteilt, die sie eigenverantwortlich steuern und abrufen konnten. Ergänzt wurde diese Planung durch ein straffes Change Request Management, über das Projektleitung und Lenkungsausschuss den eventuellen Zusatzbedarf an externer Unterstützung zentral steuern konnte. So konnte schnell reagiert werden, als beim Thema Geräteverwaltung wegen unerwarteter Probleme kurzfristig zusätzliche Unterstützung benötigt wurde. Insgesamt wussten wir so zu jedem Zeitpunkt genau, wo das Projekt terminlich wie budgetmäßig stand. Das Coaching-Prinzip und der Abruf zusätzlicher Unterstützung durch cronos quasi ´on demand´ machte uns trotzdem absolut flexibel, beschreibt Uwe Dankwerth den Erfolg dieser in den Augen mancher Mitarbeiter straff geführten Vorgehensweise.




Das erfreuliche Ergebnis: schon die erste Testumstellung Anfang Dezember war zu mehr als 95 Prozent erfolgreich. Als man dann bei der Generalprobe kurz vor Weihnachten eine fast fehlerfreie Testmigration erreichte, entschloss man sich kurzfristig nicht nur, den Produktivstart im Januar um eine ganze Woche vorzuverlegen, sondern allen Beteiligten Mitarbeitern auf Wunsch auch die Möglichkeit zu zwei Wochen Weihnachtsurlaub einzuräumen. Etwas, das Uwe Dankwerth wohl insgeheim geplant aber mit dem er nicht wirklich gerechnet hatte. Und auch die Tatsache, dass das vorgegebene Budget exakt eingehalten werden konnte, sieht er als Erfolg der intensiven und fruchtbaren Zusammenarbeit von internen und externen Mitarbeitern. Es ist sicherlich sowohl den 25 beteiligten Mark-E-Mitarbeitern zu verdanken, dass wir eine derartige Punktlandung geschafft haben, als auch der kompetenten und flexiblen Unterstützung durch cronos, so sein Fazit. Dass auch die Wirtschaftsprüfer der KPMG nur eine Woche später und einen Tag schneller als geplant das Ergebnis der Migration ohne größere Beanstandungen für korrekt befanden, ist für ihn die Sahnehaube dieses Projektes.




Eine Atempause gönnt man sich bei der Mark-E trotz allem nicht. Nachdem die rund 2.000 Sonderkunden erfolgreich in einem System abgerechnet werden können, geht es jetzt an die Zusammenführung der rund 260.000 Tarifkunden-Datensätze. Auch hier heißt es wieder: aus 2 mach 1, diesmal aber mit einem deutlich höheren Aufwand, denn die Strukturen des selbst entwickelten Altsystems unterschieden sich doch recht deutlich von denen des IS-U. Uwe Dankwerth ist sich deswegen noch nicht sicher, ob es auch in diesem Jahr wieder mit dem Weihnachtsurlaub klappt. Auch das neue Projekt hat übrigens wieder einen einprägsamen Namen: es heißt MIDAS. Das bedeutet schlichtweg: Migration der Abrechnungssysteme.




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