Solitas Informatik AG

Die Aufgaben sind gewachsen, nicht das Personal

Mit InfoStore sorgt das Vorarlberger Medienhaus für rationelle Arbeitsabläufe

Vierzehn Unternehmen werden inzwischen im
Vorarlberger Medienhaus in Schwarzach
zentral verwaltet. Dazu gehören die beiden
großen Tageszeitungen Vorarlbergs ebenso
wie Radiostationen, einer der größten
Internet- und Privat-Telefonie-Anbieter
Österreichs oder seit neuestem auch drei
Tageszeitungen in Ungarn. Ein regelrechter
Medienkonzern ist hier im Westen Österreichs
entstanden. Die Verwaltung, speziell im
zentralen Rechnungswesen, ist jedoch
schlank geblieben und bewältigt die Arbeiten
seit Jahren mit derselben Anzahl von
Mitarbeitern. Möglich wurde das durch den
konsequenten Einsatz von
Informationstechnologie. Das zentrale
Hardware-Werkzeug ist hier eine AS/400
Modell 730, über entsprechende
Softwarelösungen konnten viele
Arbeitsabläufe automatisiert werden. Das
geschah vor allem durch die enge
Verzahnung des Document Management
Systems InfoStore von Solitas mit der
zentralen DKS-Finanzbuchhaltung der IBM
und den Branchenmodulen von HUBBUCH für
die Abonnenten- und Anzeigenverwaltung.

Der Einstieg in das Document Management
beim Vorarlberger Medienhaus verlief
klassisch über die Spoolfile-Archivierung . Wie
auch bei anderen Tageszeitungsverlagen
drückte der Schuh vor allem bei den
Ausgangsrechnungen, also den Abonnenten-
und den Anzeigenrechnungen. Rund 350.000
Dokumente jährlich sind das in Schwarzach,
ein Papierberg, dessen Verschwinden allein
schon eine spürbare Entlastung für die
Mitarbeiter im Rechnungswesen brachte,
ganz zu schweigen vom Platzbedarf im
Aktenarchiv. Von Anfang an setzte Heinrich
Spöttl, verantwortlich für die EDV des
Vorarlberger Medienhauses, dabei auf die
DMS-Lösung InfoStore von Solitas. Nicht nur
weil der österreichische Sitz der Solitas
Informatik AG im nur 20 Kilometer entfernten
Götzis liegt und damit der Service vor Ort sehr
schnell verfügbar ist, sondern vor allem auch
wegen der offenen Architektur von InfoStore.
Ein hoher Integrationsgrad, so Heinrich Spöttl,
ist die eine Grundvoraussetzung für eine
effiziente Automatisierung von
Geschäftsprozessen. Die andere ist eine
IT-Architektur, die in Sachen Zuverlässigkeit
und Administration die schlanken Strukturen
im Vorarlberger Medienhaus unterstützt.
Vordergründig regiert hier zwar die Vielfalt:
Sun-Server, Windows NT-Maschinen,
Macintosh-Rechner, eine regelrechte
Server-Farm beherrscht zusammen mit
zahlreichen Schaltschränken das
Rechenzentrum im Keller, für die
Internetangebote ebenso wie für die
redaktionellen Arbeiten. Sämtliche
unternehmenskritischen Anwendungen laufen
jedoch über einen einzigen Rechner, eine
AS/400, die fast etwas verschämt im hinteren
Eck des Rechenzentrums steht.

Ein Rechner, der auch in der EDV für schlanke
Strukturen sorgt: im Gegensatz zum Aufwand
für die Server-Farm im vorderen Teil des
Rechenzentrums reichen für die
Administration des AS/400 und der dort
installierten Anwendungen zwei Mitarbeiter.

Was mit der Archivierung der Spool-Dateien
begann, hat sich heute als eines der zentralen
Werkzeuge im Vorarlberger Medienhaus
etabliert. Vor allem die Integration von
InfoStore zur DKS-Finanzbuchhaltung spielte
eine zentrale Rolle für die Steigerung der
Effizienz bei den alltäglichen Arbeitsabläufen.
Wie die Geschäftsprozesse hier vor wenigen
Jahren abliefen, dokumentieren heute noch
die großen, verschiebbaren Aktenschränke an
der Wand. Hier wurden sämtliche
Eingangsbelege, nachdem sie erfasst und
gebucht waren, manuell in Ordnern abgelegt,
wie das auch sonst noch in vielen
Unternehmen üblich ist. Dabei kam es auch
zu Fehlern in der Ablage. Denn
beispielsweise die Rechnungen der mehr als
4.000 Lieferanten müssen und mussten
jeweils korrekt den einzelnen
Tochter-Unternehmen des Vorarlberger
Medienhauses zugeordnet werden, sprich, sie
mussten in der richtigen Akte abgeheftet
werden. Dabei kam es durchaus vor, dass
eine Rechnung im falschen Ordner landete.
Wurde dann genau diese Rechnung benötigt,
ging die große Suche los. Diese Suche ist
heute nur noch bei historischen Dokumenten
nötig, und damit äußerst selten, die
elektronische Zuordnung klappt fehlerfrei.

Heute sieht der Arbeitsablauf in der
Buchhaltung ganz anders aus. Die
Eingangrechnung wird zuerst einmal mit
einen Barcode-Aufkleber versehen, der einen
vierstelligen Code enthält. Bei der Buchung
des Belegs in der DKS-Finanzbuchhaltung
wird der Beleg gescannt. Um den Beleg nun
richtig zu verknüpfen, ist es nur noch nötig, die
vierstellige Nummer in ein Feld einzutragen,
das direkt aus der Buchhaltung heraus
geöffnet wird. Sämtliche relevanten
Informationen, von der Belegnummer bis zum
Buchungsdatum werden dann automatisch
mit dem Dokument verknüpft, bevor es -
ebenfalls automatisch - ins Archiv wandert.
"Wenn man mit nur fünf Buchhaltern 14
Unternehmen betreut, muss man die
Mitarbeiter von unnötigen Arbeiten befreien",
für Reinhard Fischer aus der Buchhaltung des
Vorarlberger Medienhauses wurde dieses
Ziel der DMS-Einführung zu 100 Prozent
erreicht. "Wir haben keine Doppelerfassung,
und die Dokumente stehen an jedem
Arbeitsplatz auf Knopfdruck sofort zur
Verfügung", so sein Fazit. Selbst die
Betriebsprüfer vom Finanzamt seien beim
letzten Besuch begeistert gewesen. Die
Dauer der Prüfung konnte dank des
DMS-Einsatzes wesentlich verkürzt werden.

Die Ausgangsrechnungen werden nach wie
vor in den Hubbuch-Verlagsanwendungen
verarbeitet und von dort aus der
Nebenbuchhaltung regelmäßig als
Sammelbuchung in die DKS gestellt. Dieses
Verfahren wurde zu Beginn des Jahres auch
für die Töchter in Ungarn eingeführt. "Wenn
man wie wir regional an Grenzen stößt – im
Norden der Bodensee, im Westen die
Schweiz und im Osten der Arlberg – muss
man bereit sein, auch ganz neue
Expansionswege zu finden", so Heinrich
Spöttl, der EDV-technisch nun auch für die
Tageszeitungen aus dem Osten Ungarns
zuständig ist - die jüngsten Töchter des
Konzerns. Mit der Zentrale in Schwarzach sind
sie per Standleitung verbunden, die die
ursprüngliche Satellitenverbindung
inzwischen abgelöst hat. So wurde es
möglich, dass auch die ungarischen
Zeitungen inzwischen voll integriert auf der
zentralen AS/400 mit den
Verlagsanwendungen HUBBUCH und
InfoStore arbeiten. InfoStore organisiert damit
jetzt auch für die ungarischen
Ausgangsrechnungen das zentrale Archiv.
Bislang verzichtet hat man hier allerdings auf
die Integration der Finanzbuchhaltung. Denn
die Töchter arbeiten mit eigenen,
PC-basierten Lösungen. Diese Anwendungen
abzulösen lohne sich noch nicht, so Spöttl,
dazu sei der Aufwand einfach zu groß.

Ein pragmatisches Vorgehen, eine
zuverlässige und störungsresistente
Infrastruktur und integrationsfähige
Anwendungen, diese Strategie hat sich für
Heinrich Spöttl bewährt. "Seit Jahren arbeiten
wir auf der AS/400 ohne jeden Systemausfall",
so Spöttl, das sehe in anderen Bereichen, in
denen andere Plattformen eingesetzt werden,
nicht so günstig aus. Und auch mit den
eingesetzten Anwendungen habe man die
richtige Wahl getroffen. Nicht nur, dass die
Integration der verschiedenen
Softwarelösungen reibungslos geklappt hat,
ob bei Anpassungen, ob bei der Einführung,
auch der Aufwand sei jedesmal absolut
akzeptabel gewesen. "InfoStore
beispielsweise haben wir installiert, und nach
einer Woche haben wir damit gearbeitet", so
Spöttl.