Solitas Informatik AG

Der Zwang zum Fortschritt

Das Archiv als Fundament für einen neuen Umgang mit Dokumenten

"Brauch ich eines oder brauch ich keines?",
diese Frage wurde jetzt vom deutschen
Gesetzgeber eindeutig beantwortet. Jedes
Unternehmen, das steuerrelevante
Dokumente elektronisch erzeugt, muss ab
2002 dem Steuerprüfer einen Online-Zugriff
auf diese Dokumente gewähren. Dieser
"Zwangseinstieg" in die elektronische
Archivierung könnte sich aber für so manches
Unternehmen als echter Segen erweisen.
Denn auch wenn es in vielen Fällen erst
einmal darum gehen wird, das Archiv als eine
Art "elektronischen Aktenschrank" einzuführen,
auf dieser Basis entstehen schnell sehr viel
weiterführende Lösungen. Der Grund: das
elektronische Archiv verändert den Umgang
der Menschen mit Dokumenten und deren
Inhalten.

Die elektronische Archivierung ist längst nicht
mehr nur die Verbannung des Papiers aus
dem Unternehmen. Mit der Einführung des
Archivs beginnt man automatisch,
Geschäftsprozesse zu verändern, neu zu
gestalten und zu optimieren. Allein die
Möglichkeit, online auf Rechnungen, Aufträge,
Anfragen oder andere Dokumente
zuzugreifen, verändert den Arbeitsalltag der
Mitarbeiter entscheidend. Denn, und das ist
der entscheidende Punkt, das Dokument wird
direkt in die Arbeitsprozesse integriert. Völlig
unabhängig davon, ob es sich ursprünglich
um ein Papierdokument gehandelt hat oder
um ein Dokument, das aus einer
elektronischen Quelle stammt, steht es am
Bildschirm und damit am Arbeitsplatz zur
Verfügung. Und schon dadurch ändert sich
auch der Umgang mit diesen Dokumenten.
Statt, wie vorher üblich, nach der Rechnung
4711 zu suchen, nach einem Blatt Papier, das
irgendwo im Rechnungsordner 1999 unter P
abgelegt wurde, sucht man jetzt nach
Lieferant und Betrag, also gezielt nach dem
Inhalt.

Eine Erfahrung, die Manfred Terzer, der für die
Entwicklung verantwortliche Vorstand beim
DMS-Spezialisten Solitas Informatik AG,
immer wieder macht, ist das Phänomen,
dass der Sachbearbeiter irgendwann aufhört,
zwischen einem eMail, einem Fax, einem
Papierdokument oder einem COLD-Output zu
unterscheiden. Für ihn wird die "Hülle"
sekundär und der Inhalt zum alleinigen "Ziel
der Begierde". Und damit entsteht auch der
Wunsch, auf all diese Inhalte in ein und
derselben Form zugreifen zu können. Schon
allein dadurch hat sich eine Lösung wie das
DMS-System InfoStore längst vom
"elektronischen Aktenschrank" weg und hin
zum Ausgangspunkt für vielfältige
Anwendungen entwickelt.

Dieser "positive" Druck von Seiten des
Mitarbeiters kommt den Notwendigkeiten
entgegen. Denn der Zwang zur Archivierung
steigt, nicht zuletzt auch durch das Internet.
Bislang wird hier oft noch sauber getrennt:
zwischen Content Management für das
Internet, über das die Inhalte der Seiten, der
News, der Angebote etc. verwaltet werden.
Und zwischen dem Archiv, das für die "alte
Welt", für alle "herkömmlichen" Dokumente
zuständig ist. Außer Acht gelassen wird dabei,
dass Fragen wie die nach der
Revisionssicherheit von Internetseiten, nach
der schnellen und zuverlässigen
Wiederherstellung von Inhalten, immer
wichtiger werden. Allein mit
datenbankgestützten Verfahren stößt man
hier
irgendwann an Grenzen, je dynamischer und
vielfältiger die Inhalte der Seiten werden,
desto dringender wird auch hier die
Integration eines Archivs. Für das
Unternehmen, das diesen Schritt vom Archiv
aus tut, ist das ein Ausbau des Systems . Für
Unternehmen, die umgekehrt vorgehen, also
das Content Management durch ein Archiv
ergänzen, unter Umständen ein
größeres
Projekt.

Eine Trennung in unterschiedliche
"Zuständigkeiten" der Systeme ist ohnehin
unsinnig. Denn längst bestehen Dokumente
nicht mehr aus Inhalten, die nur aus einer
Quelle stammen. Eine Auftragsbestätigung
aus der Vertriebslösung etwa, die aus einem
Webformular generiert und kombiniert mit
einer Zeichnung aus einem CAD-System
wahlweise per eMail oder Faxsoftware
verschickt wird, ist etwas anders zu
behandeln, als ein klassischer COLD-Output.
Auch der Zugriff auf Dokumente und Inhalte
erfolgt längst nicht mehr nur über die
Archivlösung, sondern aus den
unterschiedlichsten Anwendungen heraus.
Aus der Finanzbuchhaltung ebenso wie aus
dem Vertrieb, workflowbasiert oder über
Groupwarelösungen wie Notes oder
Exchange. Das Dokument muss so zur
Verfügung gestellt werden, wie es für den
jeweiligen Arbeitsschritt am besten ist. Wenn
es sein muss auch völlig unabhängig vom
Arbeitsplatz direkt über einen Browser, egal
wo man das Dokument gerade benötigt.
Vollständig in den Vordergrund rücken dabei
die Geschäftsprozesse, das Archiv wird zur
Informationsbasis, das die gewünschten
Informationen schnell und vor allem
zuverlässig liefert. Die Grundlage dafür ist
auch bei einem modernen DMS-System wie
InfoStore die richtig organisierte Archivierung.

Und die Entwicklung geht weiter.
Unternehmen, die die Archivierung bereits vor
Jahren eingeführt haben, beschäftigen sich
heute zum Teil schon mit ganz anderen
Themen. Beispielsweise mit der
Herausforderung, dass einzelne Mitarbeiter
standort- und unternehmensübergreifend
zusammenarbeiten, an gemeinsamen
Inhalten. Abgestimmt werden muss dabei
nicht nur die Nutzung unterschiedlicher
Kommunikationstechnologien, vom eMail
über Groupware-Lösungen bis hin zu rein
internetbasierten Kommunikationsformen. Es
muss auch sichergestellt werden, dass die
gemeinsamen erarbeiteten Inhalte
tatsächlich auch "gemeinsam" bleiben, die
unterschiedlichen Versionen nicht plötzlich
auseinanderdriften und alle Arbeitsschritte
nachvollziehbar bleiben. Hier vollzieht sich
zwangsläufig die dritte Transformationsstufe
des Dokuments. Denn um diese Probleme in
den Griff bekommen zu können, genügt es
nicht mehr, lediglich den Inhalt zu betrachten.
Dokumente und Inhalte müssen zum
intelligenten Objekt werden, ein Objekt, an
dem die Beteiligten gemeinsam arbeiten und
das sie gemeinsam weiterentwickeln können.
Ein Objekt, das alle Informationen in sich
trägt, die für ein sinnvolles Arbeiten nötig
sind.
Und ein Objekt, das sich auf diese Weise
quasi selbst archivieren kann, weil es alle
seine früheren Zustände kennt. Auf diese
Weise kann man jederzeit kontrolliert auf
einen früheren Zustand dieses Objekts
zurückfahren.