adeon ag

Automatische Verarbeitung von Kreditorenrechnungen

AP Manager von adeon erfolgreich am Markt eingeführt

Orbit-iEX, 22. bis 25. Mai 2007, Messezentrum Zürich, Halle 5 – Stand D24



Der IT-Spezialist adeon ag, Altendorf, gehört zu den erfolgreichsten Schweizer Lösungsanbietern im Bereich dokumentengestützer Prozesse. Um das kontinuierliche Wachstum weiter voranzutreiben, hat das Unternehmen jetzt mit dem "AP Manager" eine eigenentwickelte Lösung auf den Markt gebracht, die in Kombination mit Business Process Management-Systemen für maximale Effizienz in der Verarbeitung von Kreditorenrechnungen sorgt. Mit dem AP Manager wird der gesamte organisatorische Ablauf merklich gestrafft sowie automatisiert und standortübergreifend abgewickelt: vom Rechnungseingang über die Prüfung und Freigabe bis hin zur Verbuchung im ERP-System. Über kundenindividuelle Regelwerke wird jeder Arbeitsprozess aktiv gesteuert und die Abarbeitung der einzelnen Schritte überwacht. Der kundenseitige Systemverantwortliche ist dabei selbstständig in der Lage, die definierten Regeln zu verändern (z.B. neue Stellvertreterregelung, Limiten- oder Kontierungsvorgaben). Über intuitive Erfassungsmechanismen nimmt er die Änderungen in der zu Grunde liegenden Datenbank vor, wobei der AP Manager in Echtzeit auf die neuen Prozessvorgaben reagiert. Zudem verbindet der AP Manager alle im Kreditorenprozess eingesetzten Softwaresysteme, wie beispielsweise die Scanning-Applikation für die Erfassung der eingehenden Rechnungen, das DMS-System sowie die Finanzsoftware und die Warenwirtschaft. Anstelle verschiedener Anwendungen bedient der Benutzer nur noch eine browserbasierte Oberfläche. Der AP Manager versorgt ihn zur richtigen Zeit am richtigen Ort mit allen notwendigen Funktionen und Informationen aus den jeweiligen Programmen. Auf der diesjährigen Orbit-iEX wird der AP Manager dem interessierten Fachpublikum vorgestellt.



Mit Hilfe des AP Managers von adeon werden die vielfältigen Aufgaben rund um die Kreditorenverarbeitung in einer Business Process Management-Lösung "auf Knopfdruck" abgebildet, automatisiert und transparent abgewickelt. Manuelle Erfassungszeiten sowie Fehlerquoten bei der Rechnungserfassung, Kontierung und Zuweisung zur Kostenstelle sinken auf ein Minimum. Neben einer optimalen Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter sorgen verkürzte Verarbeitungszeiten dafür, dass Zahlungstermine besser eingehalten, Mahnkosten verringert und exakte monatliche Abschlüsse möglich werden. Das Prozesswissen wird vom einzelnen Mitarbeiter in die Firma verlagert. Bei der Einführung des AP Managers gewährleistet ein standardisiertes Einführungsszenario, dass die Lösung schnell implementiert und an die jeweiligen Anwenderbedürfnisse angepasst werden kann. Zudem wird die standardisierte Lösung ständig an aktuelle Marktanforderungen angepasst, der Kunde ist mit seiner Rechnungsverarbeitung stets auf dem aktuellsten Stand. Das Ergebnis: Betrachtet man den Return of Investment des AP Managers (ROI), wird dieser nach zirka 10 bis 18 Monaten erreicht. Das praxiserprobte Projektvorgehen der adeon ag sorgt für ein strukturiertes Gesamtkonzept, bei der die Realisierung einzelner Teilschritte spürbare Arbeitserleichterungen und Mehrwerte mit sich bringen. Für die Definition und Verwaltung der Kreditorenprozesse besteht der AP Manager aus drei Komponenten.



Erster Baustein des AP Managers ist die Verwaltungsapplikation AP Browser. Mit ihm werden alle relevanten Informationen administriert, die zur automatisierten Steuerung eines Kreditorenprozesses benötigt werden. Hierzu zählen Rollen und Teilnehmer, inklusive Stellvertretern und Abwesenheiten sowie die Hierarchie für die Kostenverantwortung (Kontrolle, Visierung, Freigabe) einschließlich Betragslimiten. Neben Kontierungsvorschlägen und Zustellungsregelungen, werden auch die Ausgabenverwaltung und Bearbeitungsfristen inklusive Ausnahmebehandlungen wie Fristabläufe berücksichtigt. Verwaltet wird dieses Regelwerk in einer Datenbank, wodurch der kundenseitige Systemverantwortliche mögliche Veränderungen schnell abbilden kann. Über eine standardisierte Verwaltungsoberfläche des AP-Browsers kann er einfach auf Veränderungen (Regeln, Veränderung der Kontierungsvorschläge, usw.) reagieren und die entsprechenden Definitionen im AP Browser selber vornehmen.



Zweiter Baustein ist der so genannte AP Ruler, welcher die Daten aus dem AP Browser in einen Arbeitsablauf kapselt, der im Hintergrund arbeitet. Dieser Prozess überprüft kontinuierlich den Status jeder Aufgabe und gibt den nächsten Arbeitsschritt vor. Dabei ermittelt der AP Ruler unter anderem welcher Mitarbeiter welche Aufgabe erhält, und welche Bearbeitungszeiten pro Aufgabe vorgesehen sind. Zudem kontrolliert der AP Ruler, welcher Anwender Datenveränderungen vornehmen darf und um welchen Betrag es sich handelt.



Letzte Komponente ist der AP Musterprozess, der die Arbeitsschritte in der Rechnungsverarbeitung abdeckt. Dazu zählt zum einen die elektronische Posteingang Prüfung sowie die Freigabe der Rechnungen durch die verschiedenen Kontrollinstanzen. Zum anderen beinhaltet der AP Musterprozess die automatische Verbuchung im vorhandenen ERP-System sowie eine mögliche Integration ins elektronische Archiv. Der verbleibende Anteil an individueller Prozessbeschreibung ist notwendig, um Schnittstellen zu Drittsystemen oder kundenspezifische Regelungen abzubilden. Diese Anpassungen bringen aufgrund des standardisierten Vorgehens von adeon minimale Aufwände für den Kunden mit sich.





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Die adeon ag mit Sitz in Altendorf/SZ ist ein Schweizer Dienstleistungsunternehmen, das sich mit dem Vertrieb und der Integration von innovativen Softwarelösungen in den Bereichen Dokumenten-Management, elektronische Archivierung, Prozess Management, Knowledge Management und digitale Signatur beschäftigt. Das Ziel des von erfahrenen IT-Fachleuten gegründeten Unternehmens ist es, Lösungen an die Bedürfnisse der Anwender masszuschneidern und zu implementieren. Zu den Kernkompetenzen gehören die umfassende Systemanalyse und Konzeption, die lösungsorientierte Integration von Hard- und Software-Produkten renommierter Anbieter, die systematische Projektleitung mit einer effizienten und termingerechten Realisierung sowie die Unterstützung bei der Einführung.