Solitas Informatik AG

Es geht tatsächlich ohne Papier – und das auch noch besser

Effiziente Abläufe im Dokumenten Management der ABB Vorsorge AG

Am Anfang standen sieben Tonnen Papier - das war 1996. Das Papier, das waren die gesamten Dossiers über die Versicherten, die Begünstigten und die Rentner der durch die ABB Vorsorge AG in Baden betreuten Pensionskassen. Sie sollten schnell archiviert werden, denn der Umzug der Pensionskasse des ABB-Konzerns in der Schweiz stand bevor, und da waren elektronische Dokumente allemal leichter zu transportieren als Aktenordner. Die Evaluation für die elektronische Archivierung wurde abgeschlossen durch den Entscheid für das System InfoStore der Solitas Informatik AG, Buchs. Begonnen hat man bei der ABB Vorsorge AG damals so, wie das allgemein empfehlenswert ist: Mit der einfachen Archivierung. Entwickelt hat sich daraus in den Jahren ein Document Management, über das die Dossiers komplett und online verwaltet werden. Und nicht nur die Dossiers, auch die Finanzbuchhaltung wurde in die elektronische Archivierung eingebunden. Die ABB Vorsorge AG arbeitet an der kontinuierlichen Entwicklung zum papierlosen Unternehmen, denn weitere Projekte im Dokumenten-Management-System-Bereich (DMS) sind in Vorbereitung.

Das primäre Ziel bei der ABB Vorsorge AG war es 1996 nicht, durch die Einführung der DMS-Lösung mit InfoStore Umzugskosten zu sparen. Es ging um die rationelle Gestaltung von Geschäftsprozessen, und vor allem um den sinnvollen Einsatz der Lösung. Grundvoraussetzung dafür war die Integration in die operativen Anwendungen. Wichtigstes Werkzeug für die tägliche Arbeit ist dabei die Branchenlösung PEKA/400 der AG Büro 70. Hier werden sämtliche Stammdaten der Versicherten, der Begünstigten und der Rentner geführt, die Detailkonten und alle weiteren wichtigen Daten. Und das für unterschiedliche Mandanten. Denn bei der ABB Vorsorge AG sind nicht nur die rund 8‘000 Mitarbeiter der ABB in der Schweiz versichert, sondern auch rund 8‘000 Mitarbeiter anderer Unternehmen - über die entsprechenden Pensionskassen, die zwar von der ABB Vorsorge AG verwaltet werden, organisatorisch aber als eigene Pensionskassen geführt werden müssen. Dazu gehören die Pensionskassen ehemaliger ABB-Töchter wie der heutigen "ALSTOM” oder der "ADTRANZ”, aber auch die Pensionskassen von "Nicht-ABB"-Unternehmen wie bspw. der Sihl-Gruppe. Für die DMS-Lösung hiess das: Diese Mandantenstruktur musste in gleicher Weise wie im PEKA/400-System abgebildet werden können. Und mindestens ebenso wichtig: Auch die Berechtigungs- und Sicherheitsstrukturen mussten analog organisiert werden können. Die Offenheit und
die Flexibilität des Systems waren auch wichtige Entscheidungsfaktoren für InfoStore, welches heute voll integriert nicht nur mit PEKA/400 arbeitet, sondern auch mit der
Standardlösung FINANZ/400 von SORECO. Bei der ABB Vorsorge AG ist diese Finanzbuchhaltungssoftware eingesetzt. Eine Integration, die Ausgangspunkt für die ständige Optimierung der Geschäftsprozesse wurde, ohne die man heute bei der ABB Vorsorge AG wohl nicht von einem echten Document Management sprechen könnte.

Der Workflow in der Dossierbearbeitung ist einfach. Alle PEKA-/FINANZ-relevanten Dokumente, die entweder als Papier vorliegen oder eingehen, werden gescannt. Das gilt auch für Word-Dokumente, denn die müssen mit der Originalunterschrift vorliegen, die Archivierung als Datei genügt der ABB Vorsorge AG hier nicht. Andere Dokumente, die direkt von der PEKA/400-Lösung erzeugt werden, wie etwa Versicherungsausweise oder Kontoauszüge, werden direkt als Druckdatei, als sogenanntes COLD-Dokument archiviert. Entscheidend für die Effizienz ist nun, wie man mit den Dokumenten arbeitet, auf welchem Wege sie aufgerufen werden, wie schnell ich einzelne Inhalte finde. Also all das, was beispielsweise beim Telefonanruf eines "Kunden” (Versicherte, Begünstige, Rentner, etc.) eine Rolle spielt. Denn ob der Anrufer Fragen zur Korrespondenz hat, zu seinen PEKA-Beiträgen oder zu anderen Themen, die Dokumente müssen einfach und schnell zur Hand sein. Da sämtliche Recherchen und Aufrufe direkt aus der PEKA/400-Anwendung gestartet werden können, der Dialog also beim Kunden beginnt, gestaltet sich dieser Ablauf sehr effizient. "Vorgabe war es, dass ein Dokument innerhalb von 10 Sekunden online angezeigt werden muss", so Thomas Voit, IT-Manager bei der ABB Vorsorge AG und verantwortlich für das DMS-Projekt. Ein Zeitraum, der heute allenfalls beim ersten Aufruf benötigt wird, wenn die Datenträger, auf dem sich die Dokumente befinden, das erste Mal aus der Jukebox geladen werden müssen. Der Dialog mit dem Versicherten ist so nicht nur einfacher, sondern auch für den Kunden schneller, denn er bekommt seine Antworten sofort und direkt, weil der Sachbearbeiter keine Akten mehr wälzen muss, um an die nötigen Informationen zu kommen. Und das auf seinem Windows-PC am Arbeitsplatz, da die AS/400-Anwendungen und der InfoStore DocumentViewer, mit dem die Dokumente angezeigt werden, problemlos Hand in Hand arbeiten.

Abläufe effizient gestalten, das bedeutet auch eine ständige Optimierung der Geschäftsprozesse. So begann man bei der ABB Vorsorge AG mit einer zentralen Scanner-Lösung, dem sogenannten
Workstation-Scanning. Das heisst, alle Dokumente wurden an einem zusätzlichen Arbeitsplatz gescannt, zum Teil manuell indiziert, über die zentrale Datenbank auf Plausibilität und Gültigkeit geprüft, und dann dezentral zur Verfügung gestellt. Danach haben die einzelnen Anwender an ihrem Arbeitplatz Zugriff auf die Dokumente, je nach Berechtigung, versteht sich. Der Vorteil: Einerseits bleiben die Investitionen in Hardware und Ausbildung überschaubar, zum anderen können die Dokumente und ihre Verarbeitung besser kontrolliert werden. Das Investitionsargument hat im Zuge sinkender Hardwarepreise jedoch längst an Kraft verloren. Und auch das Kontrollargument ist nicht mehr stichhaltig. Denn bei einer ohnehin auf Sicherheit bedachten Organisation ist es heute ohne weiteres möglich, derartige Tätigkeiten auch direkt beim zuständigen Sachbearbeiter anzusiedeln. Neu ist deswegen bei der ABB Vorsorge AG die Einführung des InfoStore DesktopScans, über den die Dokumente nun dezentral an 14 Arbeitsplätzen erfasst werden, statt wie bisher an einem. Das Besondere: Die Integration
wischen PEKA/400 und InfoStore wurde in Richtung eines echten Worfkflows ausgebaut. So wird der Scanningprozess nun direkt aus
der Pensionskassen-Anwendung heraus gestartet. Der Vorteil: Sämtliche Daten die für die Indizierung nötig sind, werden automatisch aus der Anwendung in InfoStore übernommen. Per Knopfdruck erfolgt dann die Archivierung, und damit stehen die Dokumente auch sofort für alle berechtigten Sachbearbeiter zur Verfügung. Ob Eintrittsbrief, Saläränderungsanzeige, Wohneigentumsförderungsdokumente oder auch handschriftliche Notizen, alle Dokumente sind sofort pro Kunde aufrufbar, ohne jeglichen zusätzlichen Aufwand.

Voraussetzung für eine solche Automatisierung ist eine saubere Indizierung. Sie ist das "A und O" eines effizienten
Dokumenten Managements. Dass die ABB Vorsorge AG hier richtig vorgearbeitet hat, zeigte sich zuletzt in diesem Jahr. Aus vorausgegangenen Umstrukturierungen und Verkäufen von ABB-Gesellschaften wurde per 1. Januar 2001 die Pensionskasse der
ALSTOM Power (Schweiz) AG gegründet. Die Überführung der Versichertendaten und Dossiers der ehemaligen ABB-Mitarbeitenden
in diese neue Pensionskasse konnte relativ einfach umgesetzt werden. Für Thomas Voit ein weiterer Beleg, dass er das richtige
System ausgewählt hatte. Eine Erfahrung, die er jetzt für weitere Projekte nutzt. So arbeitet die Finanzbuchhaltung schon seit längerem mit einem integrierten InfoStore als Archivierungslösung. Auch hier haben die Vorarbeiten für eine dezentrale Bearbeitung bereits begonnen. Dokumente, wie Debitoren- und Hauptbuch-Belege werden heute bereits mit Barcodeetiketten versehen und anschliessend mit dem
Workstations-Scanner automatisch archiviert. Der erste Desktop-Scanner für einen weiter ausgebauten Workflow ist bereits installiert. Derzeit ist man dabei, die alten Aktenbestände zu scannen und elektronisch zu archivieren, so dass das Papier auch hier bald ausgedient hat. Und auch für die weitere Zukunft hat Thomas Voit bereits konkrete Vorstellungen. So möchte er sobald wie möglich auch die InfoStore Webservices integrieren, den Zugriff auf die Dokumente also unabhängig vom Betriebssystem über Intranet, und viel wichtiger noch, ohne dass Software auf einem Client-PC installiert werden muss, einfach über Browser im Intranet ermöglichen. Und auch die Integration des hauseigenen Lotus Notes-Systems und der Microsoft Office-Produkte sieht er als Möglichkeit, die Geschäftsprozesse weiter zu verbessern, quer über die Systemplattformen hinweg. Denn die ABB Vorsorge AG ist auf weiteres Wachstum ausgerichtet. Wie schon bisher will man die Übernahme der Verwaltung der Pensionskassen offensiv vermarkten. Und da ist man auf ein effizientes Dokumenten Management angewiesen. Denn wie einst beim Umzug 1996 trifft man dabei erst einmal auf Papier, und das in rauen Mengen. Wie auch bei der letzten Übernahme einer Pensionskasse, als der erste Arbeitsschritt in der Übernahme der Akten bestand – die wurden in einem LKW geliefert, der bis zur Laderaumoberkante gut gefüllt war.