Schleupen AG

Energiedatenmanagement: Im Einkauf spielt die Musik

Stadtwerke Speyer optimieren Beschaffungsprozess mit Schleupen

Auch kleine und mittlere Stadtwerke werden künftig ohne ein effizientes Energiedatenmanagement kaum noch erfolgreich am Markt agieren können. Schon 1999 hat man deswegen bei den Stadtwerken Speyer begonnen, das entsprechende Know-how aufzubauen. Anfang 2003 nahm man dann mit CS.EL_Energie-Logistik eine Lösung in Betrieb, die sich in kürzester Zeit zu einem unverzichtbaren Werkzeug entwickelt hat. Denn vor allem in der Beschaffung zahlt sich der EDM-Einsatz inzwischen in barer Münze aus. Aber auch sonst konnten in Speyer viele Abläufe sehr viel effizienter gestaltet werden, da bislang aufwendige Prozesse vielfach automatisiert wurden.




Wer muss welche Daten an wen liefern, wie können wir diese Daten möglichst automatisch austauschen, diese Fragen haben uns schon sehr früh beschäftigt. Und uns war schnell klar, dass wir hier handeln müssen, damit wir auch in Zukunft aktiv auf dem Markt agieren können, beschreibt Wolfgang Bühring, Geschäftsführer der Stadtwerke Speyer, die Ausgangsüberlegungen für die Einführung des Energiedatenmanagements. Schon 1999 stellte man in Speyer deswegen einen Mitarbeiter ab, der sich ausschließlich mit diesen Themen beschäftigen sollte. Gleichzeitig begann auch eine intensive Phase der Mitarbeit in den Gremien der Verbände. Wenn die Datenflüsse funktionieren sollen, muss eindeutig festgelegt werden, wer mit wem wann kommunizieren muss. Und diese Marktregeln müssen dann auch von den Softwarelösungen genau so abgebildet werden, egal ob es sich dabei um den Lieferantenwechsel handelt oder die Übernahme von Verbrauchsdaten, so Wolfgang Bühring zu den Gründen für das starke Engagement in Sachen EDM. Für ihn stand dabei sehr schnell der Prozess der strukturierten Beschaffung im Mittelpunkt.




Um Energie bedarfsorientiert beschaffen zu können, muss man zunächst einmal den genauen Verbrauch kennen, und das möglichst zeitnah. Im ersten Schritt begannen die Stadtwerke Speyer deswegen mit der Einführung eines Systems zur Zählerfernauslesung für die rund 200 gemessenen Kunden. Gleichzeitig wurde jedoch auch bereits der Markt für EDM-Lösungen sondiert, Der Auswahl des Energielogistik-Systems CS.EL von Schleupen ging eine Phase voraus, in der wir verschiedene Systeme eingehend getestet haben. Ausschlaggebend waren für uns dann jedoch neben der Funktionalität des Systems vor allem die Integration in Richtung Abrechnung und Vertrieb. Denn aus diesen Modulen kommen zahlreiche Daten, die für eine genaue Prognose unverzichtbar sind, so Wolfgang Bühring. Uns ging es vor allem darum, die Schnittstellenprobleme in diesem Bereich zu minimieren. Wenn Sie hier auf unterschiedliche Hersteller setzen und es funktioniert etwas nicht, hat immer jeweils der andere Schuld und es dauert ewig, bis eine Lösung steht. Das sind zumindest unsere Erfahrungen, so Wolfgang Bühring weiter. Aber auch das Engagement von Schleupen in der EDNA-Initiative beeinflusste die Entscheidung positiv. Für uns ist es entscheidend, dass das EDM-System die Marktregeln korrekt abbildet. Dafür steht die EDNA-Initiative, und als EDNA-Mitglied damit auch unser Lieferant Schleupen.




Nachdem die Entscheidung Ende 2001 gefallen war, musste es schnell gehen, Denn schon zum 1. Januar 2003 sollte der Startschuss für das aktive Portfoliomanagement fallen, das die Stadtwerke Speyer mit einem externen Partner umsetzen. Die Grundlage für dieses Portfoliomanagement sind jedoch möglichst exakte Verbrauchsprognosen. Und die lieferte das Energielogistik-System. Trotz des engen Zeitrahmens gelang es, CS.EL pünktlich in Betrieb zu nehmen und damit den gesamten Beschaffungsprozess neu aufzusetzen. Täglich werden nun alle über die Zählerfernauslesung gemessenen Energieverbräuche der Großkunden automatisch in CS.EL übernommen und dort je nach Händler aggregiert. Auch die Daten der Tarifkunden stehen direkt und aktuell zur Verfügung. Sobald sie im Abrechnungssystem erfasst werden erfolgt auch hier die automatische Übernahme. Auf dieser Basis wird dann täglich die Prognose für den nächsten Liefertag durchgeführt. Die nötigen Bestellmengen können so ebenfalls täglich aktuell an den externen Partner für das Portfoliomanagement übergeben werden, der diese Mengen dann beispielsweise an der EEX einkauft. Die Prognosequalität wirkt sich in diesem Prozess direkt auf den Beschaffungspreis aus. Wir sind deswegen froh, dass wir bei den Kurzfristprognosen schon nach kürzester Zeit eine sehr hohe Genauigkeit erzielen konnten. Die Abweichungen liegen hier inzwischen unter 1 Prozent, zeigt sich Wolfgang Bühring mit den erzielten Ergebnissen zufrieden. Mit einer Genauigkeit von 97 Prozent war aber auch die Langfristprognose für das Jahr 2003 sehr genau und bot damit eine sichere Basis für die Bestellung der Fixmengen. Hier rechnet man derzeit bereits für die Jahre bis 2006.




Grundlage für die Prognosequalität ist in seinen Augen die fachliche Kompetenz seines Lieferanten Schleupen, aber vor allem auch die seiner Mitarbeiter. Ich halte es für absolut entscheidend, dass gerade ein kleineres Haus wie unseres in der Lage ist, die Beschaffung und das Portfoliomanagement für unsere rund 28 000 Stromkunden im Ernstfall auch selbst durchführen zu können. Denn das Risiko starker Preisschwankungen bleibt bestehen, und nur wenn wir uns selbst auskennen, können wir tatsächlich auch beurteilen, was der externe Portfoliomanager vorschlägt, beschreibt Wolfgang Bühring seinen Anspruch. Derzeit machen wir hier mit unserem Partner sehr gute Erfahrungen. Aber der Markt ist im Umbruch. Und durch Übernahmen und Beteiligungen kann es durchaus geschehen, dass man sich trotzdem mal schnell umorientieren oder die Dinge in die eigenen Hände nehmen muss, so Wolfgang Bühring weiter. Deswegen legt er auch bei der IT Wert auf absolute Verfügbarkeit. Heute dürfen Sie nicht mehr rumhampeln wegen Fehlern oder wegen verschiedener Softwareversionen. Die Software muss sicher zur Verfügung stehen. Und das muss durch den Lieferanten sichergestellt werden, auch außerhalb der normalen Bürozeiten und am Wochenende.




Die Fachkompetenz ist für ihn ein Schlüssel zum Erfolg. Der andere ist, dass die Prozesse weiter vereinfacht werden. Das gilt marktübergreifend, wo für ihn die Möglichkeiten des elektronischen Datenaustauschs noch längst nicht erschlossen sind. Das gilt aber auch unternehmensintern. Gerade im Bereich der Kundenkommunikation geht der Trend immer mehr in Richtung universell einsetzbare Mitarbeiter mit breitem Aufgabenspektrum. Das ist auch bei uns in Speyer so, wo beispielsweise die 20 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Bürgerbüros diesen Part übernehmen. Aus Sicht Bührings müssen deswegen die Softwarelösungen vor allem im Front Office-Bereich noch einfacher bedienbar werden, um Fehleingaben zu vermeiden. Die Durchgängigkeit der Datenverarbeitung hat unseren Mitarbeitern bewusst gemacht, dass sich viele Dinge, die sie in ihrer Abteilung tun, sofort auch auf andere Bereiche auswirken. So ist ein neu angelegter Liefervertrag sofort beschaffungsrelevant und schlägt bis in die Prognose durch, stellt Bühring fest. Das hat sich bereits positiv auf die Produktivität und das fachliche Know-how unserer Mitarbeiter ausgewirkt. Bei den Mitarbeitern, die nicht über diese Kompetenzen verfügen, müssen Sie aber sicherstellen, dass es nicht zu Fehleingaben kommt, beispielsweise über zusätzliche Plausibilitätsprüfungen, so das Fazit von Wolfgang Bühring.




Autor: Uwe Pagel / exklusiv für ZfK 04/04