Solitas Informatik AG

Einheit in der Vielfalt: DMS als Bindeglied für logistische Prozesse

BIRKART GLOBISTICS setzt auf InfoStore von Solitas

"Als Logistik-Dienstleister muss man heute weitaus mehr tun, als nur
eine Ware von A nach B zu transportieren. Ganz wichtig ist vor allem
auch der Transport von Informationen," so Karl-Heinz Maas, Leiter der
Informationstechnologie bei BIRKART GLOBISTICS mit Hauptsitz in
Aschaffenburg. Zu einem zentralen Instrument für die Bereitstellung
dieser Informationen ist bei Birkart das Dokumenten Management
geworden. Mit InfoStore von Solitas hat man sich hier eine Plattform
aufgebaut, über die Dokumente und Informationen aus den
unterschiedlichsten Quellen gesammelt, verwaltet und wieder verteilt
werden – sowohl intern an die Mitarbeiter als auch extern an die
Kunden. Auf diese Weise konnten viele Prozesse nicht nur deutlich
beschleunigt, sondern vor allem auch vereinfacht werden.
"Unser Ziel ist es, Informationen innerhalb eines fest definierten
Zeitrahmens zur Verfügung zu stellen, und das global. Ohne ein
funktionierendes Dokumenten Management geht das nicht," fasst Karl-
Heinz Maas die Anforderungen an das Informationsmanagement in
einem international agierenden Logistikunternehmen zusammen.
BIRKART GLOBISTICS ist an über 100 Standorten auf allen fünf
Kontinenten vertreten. Aus Sicht des Kunden ist der primäre
Informationsbedarf einfach zu formulieren: Er will wissen, wo seine
Ware ist, ob sie pünktlich geliefert wird oder ob sie sich verspätet.
Diese Informationen möchte er wenn möglich auf Knopfdruck haben –
und verbunden mit dem Zugriff auf die dazugehörigen Dokumente. Aus
Sicht des Logistikunternehmens ist das schon schwieriger, vor allem,
wenn man wie Birkart in völlig unterschiedlichen Marktsegmenten tätig
ist. Denn Textillogistik ist etwas ganz anderes als Möbellogistik, und
die Luft- und Seefracht hat wiederum völlig andere Anforderungen.
Dementsprechend groß ist die Vielfalt der bei Birkart eingesetzten
Logistiklösungen und Systemplattformen. Während man im Bereich
Textillogistik eine eigene Lösung entwickelt hat, setzt man in den
anderen Bereichen auf Standardsoftware. Die eingesetzten
Applikationen werden auf den Systemplattformen iSeries, RS/6000,
und Windows2000 unter CITRIX betrieben. Für all diese
Softwarelösungen ist das Dokumenten Management System InfoStore
bei Birkart ein verbindendes Element. Hier werden die Dokumente, die
von den unterschiedlichen Systemen erzeugt werden, abgelegt,
verwaltet und bei Bedarf wieder zur Verfügung gestellt – ebenso die
Belege, die in Papierform eingehen und anschließend gescannt
werden.

Rationalisierung durch papierlosen Belegfluss
Welche Potenziale das Dokumenten Management erschließt, zeigt das
Beispiel des Speditionsübergabescheins, kurz "SpÜ" genannt.
Tausende dieser Belege werden bei Birkart täglich produziert. Früher
wurden diese Belege, die die ordnungsgemäße Auslieferung der Ware
dokumentieren, auf Papier gesammelt und in den Dossiers abgelegt.
Bei Kundenanfragen, für deren Beantwortung der SpÜ benötigt wurde,
dauerte es deswegen geraume Zeit, bis der Papierbeleg
herausgesucht war, der Kunde zurückgerufen wurde und dessen
Frage beantwortet werden konnte. Heute muss hier kein Mitarbeiter
mehr Hand anlegen geschweige denn zum Aktenschrank laufen. Der
Kunde holt sich die Information einfach selbst, via Internet. Im Tracking
& Tracing-System, das Birkart zusammen mit den Partnern in der
System Alliance betreibt, findet er alle Informationen zu seiner
Sendung, ob sie noch unterwegs ist, im Umschlaglager oder bereits
ausgeliefert wurde. Und dort kann er im letzteren Fall auch direkt den
unterschriebenen SpÜ einsehen, zur Verfügung gestellt vom
Dokumenten Management, das in das Tracking-System integriert
wurde. All das geschieht vollautomatisch, ohne dass ein Mitarbeiter
von Birkart in irgendeiner Form aktiv werden muss – bei rund 100
Abfragen täglich ist das eine spürbare Entlastung. Der
Speditionsübergabeschein ist nur ein Beispiel dafür, wie sich mit Hilfe
des Dokumenten Managements Prozesse effizienter gestalten lassen.
Der Dreh- und Angelpunkt ist dabei in allen Fällen die Integration des
DMS in die vorhandenen Systeme und Prozesse. "Prozess-Automation
ohne die enge Einbindung des Dokumenten Managements funktioniert
nicht," so Mathias Johnson, bei Birkart verantwortlich für das Thema
DMS.

Mit dem DMS ständig neue Potenziale erschließen
Eingestiegen war man 1999 bei Birkart in das Thema "DMS" auf
durchaus klassischem Wege im Rechnungswesen, über die
Archivierung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Für Karl-Heinz
Maas ein durchaus sinnvolles Vorgehen, denn "in der Buchhaltung
lernt man, wie Dokumente sauber indexiert und archiviert werden, so
dass alle Vorgänge lückenlos nachvollziehbar bleiben." Schon bei
diesem Einstieg war jedoch klar, dass das Dokumenten Management
eng verzahnt mit den Anwendungen arbeiten muss, die die Mitarbeiter
für ihre tägliche Arbeit benötigen. "Es ist nicht sehr produktiv, wenn
man Dutzende von Masken bedienen muss, nur um seine ganz
normale Arbeit zu tun. Der Zugriff auf ein Dokument muss direkt aus
der Anwendung heraus erfolgen können," so Karl-Heinz Maas. Schritt
für Schritt wurde auf diese Weise das DMS mit Hilfe von InfoStore
ausgebaut. Der Finanzbuchhaltung folgte im Jahr 2000 der
Speditionsübergabeschein und danach weitere Anwendungsbereiche
– mit teilweise deutlich spürbarem Effekt. "Das Dokumenten
Management ist bei Einführung keine fertige Lösung, sondern vielmehr
ein Mittel, mit dem sich auch in Zukunft immer neue
Rationalisierungspotenziale erschließen lassen," so Karl-Heinz Maas.
Ein Beispiel aus der Möbel-Logistik: Hier ist man derzeit in einem
Pilotprojekt dabei, alle internen und externen Dokumente aus
unterschiedlichsten Quellen und Entstehungszeitpunkten automatisch
zu referenzieren und dann integriert zu einem Vorgang gebündelt im
DMS verfügbar zu machen.

Das Ziel: alle internen und externen Dokumente zeitnah zu integrieren
"Der Vorteil von InfoStore ist nicht nur, dass sich damit Daten und
Dokumente aus ganz unterschiedlichen Quellen verarbeiten lassen,"
so Mathias Johnson. "Auch der Zugriff auf die Dokumente kann auf
völlig verschiedenen Wegen erfolgen – direkt aus der jeweiligen
Anwendung heraus, via Notes, über das Windows- oder über das
Web-Retrieval. Auf diese Weise wird InfoStore zunehmend zur
zentralen Informationsplattform, die quer durch das Unternehmen
genutzt wird." Diese zentrale Funktion wird derzeit weiter ausgebaut.
Ziel ist es, alle Dokumente, die zu einem oder unterschiedlichen
Vorgängen gehören, elektronisch Web-basierend verfügbar zu
machen, von der Rollkarte über die Ladelisten und Borderos bis hin zu
den Zollpapieren, den Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie
etwaigen Bemerkungen. Sämtliche Belege sollen künftig zeitnah
gebündelt und unter der jeweiligen Positionsnummer abrufbar sein. "In
Bezug auf die intern erzeugten Belege haben wir diesen Anspruch in
vielen Bereichen bereits umgesetzt. Die Herausforderung liegt jetzt
darin, auch die externen Belege noch weitergehend in das
elektronische Dokumenten Management zu übernehmen. Denn diese
Prozesse sind zeitkritisch und laufen in der Regel auch über große
räumliche Entfernungen," so Mathias Johnson weiter. Um diese
komplexen Anforderungen meistern zu können, muss auch der Partner
etwas vom Ablauf logistischer Prozesse verstehen. "In den letzten
Jahren haben sich viele Software-Anbieter auf das Thema ‚Logistik’
gestürzt, ohne wirklich etwas von der Sache zu verstehen. Deswegen
sollte man bei der Auswahl seines Partners vor allem darauf achten,
dass er Erfahrung auf diesem Gebiet hat. In der Solitas haben wir solch
einen Partner gefunden," so die Empfehlung von Karl-Heinz Maas.
Autor: Uwe Pagel

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