Schleupen AG

Brennpunkt EDM: die Grundlage für flüssige Prozesse

Stadtwerke Meiningen setzen beim Energiedatenmanagement auf Schleupen

Effizienter werden, das ist gerade für mittlere
und kleinere Energieversorger ein wichtiges
Ziel, um im liberalisierten Energiemarkt
besser bestehen zu können. Dazu gilt es nicht
nur, die internen Prozesse zu optimieren,
sondern vor allem auch die
Geschäftsprozesse, bei denen das Stadtwerk
mit den anderen Markteilnehmern
kommunizieren und Daten austauschen
muss. Für die Stadtwerke Meiningen stand
deswegen das Thema
Energiedatenmanagement ganz oben an, als
es darum ging, die Anforderungen des
liberalisierten Marktes umzusetzen. Mit der
EDM-Lösung CS.EL-Energie-Logistik von
Schleupen laufen hier künftig immer mehr
Geschäftsprozesse automatisch, sowohl auf
Netzbetreiberseite wie im Vertrieb.

Mit rund 14.500 Tarif- und 80
Sondervertragskunden gehören die
Stadtwerke Meiningen zu den kleineren
Werken in Deutschland. Mit einer konsequent
regionalen Ausrichtung und einem
entsprechend gestalteten Strom-Produkt,
dem "Werra-Strom" ist es den Stadtwerken
Meiningen gelungen, die eigene Stellung
nicht nur zu halten, sondern auch
auszubauen. Rund 160 Neukunden konnten
mit dem "Werra-Strom" innerhalb der letzten
Monate außerhalb des eigenen Netzgebietes
gewonnen werden. Das war auch ein Grund
dafür, dass man in Meiningen im Jahr 2001
begann, sich mit dem Thema
Energiedatenmanagement intensiver
auseinanderzusetzen. Denn die
Anforderungen des freien Marktes sind auf
Dauer mit herkömmlichen Mitteln - sprich mit
Excel - nicht mehr zu bewältigen. Das Ziel der
Stadtwerke Meiningen ist es aber nicht nur,
die alltäglichen Arbeitsabläufe zu erleichtern,
sondern immer wiederkehrende
Geschäftsprozesse, wo immer möglich, auch
automatisch abzuwickeln. "Für uns war es
wichtig, dass wir eine Lösung finden, die sich
unseren Prozessen anpasst. Denn wir
wollten auf keinen Fall unsere auf die
Markterfordernisse abgestimmten
Arbeitsabläufe der Software anpassen
müssen", so Thomas Zingel,
Energiemanager bei den Stadtwerken
Meiningen.
Zwei zentrale Aufgaben sind es, die bei den
Stadtwerken Meiningen über das
Energiedatenmanagement abgewickelt
werden. Zum einen geht es in der Rolle als
Verteilnetzbetreiber vor allem um das
Sammeln, Aufbereiten, Bilanzieren und
Verteilen von Verbrauchsdaten sowie um die
Umsetzung des Lastprofilverfahrens. Zum
anderen agiert man als Lieferant aktiv am
Energiemarkt, und damit müssen neben der
Kundenbetreuung und der Akquise von
Neukunden zunehmend auch die
Beschaffungsprozesse abgebildet werden.
Denn auch in Meiningen sind die Tage der
Vollstromversorgungsverträge gezählt, die
Energie muss zunehmend auf dem freien
Markt beschafft werden.

An das Energiedatenmanagement stellen
diese neuen Beschaffungsprozesse
Anforderungen, die mit Excel längst nicht
mehr zu bewältigen sind. "Auf der einen Seite
läuft die Beschaffung in immer kürzeren
Zyklen ab, auf der anderen Seite planen wir
aber auch schon für die Jahre 2003 und
2004", so Frank Baumann, als Assistent der
Geschäftsleitung verantwortlich für das EDM-
Projekt der Stadtwerke Meiningen. "Die
Prognosen müssen deswegen sowohl
tagesgenau erfolgen können, als auch über
ganze Jahre hinweg. Ohne geeignete
Instrumente ist das nicht zu schaffen." Denn
die Datenmengen für eine langfristigen
Planung sind immens. Aber auch bei den
kurzfristigen Beschaffungsprozessen ist das
Energiedatenmanagement gefordert. Die
erfolgen in Meiningen inzwischen meist
monatlich und zunehmend auch wöchentlich.
Basis dafür sind die Verbrauchsdaten, die
sowohl vom eigenen Netzbetrieb als auch von
den Netzbetreibern geliefert werden, in deren
Gebieten Kunden mit "Werra-Strom" beliefert
werden. Diese Daten sind eine der
Grundlagen für die Prognose, in die aber
auch Wetterdaten einfließen oder
Informationen aus der Vertragsabrechnung,
beispielsweise zu neuen oder geänderten
Verträgen. Das Ergebnis dieser Prognose
bildet dann die Ausgangsbasis für die
Beschaffung. "Auch wenn wir die Beschaffung
nicht selbst abwickeln, sondern seit Anfang
des Jahres im Verbund mit der KES, der
Kommunalen
Energiedienstleistungsgesellschaft Süd-
Sachsen, durchführen, ist die Qualität der
Prognose entscheidend für den erzielbaren
wirtschaftlichen Erfolg", so Frank Baumann.
Denn mangelhafte Prognosen einzelner
Mitglieder gefährden die Preise für die
gesamte Einkaufsgemeinschaft und finden
sich verursachergerecht in den
Energiebezugskosten wieder.

Für eine qualitativ gute Prognose genügt es
aber nicht, die Daten für den
Energieverbrauch aus der Vergangenheit
oder Wetterdaten heranzuziehen. Für Frank
Baumann ist vor allem auch die enge
Kopplung mit der Vertragsabrechnung
entscheidend. Nur wenn Informationen wie
Vertragsänderungen, neue Verträge oder
Kündigungen mit berücksichtigt werden,
bleibt man von Überraschungen verschont.
Deswegen gehörte für die Stadtwerke
Meiningen die enge Integration des
Energiedatenmanagements in das
Abrechnungssystem neben den funktionalen
Aspekten zu den wichtigsten
Voraussetzungen bei der Softwareauswahl.
Hier setzt man in Meiningen bereits seit
Jahren auf das Schleupen AS400-System und
noch nicht auf das neue Schleupen.CS. "Wir
waren bei der Auswahl offen für alle Anbieter,
das Schleupen-EDM-System CS.EL bot mit
seiner ausgefeilten Schnittstelle für uns
jedoch die meisten Möglichkeiten, eine enge
Kopplung mit der Abrechnung zu realisieren",
so Frank Baumann. Nicht nur aus Vertriebs-,
sondern gerade auch aus Netzbetreibersicht,
wo es auf eine vertragsgerechte Abbildung
der Beziehungen ankommt.

Während üblicherweise Themen wie
Abrechnung oder die betriebswirtschaftlichen
Anwendungen bei einer Neuorientierung in
der Datenverarbeitung im Vordergrund
stehen, startete man bei den Stadtwerken
Meiningen ganz bewusst mit dem Thema
EDM in diesen Prozess. Nicht nur, weil die
vorhandenen Kapazitäten es nicht zuließen,
mehrere Projekte parallel zu betreiben,
sondern weil hier grundsätzliche
Geschäftsprozesse betroffen waren. Ein
Vorgehen, dass sich aus Sicht von Frank
Baumann bewährt hat. "Gerade weil beim
Energiedatenmanagement die
Zusammenhänge deutlich werden, werden
wir künftig bei der Umstellung der weiteren
Systeme sicherlich weit weniger Probleme
haben", so seine Einschätzung. Denn weil
man sich so sehr intensiv mit den
Anforderungen des liberalisierten Marktes
beschäftigen musste, konnte man auch in
den bestehenden Systemen Unstimmigkeiten
bei den Daten und organisatorische Mängel
entdecken und bereinigen. Gerade bei der
Integration der Zählerfernauslesung von
Fröschl konnten so die Datenflüsse zwischen
dem Zähler und der Abrechnung optimiert
werden. "Damit können wir nun bei der
Umstellung weiterer Anwendungen auf einen
konsistenten und praxisgerechten
Datenbestand aufsetzen, was den Aufwand
für diese Umstellungen natürlich deutlich
senkt. Zudem sind durch die enge Integration
diese Daten nur einmal im System
vorhanden, und damit sinkt auch der laufende
Aufwand für die Pflege und vor allem für die
Fehlerbereinigung deutlich", so Frank
Baumann. Noch wichtiger ist für ihn aber die
Möglichkeit, viele Prozesse automatisieren zu
können. "Unsere Mitarbeiter bekommen so
wieder die Kapazitäten, die sie eigentlich für
,gewinnbringendere’ Tätigkeiten etwa in der
Kundenbetreuung benötigen." Er hofft
deswegen, dass sich die Bestrebungen in
Richtung einheitlicher Formate in der
Datenkommunikation auf dem Energiemarkt
bald durchsetzen. "Bislang regiert hier leider
immer noch Excel, von der Fähigkeit
beispielsweise via MSCONS zu
kommunizieren, sind viele Unternehmen noch
weit entfernt."

Autor: Uwe Pagel

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