GPS

Auswahl ohne Reue: wie man die wirklich passende Software findet

Mit dem SoftwareAtlas bei der Auswahl von ERP-Systemen auf Nummer Sicher gehen

Hilfestellung bei der Auswahl von ERP-Systemen
versprechen viele. Oftmals ist diese Hilfe aber wenig
objektiv, so die Erfahrung von Michael König, dem
kaufmännischen Leiter der WERMA Signaltechnik GmbH +
Co: "Die Berater kennen in der Regel ein System
besonders gut, und auf das läuft es dann auch hinaus."
Doch es geht auch anders. Drei Beispiele mittelständischer
Unternehmen zeigen, dass es durchaus möglich ist, den
"ERP-Maßanzug von der Stange" zu finden, der auf Anhieb
passt. Das Hilfsmittel war in allen drei Fällen gleich: der
SoftwareAtlas der Ulmer GPS Gesellschaft zur Prüfung von
Software mbH. Die Ergebnisse fielen jedoch völlig
unterschiedlich aus: Einmal SAP R/3, einmal Apertum und
einmal proAlpha.

"SAP hatten wir ursprünglich gar nicht auf der Liste, das schien uns für unser Unter
nehmen absolut zu mächtig", Michael König von WERMA
ließ sich deswegen erst nach Diskussionen darauf ein, das
System aus Walldorf überhaupt ins Auswahlverfahren
aufzunehmen. Am Ende machte ausgerechnet R/3 das
Rennen und das mittelständische Unternehmen mit seinen
140 Mitarbeitern führte sämtliche Module in nur 3 Monaten
ein. Rekordverdächtig, aber absolut erklärbar. Denn schon
bei der Softwareauswahl hatte WERMA mit Hilfe des
SoftwareAtlas sichergestellt, dass sämtliche
Geschäftsprozesse allein mit dem Standard von R/3
abgedeckt werden, Anpassungen waren damit unnötig.
Zudem lief das Projekt auch deswegen zügig, weil die
Vorgaben mit dem SoftwareAtlas eindeutig definiert worden
waren. WERMA ist durchaus kein Einzelfall, wie Tobias Hell
vom Nürnberger Textil-Traditionsunternehmen SAHCO
HESSLEIN GmbH & Co. bestätigt. Dort fiel die Wahl auf
Apertum, ein System, "auf das wir ohne SoftwareAtlas
wahrscheinlich gar nicht gekommen wären", so Hell. Auch
hier verlief die Einführung sehr zügig, weil auf Anpassungen
verzichtet werden konnte. Und beim Blaubeurer
Anlagenbauer centrotherm passte der neue ERP-Anzug mit
proAlpha gar so gut, dass in der Folge eine
Produktivitätssteigerung um rund 60 Prozent verzeichnet
konnte, bei fast der gleichen Personalstärke wie zuvor.

Der wichtigste Grund für diese erfolgreichen ERP-
Einführungen liegt sicher im Vorgehensmodell des
SoftwareAtlas begründet. Denn der ist zunächst nichts
weiter als ein Referenzmodell der Geschäftsprozesse
eines Unternehmens. Ein Referenzmodell, das sich
allerdings sehr schnell an individuelle Unternehmen
anpassen lässt, indem man sich die Abläufe aussucht, die
passen, und die aussortiert, die nicht zutreffen. Auf dieser
Basis lassen sich dann die Besonderheiten eines
Unternehmens sehr schnell ergänzen. Ganze drei Monate
dauerte das etwa beim Nürnberger Textilhersteller SAHCO
HESSLEIN, danach waren sämtliche Geschäftsprozesse
im Unternehmen definiert. Die Besonderheit des
SoftwareAtlas: wie auf einer richtigen Landkarte sind die
Abläufe auf einen Blick erkennbar. Im "Westen" ist der
Einkauf, im "Osten" der Vertrieb, im "Norden" liegt das
Rechnungswesen, in der Mitte das Umschlagszentrum der
Materialwirtschaft und im "Süden" die Fertigung (die im
Modell für den Handel einfach weggelassen wird). Von der
großen Übersicht aus kann man jederzeit in die
Einzelprozesse verzweigen, doch der Aufbau stellt sicher,
dass man sich nicht verirrt und die Zusammenhänge
jederzeit erkennbar bleiben. "Eines der großen Probleme
ist es, dass man in der Regel die eigenen
Geschäftsprozesse noch gar nicht sauber erfasst hat, wenn
es an die Auswahl eines ERP-System geht," so Reiner
Schweitzer, der Leiter des Rechnungswesens beim
Anlagenbauer centrotherm. "Das war zunächst auch bei
uns so. Mit dem SoftwareAtlas gelang es aber sehr schnell,
vor allem auch die übergreifenden Prozesse übersichtlich
und transparent darzustellen." Ein Vorgehen, das durchaus
positive Nebeneffekte hat, wie Michael König von HERMA
erlebt hat: "Bei uns gab es sehr große Vorbehalte gegen
die Einführung eines ERP-Systems und zahlreiche
Fürsprecher für die Beibehaltung der alten Insellösungen.
Bei der Bestandsaufnahme unserer Geschäftsprozesse, in
die wir sämtliche Führungskräfte einbezogen hatten, wurde
aber sehr schnell transparent, wie wir unsere
Geschäftsprozesse optimieren können und welche Vorteile
ein integriertes System bringen kann."

Ist das Prozessmodell erst einmal fertig, gestaltet sich die
Softwareauswahl sehr einfach. Denn mit dem
SoftwareAtlas für das eigene Unternehmen verfügt man
gleichzeitig auch über ein prozessorientiertes Pflichtenheft,
mit dem man dann recht einfach überprüfen kann, welcher
"Standardanzug" passt, und bei welchem es zwickt und
hakt. Das Vorgehen war hier in allen drei Fällen identisch.
Jedes Unternehmen bestimmte seine Kernprozesse nicht
nur in einem Bereich, sondern übergreifend über mehrere
Bereiche oder sogar über das gesamte Unternehmen
hinweg. Gegen diese Prozesse wurden nun die
Softwareprodukte gestestet. Jeder Anbieter, der in die
Endauswahl aufgenommen wurde, bekam dazu rechtzeitig
die erforderlichen Informationen, und bei der moderierten
Präsentation wurde nur noch überprüft, ob und wie die
jeweilige Lösung die Prozesse abdeckt. "Da war es dann
ganz einfach, die Spreu vom Weizen zu trennen," so Michael
König, denn die Präsentation wurde nicht wie sonst oft
üblich vom Anbieter gesteuert, sondern von der
Problemstellung.

Dass der SoftwareAtlas seine Stärken gerade auch bei der
Softwareauswahl zeigt, liegt sicher auch in seiner
Entstehungsgeschichte begründet. Denn entwickelt wurde
er zunächst für die Prüfung und Zertifizierung von
Softwarelösungen. Mit diesem Thema beschäftigt sich die
Ulmer GPS schon seit Anfang der 80-er Jahre. Das
Problem: geprüft wurde in der Regel Funktion für Funktion
mit dem Handbuch in der Hand. Ein mühsames und wenig
aussagekräftiges Verfahren, das vor allem keine Vergleiche
zuließ. Um hier Abhilfe zu schaffen, entwickelte der GPS-
Gründer Werner Schmid ein eigenes Referenzmodell, das
mehrere Anforderungen erfüllen sollte: das Modell eines
Unternehmens sollte auf "ein Blatt" passen, um die
Transparenz und Übersichtlichkeit sicherzustellen. Dazu
musste das Modell flexibel, schnell anpassbar und
erweiterbar sein. Zudem musste der Aufwand gerade bei
ISO-Zertifizierungen von Softwarelösungen überschaubar
bleiben, denn Softwarehäuser sind selten bereit, dafür
große Summen in die Hand zu nehmen. Und schließlich
wollte Schmid ein Werkzeug schaffen, das nicht nur zum
Testen von Software geeignet ist, sondern ganz allgemein
für Projekte von der Softwareeinführung bis hin zur
Geschäftsprozessoptimierung eingesetzt werden kann.
Und das, ohne dass aufwendige Schulungen und teure
Lizenzen notwendig sind; wie das bei den gängigen
Modellierungswerkzeugen die Regel ist.

Mit dem SoftwareAtlas hat er dieses Ziel erreicht. Er wird
heute nicht mehr nur für Softwaretests verwandt, sondern
auch für Softwarevergleiche, wie beispielsweise einen
großen ERP-Vergleich, bei dem 2001 neun ERP-Systeme
auf ihre Prozessabdeckung hin überprüft wurden.
Inzwischen nutzen auch Softwarehäuser das Modell,
sowohl für eigene Präsentationen als auch im
Schulungsbereich. Und auch Unternehmensberater setzen
zunehmend auf den SoftwareAtlas als Werkzeug für ihre
Projekte. Ricardo Mildenberg, Vertriebsbeauftragter der
Steeb Anwendungssysteme GmbH, einer
Tochtergesellschaft der SAP AG, bestätigt die
Praxistauglichkeit des Systems: "Managern, die von einem
ERP-System viel erwarten, aber wenig Zeit für ein
detailliertes Anforderungsprofil haben, empfehle ich den
GPS SoftwareAtlas. Da steht alles drin, in Wort und Bild."
Ein Urteil, das von den Anwendern, die den SoftwareAtlas in
ihren Projekten verwendet haben, geteilt wird: "Für uns war
der SoftwareAtlas ein ideales Hilfsmittel, um erstmals alle
Prozesse im Unternehmen übersichtlich darzustellen," so
Reiner Schweitzer von centrotherm.

Inzwischen beschränkt sich der SoftwareAtlas nicht mehr nur
auf die "klassischen" Unternehmensprozesse, sondern
erstreckt sich bis in den "Cyberspace": "Alle reden von
eBusiness, der Einführung elektronischer
Geschäftsprozesse, die über ein unsichtbares Netzwerk
zusammenhängen. Seit ich den GPS SoftwareAtlas habe,
weiß ich endlich, was damit gemeint ist. Dieser Atlas macht
das alls in einem einzigen Bild sichtbar," so Ulrike Gross
von der IBM Global SAP Alliance, Stuttgart. Die Prozesse
des e-Business sind seit dem 20.02.2002 fest in den
SoftwareAtlas integriert. Im Rahmen der Vorstellung dieser
neuen Version wurde übrigens pünktlich um 20.02 Uhr ein
großer eiserner Nagel bei der GPS enthüllt, der das
Zentrum, den "Origin of Cyberspace" markieren soll. Und so
hat der SoftwareAtlas jetzt auch seinen geografischen
Mittelpunkt.
Autor: Uwe Pagel

Weitere Informationen:

GPS Gesellschaft zur Prüfung von Software
mbH – Werner Schmid

Hörvelsinger Weg 54 – 89081 Ulm

Telefon +49 731 96657 0 – Fax +49 731
96657 57

info@gps-ulm.de - www.gps-ulm.de

Das Unternehmen:

Die GPS Gesellschaft zur Prüfung von
Software mbH ist seit der Gründung 1985 ein
akk-reditiertes Prüfinstitut für Software. Aus
der Analyse der Risikosituation von Unterneh-
men, die ihre Geschäftsprozesse mit Hilfe der
Informationstechnik steuern, entstand in den
90er Jahren der GPS SoftwareAtlas als
Referenzmodell für die unternehmensweite
Informa-tionsverarbeitung. Durch Reihentests
mit ERP-Systemen erfolgt zyklisch der
Abgleich des Modells mit dem Stand der
Technik Die GPS ist als Planungs- und
Beratungs- und Serviceunternehmen für
innovative IT-Lösungen tägig.