Effizienz und Qualität sind oberstes Gebot
Shiseido Deutschland setzt auf InfoStore DMS iSeries
An erster Stelle steht die Qualität, dieser Satz steht in der Liste der Grundsätze von Shiseido ganz oben. Aber nicht nur an die eigenen Produkte legt der weltweit viertgrößte Kosmetikhersteller strenge Maßstäbe an. Auch von den Lieferanten erwartet Shiseido Qualitätsarbeit, vor allem, wenn es um IT-Werkzeuge geht. Denn die sind die Basis für die Umsetzung schlanker und effizienter Geschäftsprozesse - neben der Qualität ein weiterer Grundpfeiler für den Erfolg des Unternehmens. Das gilt auch für das Thema Dokumenten Management, wo Shiseido Deutschland seit Kurzem auf InfoStore von Comprendium setzt.
Schon vor fünf Jahren begann man bei Shiseido in Düsseldorf, sich mit den Themen elektronische Archivierung und DMS auseinanderzusetzen. Nachdem man zunächst mit einer PC-basierten Lösung erste Erfahrungen gesammelt und danach für die dringendsten Anforderungen ein AS/400-basiertes Spool-File-Archiv eingeführt hatte, wurde schnell klar, dass man nicht um die Einführung einer umfassenden DMS-Lösung herumkommen würde. Diese Lösungen boten kaum Möglichkeiten, Prozesse und Abläufe automatisiert abzuwickeln. Und auch in Punkto ´Revisionssicherheit´ ließen sie sehr zu wünschen übrig, so Ulrich Finkemeyer, bei Shiseido sowohl für das Rechnungswesen als auch für die EDV verantwortlich, zu den ersten Erfahrungen mit der elektronischen Archivierung. Das Ziel, die Mitarbeiter spürbar zu entlasten, konnte mit diesen Mitteln jedenfalls nicht erreicht werden. Ein Ziel, das für Shiseido jedoch ausgesprochen wichtig ist. Wir fahren bei der Personaldecke traditionell eher an der Untergrenze. Denn wenn wir neue Mitarbeiter einstellen, legen wir Wert darauf, diesen auch einen sicheren Arbeitsplatz anbieten zu können, beschreibt Ulrich Finkemeyer einen weiteren Grundsatz des Unternehmens. Entsprechend müssen die IT-Werkzeuge, die wir einsetzen, unsere Mitarbeiter bei ihrer Arbeit wirkungsvoll unterstützen.
Behindert wurde die Entscheidung zur Einführung eines neuen Systems zunächst jedoch durch ein ganz anderes Problem. Um sicher zu gehen, hatte Shiseido bei Finanzbehörden und Wirtschaftsprüfern angefragt, ob man denn tatsächlich die originalen Papierbelege vernichten darf, wenn diese ordnungsgemäß und revisionssicher in einem elektronischen Archiv gespeichert sind. Eine eigentlich selbstverständliche Frage, die aber offensichtlich nur selten offiziell gestellt wird. Die Düsseldorfer Finanzbehörden und auch die befragten Wirtschaftsprüfer taten sich jedenfalls schwer, diese Frage eindeutig zu beantworten. Es mag angesichts von Vorgaben wie der GDPdU seltsam klingen, aber es dauerte fast eineinhalb Jahre, bis wir auf unsere Frage eine eindeutige Antwort bekamen, so Ulrich Finkemeyer. Immerhin hatte man so ausreichend Zeit für die Suche nach einer entsprechenden Lösung.
Für die Auswahl des Systems gab es zwei Vorgaben: Die Lösung musste auf der IBM iSeries lauffähig sein, der zentralen Server-Plattform von Shiseido Deutschland. Und sie musste integriert mit den eingesetzten Lösungen im Rechnungswesen arbeiten können, also mit der DKS-Finanzbuchhaltung und der Kostenrechnung von Schilling. Auf Basis dieser Vorgaben stießen wir schnell auf InfoStore von Comprendium, eines der wenigen Systeme, die tatsächlich auf Basis der IBM iSeries lauffähig sind und auch über Standardschnittstellen zu unseren Anwendungen im Rechnungswesen verfügen, erinnert sich Ulrich Finkemeyer. Für die Auswahl von InfoStore sprach zudem die einfache Möglichkeit, auch weitere Anwendungen anzubinden. Ein entscheidendes Kriterium! Denn die Einführung des DMS-Systems wurde im Rahmen eines sehr viel größeren Projektes gestartet, dem Aufbau des europäischen Shiseido-Zentrallagers am Duisburger Freihafen. Das wird bis Mitte kommenden Jahres schrittweise die Aufgaben übernehmen, die heute noch dezentral von den einzelnen Landesorganisationen wahrgenommen werden. Eigens für dieses Zentrallager wurde auch eine Anwendung für die Abwicklung der logistischen Prozesse entwickelt. Eine Entwicklung, bei der die Anbindung des Dokumenten Managements eine wichtige Rolle spielte. Bereits heute liegen wir bei einem Volumen von ca. 115.000 Belegen im Jahr. Angefangen beim Auftragsschein für den Staplerfahrer über Lieferscheine und Rechnungen wird sich dieses Belegvolumen mit der Inbetriebnahme des neuen Zentrallagers vervielfachen. Ohne ein funktionierendes DMS ist das nicht mehr wirtschaftlich handhabbar, beschreibt Ulrich Finkemeyer die Problemstellung.
Mit Unterstützung des Comprendium-Partners MBG Management Beratungs Gesellschaft mbH, die ebenfalls in Düsseldorf ansässig ist, wurde deswegen InfoStore DMS iSeries im Frühsommer 2004 parallel im Rechnungswesen in der Düsseldorfer Zentrale eingeführt wie auch im Rahmen des Projektes Europäisches Zentrallager im Duisburger Freihafen. Das Projekt ging absolut termingerecht über die Bühne, so dass wir bereits in diesem Sommer die ersten europäischen Töchter in das neue Zentrallager übernehmen können, inklusive DMS-Integration, zeigt sich Finkemeyer zufrieden mit dem Ergebnis. Und auch im Rechnungswesen erfolgte die Einführung von InfoStore weitgehend reibungslos. Hier wurde nicht nur das bisherige Spool-Archiv abgelöst und der Altdatenbestand komplett übernommen, auch der Rechnungseingang wird nun mit Hilfe von InfoStore abgewickelt. Eingehende Rechnungen werden dabei sofort nach der Kontierung gescannt, bevor sie weiter in die Rechnungsprüfung gehen. Derzeit erfolgt dieser Prozess noch papiergestützt, doch die elektronische Abwicklung via Workflow steht bereits auf der Liste, die sich Ulrich Finkemeyer für den Ausbau des Dokumenten Managements gemacht hat. Die Ziele, die er sich für die Einführung im ersten Schritt gesteckt hatte, sieht er jedenfalls als erreicht. Denn mit InfoStore konnten die Mitarbeiter spürbar entlastet werden, vor allem auch, weil Sachbearbeiter wie Kostenstellenverantwortliche jetzt direkt aus den Systemen auf die Belege zugreifen können, mit denen sie auch sonst arbeiten, also aus der Buchhaltung und dem Controlling heraus. Und auch die Motivation stimmt: Unsere Mitarbeiter haben schnell erkannt, dass ihnen das neue Dokumenten Management das Leben tatsächlich leichter macht, fasst Ulrich Finkemeyer das Ergebnis zusammen. Und das ist ein echtes Argument. Denn wenn Sie bedenken, dass Shiseido in Deutschland insgesamt mehr als 200 Mitarbeiter beschäftigt, in der Buchhaltung aber gerade mal sechs Mitarbeitern sitzen, kommt es hier besonders darauf an, möglichst viele Aufgaben automatisiert abzuwickeln.
Autor: UwePagel / exklusiv für Midrange Magazin 09/04