cronos Unternehmensberatung GmbH

Besser als Nachbessern: Der Prüfer ist immer dabei

Eigene Wege der Qualitätssicherung bei SAP-IS-U-Projekt der SWT

Wer ein neues Abrechnungssystem einführt, sollte sicherstellen, dass dieses System später auch "wirtschaftsprüferfest" ist, denn Rechnungen müssen nicht nur korrekt aufgebaut sein, sondern auch alle bilanzrechtlichen Vorschriften erfüllen. Da Wirtschaftsprüfungen aber in der Regel nur einmal jährlich erfolgen, steigt nach Software-Projekten bei den Beteiligten dann die Spannung und es stellt sich oft die heiß diskutierte Frage: " Findet der Wirtschaftsprüfer nach dem Produktivstart Mängel? Wenn ja, heißt es dann nachbessern am System!" SWT (Stadtwerke Trier) wollte dies bei der Umstellung seines alten Abrechnungssystems für den Sondervertragskundenbereich vermeiden. Deshalb wurden beim Projekt SAP IS-U/CCS, das mit Hilfe der cronos billing consulting GmbH aus Münster bei SWT umgesetzt wurde, von Beginn an Wirtschaftsprüfer einbezogen.



Mit großem Engagement und hohen Investitionen festigt SWT seit Jahren nicht nur den Hauptsitz Trier, sondern hat auch wichtige und große Schritte in die Region unternommen. Die Menschen, die hier leben, arbeiten und wohnen versorgt SWT mit Strom, Gas oder Fernwärme. Auch das Lebensmittel Nr. Eins ‚Trinkwasser’ fließt in höchster Qualität von den eigenen Wasserwerken bis zum Wasserhahn der Kunden. Seit Anfang 2005 ist in Trier auch der Bereich Abwasser eingegliedert, womit die gesamte Palette der leitungsgebundenen Ver- und Entsorgung abgedeckt wird. Mit Personennahverkehr, Parken in Trier, Telekommunikation und Stadtbad bietet SWT zudem weitere Serviceleistungen.

Rund 200.000 Einwohner zählt das gesamte Versorgungsgebiet der Region Trier. Die Hälfte davon lebt in Gemeinden, in denen SWT als reiner Gasversorger aktiv ist. Das Gros der Stromkunden ist in Trierer zu finden und als sehr treu zu bezeichnen. Die Wechselquote seit der Liberalisierung des Strommarktes lag bei SWT unter einem Prozent. Entsprechend stehen in Vertrieb und Abrechnung die Kundenpflege und Kundenbindung im Vordergrund – dies auch mit Unterstützung der Informationstechnologie.



Schon seit 2002 setzt SWT im Tarifkundenbereich auf die Branchenlösung SAP IS-U. Die Sondervertragskunden wurden dagegen noch über das Altsystem STS bearbeitet. "Aufgrund des neuen Energiewirtschaftsgesetzes mussten wir uns hier neu positionieren. Obwohl wir unter die de-Minimis-Regelung fallen, wollten wir künftig in der Frage des Unbundling handlungsfähig bleiben", betont Thomas Speckter, verantwortlich für Vertriebssteuerung bei SWT, " und dies ganz abgesehen vom Problem der redundanten Datenhaltung in zwei Systemen." Daher wurde bereits im Jahr 2004 damit begonnen Sondervertragskunden, sowie alle sonstigen Vertragskonten mit Besonderheiten - Stromsteuerermäßigung, Eigenverbrauch, Organabrechnung , Einspeisungsabrechnungen - in SAP IS-U zu überführen.



Schon in und bei der Ausschreibung des Projekts bezog man externe Wirtschaftsprüfer mit ein. Dazu hieß es wörtlich unter dem Stichwort Qualitätssicherung: "Voraussetzung für die Projektabnahme seitens SWT ist die Erstellung eines Testates zur Sicherstellung der Ordnungsgemäßheit und Sicherheit durch diesen sachverständigen Dritten." "Wir hatten schon beim Tarifkundenprojekt gute Erfahrungen mit dieser Art der Qualitätssicherung gemacht. Letztlich hilft der Prüfer dabei, unsere Interessen als Kunde zu wahren und sorgt zudem dafür, dass wir nach Projektabschluss keine bösen Überraschungen erleben", nennt Speckter die Gründe für die Zusammenarbeit.



Den Auftrag für die Projektumsetzung erhielt mit cronos billing consulting ein Unternehmen der cronos Unternehmensgruppe aus Münster. "Für uns war bei der Auswahl nicht nur wichtig, dass der neue Partner für das Sondervertragskundenprojekt über die entsprechenden Erfahrungen verfügt. Er sollte zudem in der Lage sein, das Projekt effizient zu koordinieren. Schließlich waren neben den Wirtschaftsprüfern eine ganze Reihe weiterer Partner in das Projekt involviert", erläutert Speckter. So musste parallel zur Migration des Altsystems auch die Integration des IXOS-Archivs erfolgen und es galt, den Druck-Output via Streamserve umzusetzen. Nicht zuletzt musste gleichzeitig das Berichtswesen komplett auf das SAP Business Warehouse umgestellt und in diesem Rahmen etwa die bilanzielle Abgrenzung im Individualverfahren abgebildet werden. Ein ganzes Aufgabenbündel also, bei dem normalerweise Verzögerungen im Projekt vorprogrammiert sind. "Mit Unterstützung von cronos haben wir es dennoch geschafft, das Projekt im vorgesehenen Zeit- und Budgetrahmen abzuwickeln und zum Januar 2005 die ersten Sondervertragskunden mit SAP IS-U abzurechnen. Und das, obwohl cronos eine ganze Reihe an speziellen Anforderungen mit berücksichtigen musste", fasst Thomas Speckter von SWT die Erfahrungen zusammen. So mussten nicht nur alle Sparten inklusive der Abwasserabrechnung abgebildet werden, auch im Bereich des Eigenverbrauchs und der Organabrechnung waren zahlreiche Trierer Eigenheiten zu berücksichtigen. Regelmäßig wurden darüber hinaus IT-Audits durchgeführt, bei denen die Wirtschaftsprüfer die jeweils abgeschlossenen Projektschritte intensiv unter die Lupe nahmen.



"Unser Modell hat sich in jedem Falle bewährt. Die enge Einbindung der Wirtschaftsprüfer verursachte vergleichsweise geringe Zusatzkosten und hat sich in Sachen Qualität schon jetzt mehr als bezahlt gemacht", attestiert Speckter aus Sicht der Vertriebssteuerung. Ähnliche Modelle wurden daher auch in anderen Projekten von SWT umgesetzt.

So wurde bei der Integration der GDPdU-Anforderungen in SAP IS-U ( ebenfalls unter Federführung der cronos billing consulting ) das Finanzamt in Trier direkt beteiligt. "Schon der erste Workshop für das Projekt wurde gemeinsam mit Prüfern des Finanzamts durchgeführt. Im weiteren Projektverlauf haben wir dann die Daten aus SAP classic und IS-U direkt auf die Notebooks der Prüfer gespielt", beschreibt Hans-Josef Zimmer, Abteilungsleiter der SWT Datenverarbeitung, das Vorgehen. Das Ergebnis: "Von Amts wegen" wurde festgestellt, dass die aus dem SAP-System erzeugten Datenextrakte problemlos von der Prüfsoftware IDEA des Finanzamtes eingelesen werden können. Mit diesen erfolgreich abgeschlossenen Projekten blickt Thomas Speckter zukünftigen Aufgaben zuversichtlich entgegen. "Nachdem wir uns bereits auf der kleinsten Ebene der Preisbestandteile ‚unbundelt’ haben - sämtliche Bestandteile inklusive Netznutzung, Stromsteuer, KWK , EEG wurden eindeutig netz- oder lieferantenseitig zugeordnet - prüfen wir jetzt die Gestaltung einer möglichst wirtschaftlichen Einführung des Zwei-Vertragsmodell. Auch offene Anforderungen wie die Abrechnung der Oberflächenentwässerung von bebauten Flächen sollen schnellstmöglich in IS-U integriert werden."





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