S4P solutions for partners ag

Der unternehmerische Eiertanz um die digitale Betriebsprüfung

S4P-Seminar zeigt: Firmen haben große Lücken in Sachen "GoBS"-konforme Verfahrensdokumentation

"Die überwiegende Mehrzahl der buchführungspflichtigen Unternehmen haben sich bis heute nicht in dem Maß mit Verfahrensdokumentationen beschäftigt, wie es die Grundsätze ordungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) eigentlich vorgeben". Mit dieser Situationsanalyse eröffnete Bernhard Lindgens vom Bundesamt für Finanzen die diesjährige Seminarreihe des Ettlinger IT-Dienstleisters S4P solutions for partners ag zum Thema GoBS-konforme Verfahrensdokumentation. Während der Veranstaltungen in Hannover und Köln führte Lindgens den insgesamt rund 80 Teilnehmern die Brisanz von Dokumentationslücken vor Augen. "Die digitale Betriebsprüfung kommt. Und die Finanzabteilung wie auch die IT-Fraktion müssen gemeinsam in der Lage sein, dem Prüfer alle Informationen zu geben, die er für das Verständnis und die Prüfung der DV-Buchführung braucht. Es geht also nicht nur um die eigentlichen Geschäftsvorfälle, sondern um die Dokumentation des gesamten Abrechungsverfahrens", erläutert Lindgens weiter. Diese Beschreibung umfasst nicht nur steuerrelevante Geschäftsabläufe, sondern auch die eingesetzte Hard- und Software, die Schnittstellen zwischen den Systemen sowie die Historisierung aller Programmversionen und Datenformate. Darüber hinaus müssen sowohl ein Datensicherungskonzept als auch sämtliche Anwender- und Programmdokumentationen der DV-Systeme vorgehalten werden. Im Anschluss an diesen Vortrag präsentierten die beiden S4P-Seminarpartner Dr. Röver & Partner KG und AvenDATA GmbH die Softwarelösung "DocuSYSTEMS", die mittels detaillierter Gliederungshilfen den Aufbau und die permanente Pflege von Verfahrensdokumentationen effizient und flexibel unterstützt.



Die richtige Vorbereitung auf eine digitale Betriebsprüfung ist für Bernhard Lindgens eine interdisziplinäre Wissenschaft. "Die Steuerabteilung und die IT müssen künftig wesentlich enger zusammenarbeiten. Denn nur so kann ein Unternehmen seine EDV fit machen und eine Prüfung sauber durchstehen". Die Analyse darüber, in welchen Systemen steuerrelevante Daten liegen und wie diese von den verschiedenen Mitarbeitern bearbeitet werden, reicht wesentlich tiefer als die bloße Betrachtung der Buchhaltungssoftware. Ein Betriebsprüfer wird sich nun auch dafür interessieren, wie ein Webshop an das ERP-System angebunden ist oder auf welche Weise die Daten aus der Reiskostenabrechung, der Zeiterfassung oder aus dem Kassensystem eingebunden werden. Dabei spielen jedoch nicht nur die technischen Beschreibungen zu eingesetzter Hard- und Software, Schnittstellen oder Datenformaten eine wichtige Rolle, sondern auch detaillierte Arbeitsanweisungen zu den verschiedenen Tätigkeiten. Ein Beispiel: Viele Firmen halten Archivsysteme vor, um die Mengen an Papierdokumenten oder E-Mails zu reduzieren. Dabei muss gewährleistet sein, dass die eigentliche Ausführung der Scan-Vorgänge und die anschließende Archivierung den rechtlichen Vorgaben entsprechen. Auch beim Thema Datensicherheit und Berechtigungskonzept warnte Lindgens die Teilnehmer vor scheinbar sekundären Themen. Unternehmen sollten sich beispielsweise auch damit beschäftigen, wie Heimarbeitsplätze sicherheitstechnisch in das Unternehmensnetzwerk integriert sind und auf welche Weise solche externen Standorte in den Sicherungsroutinen des Backup-Managements berücksichtigt werden. "Auch den Finanzbehörden ist es klar, dass ein Datenverlust nie völlig ausgeschlossen werden kann. Deshalb muss ein Unternehmen aufzeigen können, dass es alle GoBS-Richtlinien eingehalten hat, um einen solchen Störfall weitestgehend auszuschließen", so Lindgens weiter.



Im Anschluss an dieses Anforderungsfeuerwerk sorgten die Spezialisten der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Dr. Röver & Partner KG, Rainer Vedder und Bernd Schult, sowie Emanuel Boeminghaus von der AvenDATA GmbH für den sprichwörtlichen Silberstreif am Horizont. Mit der Präsentation der Softwarelösung DocuSYSTEMS zeigten die S4P-Partner auf, wie dieser Dokumentationspflicht softwaregestützt nachgekommen werden kann. Die Applikation teilt die gesamte Verfahrensdokumentation in sechs verschiedene Themenblöcke und liefert detaillierte Gliederungshilfen – von der Unternehmensbeschreibung, Hardware-Infrastruktur über rechnungsrelevante Anwendungen und dem beteiligtem Personal bis hin zu rechnungslegungsrelevanten Prozessen und den technischen Abläufen des "ordnungsmäßigen" IT-Betriebs. DocuSYSTEMS ist ein Gemeinschaftswerk der Entwicklergemeinschaft S4P solutions for partners AG, Dr. Röver & Partner KG, AvenDATA GmbH und Röver Consulting GmbH.





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Die S4P solutions for partners ag mit Sitz in Ettlingen und bundesweit 15 Niederlassungen wurde im Jahr 2000 gegründet und konzentriert sich als unabhängiger Value-Added-Distributor auf die Bereiche Hard- und Software-Distribution sowie IT-Services. Das Leistungsspektrum umfasst Hardware-Distribution, Konfiguration und Assemblierung von kunden- und anwendungsspezifischen Servern, Konzeption und Realisierung von Netzwerkinfrastrukturen, Maintenance und Servicekonzepte sowie die Bereitstellung von horizontalen Applikationen wie Office-, DMS-, Groupware- oder CRM-Applikationen.