Solitas Informatik AG

Effizientes Document Management sorgt für wirtschaftliche Abläufe

InfoStore: der Garant für flüssige Prozesse quer durch das Unternehmen

Document Management, das ist längst weitaus mehr als nur ein intelligenter Aktenschrank und die Verbannung des Papiers aus dem Unternehmen. Denn fast automatisch führt die Einführung einer DMS-Lösung dazu, dass man damit beginnt, Geschäftsprozesse zu überdenken, zu verändern, neu zu gestalten und zu optimieren. Allein die Möglichkeit, am Bildschirm auf Rechnungen, Aufträge, Anfragen oder andere Dokumente zuzugreifen, verändert den Arbeitsalltag entscheidend. Das Dokument wird direkt in die Arbeitsprozesse integriert. Völlig unabhängig davon, ob es sich ursprünglich um ein Papierdokument gehandelt hat oder um ein Dokument, das aus einer elektronischen Quelle stammt.



Eine Erfahrung, die man beim DMS-Spezialisten Solitas immer wieder macht, ist das Phänomen, dass Anwender plötzlich erstaunlich viel Phantasie entwickeln, wenn erst einmal der Schritt zur Einführung eines elektronischen Archivs getan ist. Denn die Tatsache, dass sämtliche Dokumente elektronisch zu Verfügung stehen, sorgt dafür, dass man mit den Dokumenten völlig anders umgeht. Sie können aufgerufen, weitergeleitet, mit Anmerkungen versehen oder mit anderen Dokumenten kombiniert werden. Auch mit Dokumenten, die früher nur schwerlich kombinierbar waren, einfach weil sie auf unterschiedlichen Medien wie etwa auf Papier und in elektronischer Form vorlagen Schon allein deswegen haben sich Lösungen wie das DMS-System InfoStore längst vom elektronischen Aktenschrank weg und hin zum Ausgangspunkt für vielfältige Anwendungen entwickelt. Denn Dokumente und vor allem deren Inhalte werden überall verwendet, bei Vertriebs-Präsentationen ebenso wie im Dialog mit Kunden am Telefon, in der Finanzbuchhaltung oder in der Fertigung.



Bei der Erwin Renz Metallwarenfabrik, dem europäischen Marktführer bei Briefkastenanlagen, ist InfoStore beispielsweise im Vertrieb inzwischen unverzichtbar. Denn bereits beim Erstellen des Angebots tritt das Document Management in Aktion. Die automatisch erstellte CAD-Zeichnung der angefragten Briefkastenanlage wird nahtlos in das Angebot übernommen, zusammen mit allen weiteren wichtigen Informationen. Dieses kombinierte Dokument ist dann in allen weiteren Prozessschritten der Dreh- und Angelpunkt, denn nach Auftragserteilung wird es schließlich auch zum konkreten Fertigungsauftrag weiterverarbeitet, das alle für die Produktion wichtigen Informationen enthält.



Auch im Dienstleistungssektor beschleunigt das Document Management zahlreiche Prozesse. Etwa bei Marktführer für Last-Minute-Reisen L?TUR. Hier ging es darum, den Prozess der Rechnungsprüfung zu beschleunigen, denn das Belegvolumen im Rechnungseingang hat es bei L?TUR in sich: Neben den Premium-Partnern TUI, Lufthansa und Condor arbeitet L´TUR mit weiteren 250 renommierten Touristik-Marken und Airlines zusammen. Weltweit vermittelt L´TUR so die Last-Minute-Kontingente von mehr als 4.000 Hotels und 50 Hotelketten. Das im Rechnungseingang zu verarbeitende Resultat dieser Zusammenarbeit liegt bei über 1.000 Rechnungen täglich. Mit Hilfe des Workflow-Moduls InfoStore TaskLink gelang es L?TUR, diesen Prozess vollständig zu automatisieren und den Aufwand für die Rechnungsfreigabe auf ein Minimum zu reduzieren.



InfoStore arbeitet aber auch mit anderen Werkzeugen für die effiziente Gestaltung von Arbeitsabläufen zusammen, etwa mit Lotus Notes. So beispielsweise beim renommierten deutschen Leuchtenhersteller WILA in Iserlohn. Hier konnte das Unternehmen, das unter anderem für die Beleuchtung des Londoner Royal Opera House verantwortlich zeichnet, mit Hilfe von InfoStore sämtliche Prozesse in der Kommunikation zwischen Vertriebsaußen- und ?innendienst automatisieren. So werden die kundenrelevanten Dokumente heute automatisch in das PDF-Format konvertiert und direkt an den Außendienst übermittelt, der damit sofort Zugriff auf alle wichtigen Informationen erhält. Die Folge: die Einführung von InfoStore reduzierte den Aufwand für die Ablage von insgesamt 2.860 Stunden auf 715 Stunden. Noch deutlicher sank der Aufwand für die Recherche in Dokumenten: von früher mehr als 1.900 Stunden auf knapp 160 Stunden.



Die Beispiele zeigen, dass sich das Document Management längst zu einer horizontalen Anwendung entwickelt hat, die sich quer durch das Unternehmen zieht. Um die Rationalisierungspotentiale des Document Managements möglichst vollständig erschließen zu können, kommt es darauf an, dass sich die DMS-Lösung möglichst nahtlos in alle Prozesse einfügen kann. Der Benutzer muss direkt auf das DMS zugreifen können, ohne Umwege und möglichst direkt aus der Anwendung heraus, mit der er in diesem Moment gerade arbeitet. Die Integrationsfähigkeit eines DMS ist deswegen ein entscheidender Faktor. Nicht nur in Workflow oder Groupwarelösungen, sondern auch in die vorhandenen ERP- und Logistiklösungen ? angefangen bei SAP R/3 über SoftM, Oxaion oder Brain bis hin zu Kommunikationswerkzeugen wie etwa von Toolmaker.



Autor: Uwe Pagel



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