adeon ag

BauBedarf optimiert Rechnungsverarbeitung

Schweizer Baumaterialhändler setzt auf Lösungskonzepte der adeon ag

Die BauBedarf-Gruppe ist die bedeutendste Baumaterialhandelskette in der Deutschschweiz. Um diese Wettbewerbsfähigkeit weiter auszubauen, hat sich BauBedarf entschlossen, die historisch gewachsenen Prozesse in der Rechnungsverarbeitung zusammen mit dem Altendorfer IT-Lösungsanbieter adeon ag neu zu organisieren. Grund dafür sind die jährlich rund 185.000 Kreditorenrechnungen, die die Sachbearbeiter von BauBedarf bisher manuell und vor allem dezentral an den 38 Niederlassungen bearbeiteten. "Allein für die Arbeitsschritte ‚erfassen, sortieren und ablegen’ haben wir jährlich 55.000 Arbeitsstunden investiert. Zeit, die unseren Mitarbeitern für wichtigere Dinge zur Verfügung stehen sollte", erläutert Willi Gredig, Leiter Zentrale Vertriebsunterstützung bei BauBedarf, die Hintergründe der Prozessoptimierung. Mit Hilfe des IT-Lösungsanbieters adeon ag werden künftig sämtliche Kreditorenrechnungen elektronisch erfasst, prozessorientiert bearbeitet, visiert und archiviert sowie automatisch im vorhandenen SAP-System verbucht. Jedes Dokument ist künftig ohne grosses Suchen und lange Postwege elektronisch verfügbar. Die Frage, wo sich welche Rechung in welchem Bearbeitungsstadium befindet, lässt sich über ein intelligentes Prozessmanagement auf Knopfdruck von jedem Arbeitsplatz aus beantworten – egal, ob in der Zentrale in Rümlang oder in den 38 Niederlassungen.



Seit April 2006 wird die neue Lösung von adeon bei BauBedarf eingeführt. Sobald alle Standorte produktiv mit dem System arbeiten, wird der optimierte Bearbeitungsprozess wie folgt ablaufen: Alle Rechnungstypen kommen im Posteingang der Firmenzentrale in Rümlang an. Hier werden sie mit einem Barcode versehen und über die Data Capturing Software FreeFormStar elektronisch erfasst, indexiert und an das Archivsystem KENDOX Business Edition übergeben. Rechnungen, die vom System nicht sauber gelesen werden, bearbeitet ein Mitarbeiter am Bildschirm nach. Anschliessend übernimmt die Business Process Management-Software Bizflow sowohl das Bündel ausgelesener Rechnungsdaten als auch das gescannte Dokument und leitet beides automatisch an die zuständigen Mitarbeiter zur Überprüfung und Visierung weiter. Ist die Rechnung freigegeben, wird sie am Prozessende automatisch in SAP verbucht, wobei das bereits archivierte Dokument mit der Auftragsnummer aus dem ERP-System nachindexiert wird. Für die revisionsgerechte Aufbewahrung sorgen optische Speichermedien.



Individuelles Leitsystem für jede Rechnungsart

Wichtiger Bestandteil des Projektes war die individuelle Behandlung der unterschiedlichen Rechungstypen (Transit, Lager und Gemeinkosten) innerhalb des Prozessmanagements. Damit die Rechnungen "sauber" durch das ERP-System SAP verarbeitet werden können, mussten unterschiedlichste Positions- und Plausibilitätsprüfungen sowie Datenabgleiche mit dem ERP-System (Referenztabellen, Artikelstämme der Lieferanten, usw.) realisiert werden. Deshalb wurden für die Verarbeitung der einzelnen Rechnungsarten individuelle Regeln im Prozessmanagement definiert und hinterlegt.



Das Ergebnis: Durch die adeon-Lösung kann BauBedarf die Bearbeitungszeit der Rechnungen massiv reduzieren. Künftig wird jeder Sachbearbeiter seine zu erledigenden Aufgaben immer aktuell und übersichtlich im Workflow-System abgebildet vorfinden. Hinzu kommt, dass durch das elektronische Archiv alle Rechnungsdaten jederzeit und überall durch die berechtigten Sachbearbeiter aufgerufen werden können. Papierbelege, nach denen man früher lange suchen musste, werden sich in Zukunft nahezu auf null reduzieren.



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Die adeon ag mit Sitz in Altendorf/SZ ist ein Schweizer Dienstleistungsunternehmen, das sich mit dem Vertrieb und der Integration von innovativen Softwarelösungen in den Bereichen Dokumenten-Management, elektronische Archivierung, Prozess Management und Knowledge Management beschäftigt. Das Ziel des von erfahrenen IT-Fachleuten gegründeten Unternehmens ist es, Lösungen an die Bedürfnisse der Anwender masszuschneidern und zu implementieren. Zu den Kernkompetenzen gehören die umfassende Systemanalyse und Konzeption, die lösungsorientierte Integration von Hard- und Software-Produkten renommierter Anbieter, die systematische Projektleitung mit einer effizienten und termingerechten Realisierung sowie die Unterstützung bei der Einführung.