Solitas Informatik AG

Der Prüfer sieht nur das, was er sehen soll

Einstieg in die elektronische Archivierung in nur zwei Tagen

Ab dem kommenden Jahr müssen
steuerrelevante Dokumente, die digital erstellt
wurden, elektronisch archiviert werden. So
sieht es die Gesetzesnovelle des
Bundesministeriums der Finanzen zur
Abgabenordnung (AO) vor. Betroffen sind alle
Unternehmen mit einer EDV-gestützten
Buchführung, unabhängig von ihrer Größe -
und damit wohl ein Großteil aller deutschen
Unternehmen. Wer bislang hier noch keine
Archivierungslösung im Einsatz hat, dem
bleibt nicht mehr viel Zeit. Denn die Novelle
wird bereits zum 1. Januar 2002 in Kraft treten.
Die Solitas Informatik AG, Buchs, bietet
deswegen mit dem Document Management
System InfoStore den Schnelleinstieg in die
Archivierung in nur zwei Tagen. Das
InfoStore-Einsteigerpaket umfasst die
Installation des Systems für die
revisionssichere Archivierung aller
elektronisch erzeugten Dokumente (COLD). In
weiteren Schritten kann die Lösung dann zum
umfassenden Document Management
System ausgebaut werden. Der besondere
Vorteil: Der Steuerprüfer bekommt über
InfoStore ausschließlich Zugriff auf die für ihn
relevanten Dokumente, unabhängig von der
eingesetzten ERP-Lösung. Eine
Neueinrichtung oder Umorganisation des
bestehenden Archivs ist dabei nicht
erforderlich.

Nach der Gesetzesnovelle müssen die
Unternehmen künftig
"originär erstellte digitale Unterlagen nach §
146 Abs. 5 AO auf maschinell verwertbaren
Datenträgern archivieren. Sie dürfen nicht
ausschließlich in ausgedruckter Form oder
auf Mikrofilm aufbewahrt werden". Der Grund:
das Bundesministerium der Finanzen möchte
den Finanzämtern das Leben leichter machen
und den Aufwand für die steuerlichen
Betriebsprüfungen reduzieren, indem die
Prüfungsmethoden den technischen
Möglichkeiten angepasst werden. Der
springende Punkt für die Archivierung ist hier:
sämtliche Dokumente, egal ob sie direkt in
den betriebswirtschaftlichen Anwendungen
oder über eine Office-Anwendung erzeugt
wurden, müssen revisionssicher archiviert
werden. Es genügt also nicht, etwa in
Microsoft Word erstellte Rechnungen auf
einem herkömmlichen Datenträger
abzuspeichern, da diese Dateien nachträglich
manipuliert werden können.

InfoStore bietet nicht nur einen schnellen
Einstieg in die revisionssichere Archivierung,
sondern auch die gesamte Palette der
Funktionen eines modernen Document
Management Systems. Besonderer Vorteil ist
die leichte Integrierbarkeit von InfoStore, egal
ob es sich um betriebswirtschaftliche
Standardsoftware handelt oder individuell
entwickelte Anwendungen. Für zahlreiche
ERP-Lösungen, beispielsweise für SAP R/3,
SoftM oder Frida, stehen eigene
Intregrationsmodule zur Verfügung. Die
Lösung kann so schrittweise eingeführt
werden, bis hin zu einer vollständigen
Einbindung von InfoStore in alle betrieblichen
Geschäftsprozesse, vom Vertrieb bis zur
Finanzbuchhaltung. Wie die bisherigen
Erfahrungen in den mehr als 400
Unternehmen zeigen, die bisher auf InfoStore
setzen, lässt sich so der Aufwand bei den
Betriebsprüfungen nicht nur für die Prüfer
sondern auch für das Unternehmen selbst
deutlich reduzieren.

Zur Verfügung steht InfoStore für die
Plattformen Windows NT/2000 und IBM
iSeries (AS/400).