cronos Unternehmensberatung GmbH

Es ist der Gegenwind, der Drachen steigen lässt

Stadt Stolberg migriert erfolgreich auf SAP PSM 4.7

Schon 2001 gehörte die Stadt Stolberg zu den Pionieren in Sachen SAP IS-PS. Als eine der ersten Kommunen in Nordrhein-Westfalen führte sie damals die Branchenlösung smartsolution für die öffentliche Verwaltung ein. Jetzt, nur drei Jahre später, gehörte sie erneut zu den ersten, die auf das neue Enterprise-Release 4.7 wechselten. Unterstützt wurde sie dabei von der cronos Unternehmensberatung, Münster, und der Oberessendorfer All for One Systemhaus AG. Die sorgten dafür, dass der Releasewechsel erheblich glatter über die Bühne ging als die Einführung vor drei Jahren.




Es war der Euro, der die Stadt Stolberg dazu zwang, sich nach einer neuen Softwarelösung umzuschauen. Denn dieser konnte von dem bis dahin eingesetzten System, das bereits 30 Jahre auf dem Buckel hatte, beim besten Willen nicht mehr abgebildet werden. Dem Vorschlag des damaligen Rechenzentrums GKDVZ, dem neben der Stadt Stolberg auch die anderen kommunalen Verwaltungen im Raum Aachen angeschlossen waren, die Altanwendungen durch ein anderes kamerales System abzulösen, wollte man in Stolberg nicht folgen. Wir wollten ein zukunftssicheres System, mit dem wir sowohl die Kameralistik abbilden konnten, als auch künftig die doppische Buchhaltung nach dem NKF, so Willi Esser, Leiter der Kämmerei in Stolberg. Nachdem die SAP im Modellprojekt NKF des Landes Nordrhein-Westfalen beteiligt war, haben wir uns für diesen Anbieter entschieden. Eine Entscheidung, die sich seiner Ansicht als richtig erwiesen hat, trotz aller Probleme, die Stolberg als SAP-Pionier zu lösen hatte. Denn viele andere Kommunen, die damals dem Vorschlag des Rechenzentrums zur Einführung eines anderen kameralen Systems gefolgt waren, sehen sich derzeit schon wieder nach einer neuen Lösung um, mit der sie die Anforderungen des Doppik abbilden können oder haben gar entsprechende Produktentscheidungen bereits getroffen.




Das Einführungsprojekt 2001 stand allerdings unter keinem guten Stern. Wir hatten damals unter Zeitdruck entschieden, das neue SAP-System bis zum 1. Januar 2002 in Betrieb zu nehmen, wohlwissend um mögliche Probleme, die mit einer so kurzfristigen Produktivsetzung verbunden sein könnten, erinnert sich Michael Weniger, im Hauptamt zuständig für die Datenverarbeitung in Stolberg. So wurden beispielsweise nicht alle am Projekt beteiligten Mitarbeiter vollständig freigestellt, weil man hoffte, dass dies auch neben der alltäglichen Arbeit zu leisten wäre. Insbesondere der Dienstleister, der die Stadt Stolberg vor Ort unterstützen sollte, hatte die Anforderungen des Projektes ganz offensichtlich unterschätzt. Dieser kannte sich zwar technisch gut mit SAP aus, verfügte aber offensichtlich nicht über ausreichend Mitarbeiterressourcen, die die nötige Kompetenz in der öffentlichen Verwaltung mitbrachten, fasst Willi Esser die damaligen Probleme zusammen. Deshalb war es ein großer Erfolg, dass man in nur acht Monaten das System in den Bereichen Haushaltsbewirtschaftung und Kassenwesen, die hier zunächst die absolute Priorität genossen, in Produktion nehmen konnte. Doch die Liste der offen gebliebenen Punkte war lang, die Benutzer am Bildschirm waren durch den anfänglichen eingesetzten Dienstleister zudem auch nicht ausreichend geschult worden. Es war hier sicherlich in erster Linie dem Einsatz von All for One zu verdanken, dass die Einführung überhaupt geklappt hatte, aber dann geriet das Projekt in eine Phase, in der es nur langsam voranging, schildert Willi Esser den weiteren Verlauf. Die Ursachen dafür waren vielfältig: mal war die Verwaltung mit anderen Aufgaben so belastet, dass das SAP-Projekt keine Priorität genießen konnte, mal hatten die beteiligten IT-Dienstleister nicht ausreichend personelle Ressourcen zur Verfügung. Im Sommer 2003 waren wir so an einem Punkt angelangt, an dem es galt, das Tempo zu erhöhen. Denn vom Produkt waren wir nach wie vor überzeugt, wir wollten es aber endlich richtig einsetzen können, so Michael Weniger.




Was folgte, war eine umfassende Bestandsaufnahme mit allen Beteiligten. Das Resultat war die Erkenntnis, dass viele der bestehenden Probleme am Einfachsten durch die Umstellung des Systems auf das Release 4.7 behoben werden konnten. Und: mit der cronos Unternehmensberatung wurde ein Partner der All for One mit ins Boot geholt, der das Projekt vor Ort unterstützen sollte. Schon kurz nach Start des neuen Projekts Anfang Oktober 2003 bestätigte sich, wie wichtig es ist, dass ein Dienstleister neben Software-Know-how auch Branchenkompetenz mitbringt, wenn er ein System wie SAP in einer kommunalen Verwaltung einführen will, beschreibt Willi Esser das neu aufgesetzt Projekt "Releasewechsel". "Innerhalb kürzester Zeit hatten die cronos-Mitarbeiter nicht nur das Optimierungspotenzial im Customizing des Systems erkannt, sondern dieses in vielen Fällen auch gleich umgesetzt. Aber auch wo die Schulungsdefizite lagen wurde sehr schnell klar, so Willi Esser weiter. Entsprechend startete das Projekt auch mit einem Workshop im Bereich Kasse, einem der Bereiche mit dem größten Handlungsbedarf. Parallel dazu wurde ein Testkonzept entwickelt, in dessen Entwicklung die Mitarbeiter der Stolberger Verwaltung intensiv mit einbezogen wurden. Dabei wurden verschiedene Szenarien für die Teilprojekte Haushaltsbewirtschaftung, Haushaltsplanung und Kasse entwickelt und auf einem Testsystem, auf dem die Produktivdaten bereits auf die Release 4.7 migriert worden waren, intensiv durchgespielt. Auch hier wurden die betroffenen Bereiche direkt mit einbezogen. Parallel dazu musste aber auch die Jahresrechnung 2002 erstellt werden, und das aus Zeitgründen und Dringlichkeit noch auf dem Altsystem unter dem Release 4.61. Insgesamt konnten wir so mit Hilfe der cronos-Berater in wenigen Monaten zahlreiche bislang unerledigte Hausaufgaben abschließen. Die Zahl der offenen Punkte sank in kürzester Zeit drastisch. Mit dem Releasewechsel sind hier natürlich wieder einige Punkte hinzugekommen, wir sind aber optimistisch, dass sich diese schnell erledigen lassen, ist Michael Weniger überzeugt. So konnte neben der Jahresrechnung inzwischen beispielsweise auch der Elektronische Kontoauszug in Betrieb genommen werden, und das mit einer hohen Zuverlässigkeit: Rund 80 Prozent aller Zahlungen werden inzwischen automatisch und korrekt zugeordnet. Und auch die Motivation der Mitarbeiter stimmt wieder. Jetzt, da unsere Kolleginnen und Kollegen wissen, wie man richtig mit dem System arbeitet und wie man seine Möglichkeiten nutzt, sind sie voll motiviert. Das Ergebnis ist eine spürbar gestiegene Produktivität. Inwieweit Personal eingespart werden kann, wird zurzeit untersucht.




Der Releasewechsel erfolgte Ende Januar 2004. Jetzt geht man in Stolberg daran, das System weiter zu optimieren und die letzten fehlenden Bereiche wie etwa in der Haushaltsplanung zu vervollständigen. Wir sind zuversichtlich, dass wir die letzten offenen Punkte schon bald geklärt haben, und vor allem, dass wir mit der Entscheidung für SAP die richtige Wahl getroffen haben, so das Fazit von Willi Esser. Und er fügt hinzu: Auch wenn es nach wie vor kritische Stimmen in Sachen SAP-Einsatz gibt, wir haben hier eine Entscheidung für die Zukunft getroffen. Und schließlich ist es der Gegenwind und nicht der Rückenwind, der einen Drachen steigen lässt.




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