cronos Unternehmensberatung GmbH

Erfolgsfaktor Mensch: Euro für R/3 und IS-U/CCS gleichzeitig

R/3-Euro-Umstellung und IS-U/CCS-Einführung bei der GEW Köln erfolgreich synchronisiert

Das Projekt endete mit einer Punktlandung:
Pünktlich am 14. Juni 2001 spätnachmittags
um 17.30 Uhr war die Euro-Umstellung des
SAP R/3-Systems bei den Gas-, Elektrizitäts-
und Wasserwerken Köln AG (GEW), dem
zweitgrößten kommunalen Energieversorger
Deutschlands, vollzogen. Durchgeführt wurde
es von T-Systems Nova, einer 100%igen
Tochter von T-Systems, und der cronos
Unternehmensberatung aus Münster exakt
innerhalb des geplanten Zeitplans von nur
neun Monaten - obwohl das Projekt eines der
durchaus anspruchsvolleren war. Denn es
galt nicht nur, das R/3-Produktivsystem, mit
dem bei der GEW immerhin rund 1.200
Anwender arbeiten, auf den Euro umzustellen.
In der parallelen Einführung von SAP
IS-U/CCS musste dieses System während
des laufenden Projektes ebenfalls von DM auf
Euro umgestellt werden. Und dazu war es
zusätzlich nötig - obwohl von der SAP nicht
empfohlen – den Euro auch in das
R/3-Entwicklungssystem zu übernehmen.

"Es wurde ab und zu schon spannend", so
Anton Momber, bei der GEW verantwortlich für
das Gesamtprojekt. Schon eine kleine
Verzögerung hätte unangenehme Folgen
gehabt, von einem Scheitern des Projektes
ganz zu Schweigen. Denn die Planung war
fein abgestimmt und hatte einen engen
Zeitplan. Vor allem auch, um den pünktlichen
Start von SAP IS-U/CCS zu gewährleisten. Der
hatte bei der GEW absolute Priorität, denn das
Vorgängersystem ist nicht eurofähig.
IS-U/CCS muss deswegen bis zum 1. Januar
2002 laufen, für die Abrechnung von rund
650.000 Kunden mit 900.000 Zählern. Eine
Menge, die man auch bei der GEW nicht in
einem Schritt ins System nehmen wollte,
sondern schrittweise in mehreren Phasen von
September bis Dezember 2001. Das Ziel: die
Jahresabrechnung 2001 soll komplett über
IS-U/CCS abgewickelt werden, und das in
Euro.

Erster Schritt: Die gründliche
Vorbereitung

Schon frühzeitig hatte man bei der GEW
begonnen, sich mit dem Euro auseinander zu
setzen. So brachte man ab 1998 ein
komplette Bestandsaufnahme auf den Weg,
welche Systeme wie vom Euro betroffen sein
werden. Eine Untersuchung, die auch den
einzelnen Arbeitsplatz nicht aussparte - und
die von vielen Mitarbeitern erst einmal
skeptisch betrachtet wurde. Schließlich war
der Euro noch fern, und die vielen Listen, die
für die Erfassung ausgefüllt werden mussten,
machten zunächst einfach viel Arbeit, der
Nutzen war für den Mitarbeiter aber noch nicht
recht erkennbar. Doch über ein intensives
internes "Veränderungsmanagement", über
das die Mitarbeiter nicht nur informiert,
sondern auch aktiv in die Prozesse
einbezogen werden, gelang es, die Mitarbeiter
zu motivieren, und ein umfassendes Bild von
den Anforderungen des Euro an das eigene
Unternehmen zu gewinnen.

Derart gründlich vorbereitet ging es Mitte 2000
an die Ausschreibung, die im September mit
der Auswahl von T-Systems Nova , EZ
Rhein-Ruhr und cronos als
Dienstleistungspartner endete. "Natürlich ging
es bei der Auswahl auch um die Kosten," so
Anton Momber. Viel wichtiger jedoch waren
Punkte wie die Erfahrung bei der Einführung
von SAP R/3 und speziell von IS-U/CCS und
vor allem auch die persönliche Kompetenz
der Mitarbeiter der Projektpartner. Schließlich
mussten die 10 externen Mitarbeiter
reibungslos mit den bis zu 25 Mitarbeitern aus
der EDV und den Fachabteilungen der GEW
zusammenarbeiten: Dabei hatten die externen
Mitarbeitern die Verantwortung für die
technische Umsetzung und die Internen für
die inhaltliche Abbildung der Anforderungen in
den Systemen. Und die reibungslose
Kommunikation zwischen allen Beteiligten
war einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren.

Analysieren, kopieren, analysieren, kopieren
...

"Wer meint, bei einer Euro-Einführung reiche
es, mit einem Faktor von 1,9558 zu
multiplizieren bzw. zu dividieren, der schätzt
das Problem völlig falsch ein", so Rainer
Grempe, auf Seiten der cronos
unternehmensberatung für das Projekt
verantwortlich. Das Problem ist weitaus
komplexer. So mussten im GEW-Projekt
zunächst sämtliche betroffenen
R/3-Mandanten, sowohl der GEW-Mandant
selbst als auch die der Konzernschwestern
Stadtwerke Köln, Köln Bäder und cNc,
maschinell analysiert werden. Nicht einmal,
sondern immer wieder, je nach Fortschritt des
Projekts. Und weil die entsprechenden
R/3-Werkzeuge nicht nur Hinweise auf den
Euro liefern, sondern generell das gesamte
System auf Inkonsistenzen überprüfen,
wurden allein diese Analyseläufe zu einem
Musterbeispiel dafür, wie wichtig eine
reibungslose Kommunikation und ein
effizientes Informationsmanagement sind.
Denn die Analysen lieferten plötzlich eine
unerwartete Menge an Fehlermeldungen.
Meldungen, die nicht unbedingt etwas mit
dem Projekt zu tun hatten. Die Laufzeiten der
Analysen waren entsprechend lang, und die
Arbeiten, die nötig wurden, um die entdeckten
Inkonsistenzen zu beheben, deutlich
aufwendiger als geplant. Um den laufenden
Betrieb nicht zu gefährden, wurden die Läufe
jeweils auf einem Testsystem durchgeführt,
auf das die Daten aus den unterschiedlichen
Produktivsystemen kopiert wurden: aus den
unterschiedlichen Mandanten ebenso wie aus
dem Entwicklungssystem, das ja für die
Einführung von IS-U/CCS benötigt wurde.
Während die gewonnenen Erkenntnisse, vor
allem auch die über die Inkonsistenzen im
System, dann im Produktivsystem umgesetzt
werden mussten, wurde parallel die
IS-U/CCS-Einführung mit der
Euro-Umstellung synchronisiert. Auch hier
mussten wieder und wieder Kopierläufe
gestartet werden, nur mit dem Unterschied,
dass jedes Mal sämtliche Arbeiten bei der
IS-U/CCS-Einführung blockiert waren, bis die
Ergebnisse zurückgespielt werden konnten.
Riesige Datenmengen mussten so
phasenweise tagesaktuell verschoben,
aktualisiert und angepasst werden, ohne
dass dabei der Überblick verloren gehen
durfte, und ohne den engen Zeitrahmen durch
Koordinationsfehler zu gefährden. Und nicht
genug damit: Während des Projekts mussten
sowohl für SAP R/3 als auch für IS-U/CCS
mehrfach neue Patches eingespielt werden,
was den Abstimmungsaufwand zusätzlich
erhöhte.

Kooperation und Kommunikation – Basis für
den Erfolg

"Die Kommunikation an der Basis hat hier
wunderbar geklappt", so Regine
Hollerich-Steinert, im Projekt verantwortlich für
die Kaufmännischen Prozesse im R/3-System
der GEW. Denn obwohl der Input an
Informationen plötzlich viel größer war, weil
die R/3-Analysetools eben auch zahlreiche
Informationen über die eigentliche
Euro-Umstellung hinaus lieferten, gelang es
dennoch, den gesamten Input im geplanten
Zeitraum auch zu verarbeiten. Grundlage dafür
war nicht nur die flexible und direkte
Kommunikation zwischen internen und
externen Mitarbeitern, Grundlage war vor
allem auch die reibungslose
Zusammenarbeit zwischen den
GEW-Fachabteilungen und der EDV. "Alles lief
Hand in Hand. Und das ist weder in
Unternehmen unserer Größe noch in
Projekten dieser Größenordnung
selbstverständlich", so Anton Momber. Für ihn
war das die wichtigste Basis für den
Projekterfolg. Eine EDV-Abteilung, die sich als
echter Dienstleister für das Unternehmen
begreift, und vor allem auch eine "mündige",
weil Informierte Fachabteilung. Aus Sicht von
Momber ist das ein Erfolg des
"Veränderungsmanagements", das bei der
GEW bei jedem größeren IT-Projekt praktiziert
wird und inzwischen auch die
Unternehmenskultur insgesamt prägt. "Wenn
Sie den Leuten nur etwas erklären, dann
geschieht nichts in den Köpfen und noch
weniger in den ‚Bäuchen’", so Christof Coninx,
Pressesprecher der GEW. "Wenn wir die
Menschen aber aktiv in die Veränderungen
einbeziehen, und vor allem auch Taten folgen
lassen, dann können wir unsere Mitarbeiter
wirklich erreichen".

Kurz vor Abschluss: die
Beinahe-Katastrophe

Nach nur drei Testumstellungen, deutlich
weniger, als gemeinhin empfohlen, ging man
dann am Fronleichnamstag, dem 13. Juni
2001 ans Eingemachte. Den Mitarbeitern war
dieser Termin schon weit im Vorfeld bekannt
gemacht und die Bereitschaft bis zum Abend
des darauf folgenden Sonntags festgelegt
worden. Auch sämtliche betroffenen
Entscheidungsträger standen Gewehr bei
Fuß. Nachdem am ersten Tag alles glatt lief,
und alle innerlich bereits aufatmeten, dann
am Freitagmorgen der Schock: In den
Systemläufen war über Nacht eine
Registrierungstabelle in der
Oracle-Datenbank übergelaufen. Sämtliche
Läufe waren daraufhin abgebrochen worden.
Ein Phänomen, das in keinem der Testläufe
aufgetreten war und mit dem auch keiner
gerechnet hatte. Schließlich ist die GEW mit
zwei Sun Enterprise 6500-Servern und
ausreichend Speicherplatz nicht gerade
schlecht ausgestattet. Auch ein
krankheitsbedingter Ausfall des
Basisbetreuers konnte den Projekterfolg nicht
verhindern. Durch den schnellen Einsatz
eines Ersatzmannes war die gesamte
Umstellung um 17.30 Uhr unter Dach und
Fach. Alle Beteiligten konnten das
wohlverdiente Wochenende geniessen.

weitere Informationen:

cronos unternehmensberatung GmbH

Herr Rainer Grempe

Weseler Strasse 539

D-48163 Münster

Telefon: +49 (251) 39966-0

Telefax: +49 (251) 39966-999

E-mail cronos@cronosnet.de

www.cronosnet.de

T-Systems Nova GmbH

Entwicklungszentrum Rhein-Ruhr

Frau Margrit Heller

Ruhralle 307-3011

D-45136 Essen

Telefon: +49(2 01)8 07-23 01

E-mail: margrit.heller@t-systems.de

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