comprendium Ltd.

Comprendium sorgt für Überblick beim Geschäft mit dem Rohkaffee

Neumann Gruppe GmbH strafft Abläufe im Rechnungswesen mit InfoStore DMS

Für die weltweit aktive Neumann Kaffee Gruppe, mit Stammsitz in Hamburg, steht Integration seit jeher ganz oben auf der Prioritätenliste. Besonders im Rechnungswesen legt der führende Spezialist für Rohkaffee Wert darauf, dass alle Informationen, die auch in anderen Bereichen benötigt werden, einfach und unkompliziert zur Verfügung gestellt werden. Das gilt seit diesem Jahr auch für zahlreiche Dokumente, die bislang nur auf Papier vorgehalten wurden. Mit Hilfe von InfoStore for iSeries von Comprendium und einer engen Integration zur bereits seit längerem eingesetzten SoftM-Finanzbuchhaltung realisierte Neumann Gruppe GmbH, die Holding und zentrale Service-Einheit der Neumann Kaffee Gruppe, ihren Einstieg in das Thema elektronische Archivierung.




Archiv, das bedeutete bei Neumann Gruppe bislang nicht nur, dass sämtliche Belege auf Papier und in Akten abgelegt wurden. Das Archiv war auch physisch ein eigener Raum, in dem diese Akten schließlich gelagert wurden. Zwar hatte man die Einführung eines elektronischen Archivs schon länger erwogen, doch als klar war, dass der Lagerraum in der Hamburger Speicherstadt nicht mehr zur Verfügung stehen würde, war die Einführung eines modernen Dokumenten Management Systems unumgänglich. Abgesehen davon, dass die Mieten in der Hamburger Speicherstadt für ein reines ´Papierarchiv´ längst viel zu hoch sind, sollte durch die Einführung papierloser Abläufe auch für mehr Effizienz im Rechnungswesen gesorgt werden. Allein schon vor dem Hintergrund der GDPdU wollten wir hier pünktlich zum 1. Januar 2003 mit einem elektronischen Archiv starten, beschreibt Heiko Piazza, in der IT-Unit von Neumann Gruppe verantwortlich für die elektronische Archivierung, die Gründe für die Einführung einer DMS-Lösung. Das Rechnungswesen bildete bei dieser Einführung den Dreh- und Angelpunkt.




Zwei Aspekte spielten bei der Auswahl der neuen DMS-Lösung eine zentrale Rolle. Das System sollte sich nahtlos in die bestehende SoftM-Finanzbuchhaltung integrieren lassen. Und es sollte auf IBM iSeries als Serverplattform aufsetzen. Gerade die Sicherheit und Verfügbarkeit dieser Plattform spielt für unser Unternehmen eine große Rolle. Deswegen haben wir relativ schnell davon Abstand genommen, hier auf ein windows-basiertes System zu setzen, so Heiko Piazza zu den Auswahlkriterien. Relativ schnell reduzierte sich der Kreis der Kandidaten auf die DMS-Lösung InfoStore for iSeries von Comprendium. Denn InfoStore verfügt nicht nur über vielfach bewährte Anbindungsmöglichkeiten zu den Lösungen von SoftM, mit SoftM Communications stand auch ein bewährter Comprendium-Partner für die Einführung des Systems zur Verfügung.




Mit rund 40.000 Eingangs- und rund 20.000 Ausgangsrechnungen hält sich das Belegvolumen bei der Neumann Gruppe durchaus in Grenzen. Denn Neumann Kaffee Gruppe ist zwar weltweit mit 43 operativen Einheiten in 25 Ländern aktiv, doch über das Rechnungswesen der Hamburger Zentrale werden nur die deutschen Aktivitäten der Gruppe verwaltet. Im Geschäft mit Rohkaffee geht es jedoch regelmäßig um große Mengen. Dabei ist es für Neumann Gruppe natürlich wichtig, immer den genauen Überblick über die laufenden Geschäfte zu haben. Deshalb wurden zusätzlich Prüfroutinen entwickelt, über die die SoftM-Buchhaltung regelmäßig mit dem InfoStore-Archiv abgeglichen werden kann. So kann zeitnah festgestellt werden, ob auf der einen Seite das Archiv vollständig ist, d.h. ob kein Scan fehlt, auf der anderen Seite aber auch, ob alle Belege gebucht wurden. Denn die ausgehenden Belege werden durch das eigenentwickelte Anwendungssystem automatisch bei Erstellung durch die Fachabteilung archiviert, während die Buchung im Rechnungswesen erst später erfolgt. Die manuelle Archivierung der Eingangsbelege hingegen kann nur erfolgen, wenn die Belegnummer bereits in der SoftM-Buchhaltung gebucht wurde.




Ein zweiter Schwerpunkt des Projektes war die Anbindung des Warenwirtschaftssystems an die Geschäftsprozesse des Rechnungswesens und der elektronischen Archivierung. Hier kommt eine individuelle Lösung zum Einsatz, die auf die speziellen Anforderungen des Rohkaffeegeschäfts ausgerichtet wurde. Sämtliche Vorgänge zu einer Partie Rohkaffee werden in Papierform in einer Mappe zusammengefasst und gesammelt, von Herkunftszertifikaten aus den Ursprungsländern über die Kontrakte und die gesamte Korrespondenz bis hin zu den Verkäufen. Soweit erforderlich bzw. hilfreich werden die hierin enthaltenen Daten in das Warenwirtschaftssystem eingegeben und dort u.a. bei der Erstellung von Dokumenten und Belegen herangezogen. Um einen möglichst kompletten Überblick zu einer Partie zu behalten, wurde schon frühzeitig eine enge Integration mit der SoftM-Finanzbuchhaltung realisiert, über die die Benutzer aus der Warenwirtschaft direkt auf Buchhaltungsinformationen zugreifen konnten. In ähnlicher Weise erfolgte nun auch die Integration von InfoStore for iSeries. Damit stehen jetzt sämtliche ein- und ausgehenden Belege auch hier direkt und elektronisch am Bildschirm zur Verfügung. Zusätzlich wurde die Möglichkeit geschaffen, die einzelnen Belege direkt aus dem eigenen Anwendungssystem heraus mit Notizen zu ergänzen, um so zusätzliche Informationen hinterlegen zu können.




Zwar sollen langfristig auch weitere Dokumente, die in der Mappe heute noch in Papierform geführt werden, elektronisch zur Verfügung gestellt werden, doch das kann erst in weiteren Schritten geschehen. Technisch ist das nach der Einführung von InfoStore sicher kein Problem mehr. Wir müssen hier aber erst einmal die komplexen logistischen Prozesse abbilden. Denn die Dokumente in einer Mappe kommen aus völlig unterschiedlichen Quellen und vor allem auch geografisch von den verschiedenen Stationen, die eine solche Partie durchläuft, schildert Heiko Piazza die Aufgabenstellung. Auch sonst soll der Einsatz von InfoStore weiter ausgebaut werden. So werden im nächsten Schritt alle Listen und Auswertungen, die für die Jahresabschlüsse geführt werden, in das elektronische Archiv übernommen und die hier bisher noch übliche Mikroverfilmung abgelöst. In weiteren Schritten soll es dann an die E-Mail-Archivierung sowie an die Archivierung der Dokumente aus anderen Unternehmensbereichen gehen.




Autor: Uwe Pagel / exklusiv für Midrange magazin 12/03




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