Solitas Informatik AG

Delikatessen und Rechnungen aus aller Welt

Dallmayr setzt beim Document Management auf InfoStore

Gehandelt werden am Stammsitz von
Dallmayr in der Dienerstrasse, gleich hinter
dem Münchner Rathaus, Spezialitäten aus
aller Welt. Mit Obst und Gemüse, Wein, Tee
und Kaffee und anderen erlesenen
Lebensmitteln hat sich das Münchner
Traditionshaus in mehr als 300 Jahren zu
einer der ersten Adressen in Deutschland
entwickelt, wenn es um Delikatessen geht.
Entsprechend bunt und vielfältig geht es bei
den Lieferantenrechnungen aus aller Welt zu.
Da gibt es nichts, was es nicht gibt: von klein
bis groß, von schwerem Papier bis zu zarten
Durchschlägen in den unterschiedlichsten
Qualitäten - und das alles muss archiviert
werden. Seit Mai 2001 setzt Dallmayr dabei
auf InfoStore von Solitas, eingeführt vom
Münchner DMS-Spezialisten Scheuchl &
Partner. Nicht nur die Anforderungen des
Einzelhandels mussten dabei abgebildet
werden. Hinter der weltberühmten Fassade
laufen auch die Fäden des
Kaffeegroßhandels zusammen, der 1985 als
Alois Dallmayr Kaffee OHG ausgegliedert
wurde und sich seitdem zum fünftgrößten
Kaffeeröster Deutschlands entwickelt hat.

Entscheidend bei der Auswahl des Document
Managements war für Ismet
Karamehmedovic, verantwortlich für
Organisation und Informatik bei Dallmayr, die
Integrationsfähigkeit des Systems. Nicht nur
mit den Anwendungen des
Rechnungswesens musste die Lösung
zusammenpassen, auch die Integration in die
individuell entwickelten Lösungen für die
Warenwirtschaft, die Logistik und die
Fakturierung musste mit dem neuen System
einfach zu realisieren sein. Und: die neue
Software sollte die AS/400 als Server-System
direkt unterstützen. "Alle Anforderungen
zusammen erfüllten nur wenige der Systeme
auf dem Markt", so Karamehmedovic. Eines
davon war InfoStore von Solitas, dass auch
die nötigen Integrationsmöglichkeiten für
die
eigene Software mitbrachte. Dass man sich
beim Rechnungswesen bereits für die
Lösung des Münchner ERP-Anbieters SoftM
entschieden hatte, war ein weiteres Argument
zu Gunsten von InfoStore, da hier eine
Standardintegration zu den
SoftM-Anwendungen zur Verfügung steht. Und
um weitere Synergie-Effekte nutzen zu
können, wurde schließlich die SoftM-Tochter
Scheuchl & Partner mit der Realisierung des
Projektes beauftragt.

Im Bereich Archivierung blickt man bei
Dallmayr auf langjährige Erfahrungen zurück.
Schon 1991 wurde eine "elektronische"
Archivierung eingeführt, die technologisch
eine Art "Missing Link" zwischen der
Mikroverfilmung und dem modernen
Document Management darstellt. Weil 1991
die Scanner-Technologie noch nicht
ausgereift verfügbar war, wurde bei dieser
Lösung eine Spezialkamera eingesetzt,
entwickelt vom 3M und Canon. Mit dieser
Spezialkamera wurden die Dokumente
fotografiert - auf Filmen, die jeweils ca. 3.000
Bilder aufnehmen können. Bei jedem Bild
wurde von der Kamera automatisch jeweils
die Bild- und Filmnummer auf einen DOS-PC
übertragen, wo diese Informationen mit der
jeweiligen Belegnummer ergänzt wurden –
zunächst manuell, später dann mit einem
Barcodeleser, der die Informationen
automatisch vom entsprechenden Aufkleber
auf dem Dokument übernahm. Eine einfache
Einplatzlösung und technisch völlig
überholt,
die aber einen entscheidenden Vorteil für die
Einführung von InfoStore brachte. Sämtliche
Strukturen, Indices, die gesamte Organisation
des Document Managements war vorhanden
und konnte eins zu eins übernommen
werden. Die Einführungszeit konnte
deswegen sehr kurz gehalten werden: nach
der Installation Ende Januar 2001 wurde der
Parallelbetrieb schon am 1. April
aufgenommen, das Altsystem wurde einen
Monat später endgültig still gelegt.

InfoStore selbst war schnell einsatzbereit.
"Das System lief schon nach wenigen Tagen",
erinnert sich Ismet Karamehmedovic. Weil
man auf die vorhandenen Strukturen
aufbauen konnte, hielt sich auch der Aufwand
für die Einrichtung des Systems absolut in
Grenzen. Belegarten, Indices,
Berechtigungen, sämtliche Strukturen und
organisatorischen Vorgaben wurde ohne
Änderungen aus dem Vorgängersystem
übernommen. Über die Standardintegration
zu SoftM lief die Anbindung der
Finanzbuchhaltung ebenfalls nach nur kurzer
Zeit. Als besonders effizient empfand Ismet
Karamehmedovic dabei die Betreuung durch
die SoftM-Tochter Scheuchl & Partner. "Da die
Mitarbeiter im Projekt sowohl etwas von der
eingesetzten Finanzbuchhaltung als auch vom
DMS-System verstanden, konnten alle
auftretenden Fragen sofort beantwortet
werden". Auch die Anbindung der
Warenwirtschaft und Logistik an InfoStore
sowie die Integration der insgesamt zwei
Fakturierungssysteme, die in den zwei
angeschlossenen Dallmayr-Gesellschaften
eingesetzt werden, gelang ohne weitere
Probleme. Diese Integration wurden von der
EDV-Abteilung selbst realisiert und konnte
ebenfalls bis zum Start des Parallelbetriebs
abgeschlossen werden. Besonders wichtig
war für Karamehmedovic hier die Möglichkeit,
mit InfoStore auch Daten im PCL5-Format
verarbeiten zu können, also die Verarbeitung
der Original-Druckdatei für die Archivierung,
inklusive der grafischen Informationen, wie
Logo, Schrift etc. "Ich wollte auch beim
Archivieren der Spool-Dateien den
‚Originalbeleg’ im Archiv haben, genau so, wie
ihn der Kunde auf Papier erhalten hat", so
Karamehmedovic.

Etwas aufwendiger gestaltete sich die
Verarbeitung der Belege über den Scanner,
vor allem wegen der schon beschriebenen
Vielfalt an Formaten und Papierqualitäten.
Standard-Scanner kamen hier deswegen
nicht in Frage. Schließlich entschied sich
Dallmayr für eine Lösung von Panasonic, die
nicht nur Formate bis DIN A3 verarbeitet,
sondern neben dem automatischen
Papiereinzug auch als Flachbettscanner
funktioniert. So können auch "widerspenstige"
Belege verarbeitet werden, die sich dem
automatischen Einzug widersetzen.
Manchmal trauern die Mitarbeiter und
Mitarbeiterinnen aber auch noch der alten
Lösung mit dem Fotoapparat nach, denn da
gab es diesen Fall schlichtweg nicht. Da legte
man den Beleg unter das Objektiv, löste mit
einem Fußschalter aus und hatte das
Dokument "im Kasten". Den Komfort eines
automatischen Belegeinzugs will auf der
anderen Seite aber auch niemand mehr
missen.

Eingeführt wurde InfoStore zunächst in der
Finanzbuchhaltung auf 15 Arbeitsplätzen. Hier
wird nicht nur die Alois Dallmayr KG betreut
und damit das traditionelle
Einzelhandelsgeschäft, sondern auch der
Kaffeegroßhandel, der in der Alois Dallmayr
Kaffee OHG angesiedelt ist.

Sowohl im Kreditorenbereich als auch bei den
Debitoren werden sämtliche relevanten
Belege zentral archiviert, von der Bestellung
bis zum Lieferschein, von der Rechnung bis
zum Zahlungsbeleg. Der Zugriff erfolgt in der
Regel direkt aus der
SoftM-Finanzbuchhaltung, d.h. der Anwender
nutzt InfoStore als erweiterte Funktion des
operativen Systems. Ähnlich sollen künftig
auch die Mitarbeiter aus der Logistik, dem
Vertrieb und der Personalabteilung mit
InfoStore arbeiten, direkt aus den jeweiligen
Anwendungen heraus. Insgesamt fast 30
Clients werden dann bei Dallmayr InfoStore
benutzen. Daneben ist Ismet
Karamehmedovic aber inzwischen auch ein
begeisterter Anwender des Windows
Retrievals, das einen direkten Zugriff und
universellen Zugriff auf alle Dokumente vom
Client aus erlaubt, und das unabhängig von
der Finanzbuchhaltung.

Ganz elegant löste man das Problem der
Datenübernahme aus dem Altsystem. Da die
Umwandlung des bisherigen Fotomaterials
wegen des Aufwands nicht in Frage kam ,
entschied man sich, die Daten aus dem
Einplatz-DOS-PC einfach als Spoolfiles in
InfoStore zu übernehmen. Und damit stehen
auch die archivierten Dokumente, die vor dem
30.04.2001 erfasst wurden, via InfoStore auf
Knopfdruck zur Verfügung - inklusive der Film-
und der Foto-Nummer. Online hat man damit
die lückenlose Dokumentation aller Belege
zum jeweiligen Geschäftspartner auch über
die letzten Jahre hinweg zur Verfügung. Nur
die älteren Originalbelege muss man sich
nach wie vor persönlich im Archiv ansehen.