Solitas Informatik AG

Diskret und sicher: das Document Management für Banken

Solitas präsentiert auf dem Finance Forum erstmals das "BankDMS"

Nachdem das System bereits bei zahlreichen Banken in der Schweiz,
in Liechtenstein und in Deutschland im Einsatz ist, präsentiert Solitas
sein "BankDMS" jetzt erstmals auch der breiten Öffentlichkeit. Auf dem
12. Finance Forum am 5. und 6. November 2002 zeigt der Spezialist
für das Enterprise Document Management im Züricher Kongresshaus,
wie sich mit der DMS-Lösung InfoStore und dem Branchenmodul
BankDMS zahlreiche Prozesse im Kundenverkehr effizienter gestalten
lassen. In enger Zusammenarbeit mit Banken entwickelt, bietet das
BankDMS vor allem für die Verwaltung der Kundenakten und -dossiers
sowie der Unterschriftenkarten weitreichende Funktionalitäten. Ein
wichtiger Bereich ist aber auch die Verwaltung der Dokumente von
banklagernden Kunden, in der Schweiz auch als "Bleibepost" oder
Hold Mail bezeichnet. Über die Integration von Bankanwendungen
bzw. von Workflow- oder Groupwaresystemen wie Lotus Notes lassen
sich mit InfoStore und BankDMS auch komplexe Geschäftsprozesse
abbilden, bei denen das Document Management nahtlos in die
Kundenkommunikation eingebunden wird. Das Finance Forum in
Zürich gehört zu den wichtigsten Branchenevents in der Schweiz. Die
begleitende Fachausstellung ist mit 160 Ausstellern in diesem Jahr
bereits ausgebucht.
Gerade im Bankenbereich spielen Dokumente im Rahmen der
Kundenprozesse eine zentrale Rolle. Gleichzeitig stellt diese Branche
ganz besondere Ansprüche an Sicherheit und Diskretion. Das Solitas
BankDMS nimmt auf diese Anforderungen Rücksicht. So lassen sich
die Berechtigungen für die Benutzer differenziert steuern,
beispielsweise für den Zugriff auf Standard- oder Nummernkonten.
Dabei können auch einzelne Funktionen wie etwa die Druckfunktion
individuell gesperrt oder freigegeben werden. Die
Berechtigungssysteme der eingesetzten Bankenlösung können dabei
jeweils auch entsprechend im DMS hinterlegt werden.
Die Recherche und der Zugriff auf die Kundendokumente erfolgt
entweder direkt über das BankDMS oder aus den jeweiligen
Anwendungen heraus, also etwa aus der eingesetzten Bankenlösung
oder via Workflow oder Lotus Notes. Auf diese Weise lassen sich auch
komplexe Kundenbetreuungsprozesse abbilden und beispielsweise
auch Besuchsprotokolle in der Kundenakte bzw. im –dossier
verwalten. Sämtliche Änderungen an den Dokumenten werden
protokolliert und können so später genau nachvollzogen werden.
Die Verwaltung der Dokumente von banklagernden Kunden, der
sogenannten Bleibepost, erfolgt getrennt vom allgemeinen
Kundendossier. Kommt der banklagernde Kunde in die Bank, wird
zusammen mit den benötigten Dokumenten, etwa dem Depotauszug,
gleichzeitig immer auch eine Entlastungserklärung ausgedruckt, auf
der vermerkt wird, was mit dem Dokument geschehen ist: ob der
Kunde es mitgenommen hat, ob es vernichtet oder auch ob es wieder
eingelagert wurde. Diese Erlärung wird vom Kunden unterschrieben
und ebenfalls im Dossier abgelegt. Im Fall einer Wiedereinlagerung
wird das Dokument automatisch auf wieder eingelagert
zurückgesetzt, damit der Kunde beim nächsten Besuch wieder Zugriff
auf das Originaldokument erhält, und nicht etwa auf eine Kopie. All
diese Informationen werden direkt mit InfoStore verwaltet und
protokolliert. Damit wird auch die Geschichte eines banklagernden
Kontos absolut nachvollziehbar, bei gleichzeitiger Wahrung der
nötigen Diskretion.

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Die Solitas-Gruppe ist Marktführer bei Dokumenten Management
Systemen für die IBM iSeries (AS/400) in der Schweiz, Österreich und
Deutschland. Mit mehr als 70 Mitarbeitern an den Standorten Buchs
(CH), Wien (A) und München (D) betreut die Solitas Gruppe derzeit
rund 700 Unternehmen und Behörden in Deutschland, Österreich,
Schweiz, Frankreich, den Niederlanden und Spanien. Der Umsatz der
Solitas Gruppe lag 2001 bei rund 8 Mio. Euro. Schwerpunkt der
Aktivitäten ist die DMS-Lösung InfoStore für die Plattformen IBM iSeries
und Windows.