cronos Unternehmensberatung GmbH

Geräuschloser Wechsel von RIVA auf IS-U

cronos unterstützt Stadtwerke Osnabrück AG bei erfolgreicher Migration

Einst hatten die Stadtwerke Osnabrück zu den Unternehmen gehört, die Anfang der 90er Jahre die Entwicklung von RIVA aktiv unterstützt haben, dem damaligen Energieabrechnungssystem der SAP. Die einschneidenden Veränderungen, die die Liberalisierung des Energiemarktes mit sich brachten, führten in den letzten Jahren jedoch dazu, dass diese Lösung zunehmend an die Grenzen ihrer Möglichkeiten stieß. Und so läuteten auch die Stadtwerke Osnabrück den Abschied von RIVA ein. Mit Unterstützung der cronos Unternehmensberatung, Münster, sowie des IT-Dienstleisters ITEBO gelang ihnen dabei eine absolut reibungslose Migration auf die SAP-Branchenlösung IS-U.




Es ist nicht wichtig, immer zu den ersten zu gehören! Dieser Grundsatz von Rolf Niekamp, dem Abteilungsmanager Allgemeines Kundenmanagement bei den Stadtwerken Osnabrück, war sicherlich ein ganz wesentlicher Erfolgsfaktor für das Gelingen des Projekts. Schon Anfang der 80er Jahre hatten die Stadtwerke Osnabrück ein erstes, selbstentwickeltes Abrechnungssystem eingeführt und dann später im Jahr 1995 durch RIVA ersetzt. Auch bei RIVA waren wir nicht die ersten, obwohl wir die Entwicklung des Produkts aktiv unterstützt haben. Uns war es viel wichtiger, dass die Software eine gewisse Reife erreicht, bevor wir sie einführen, erklärt Rolf Niekamp seine Einstellung, und wird dabei von seinem langjährigen Weggefährten Rainer Schulz unterstützt. Er war früher für die Datenverarbeitung bei den Stadtwerken verantwortlich, bevor dieser Bereich mit der kommunalen Datenverarbeitung in Osnabrück zum selbstständigen IT-Dienstleister ITEBO verschmolzen wurde. Zudem muss man gerade bei Software darauf achten, dass sich die Investitionen in solch ein System auch auszahlen. Deswegen wollten wir RIVA auch so lange als möglich nutzen, ergänzt Schulz, der auch in diesem Projekt wieder den IT-Part übernahm.




Nicht alles auf einmal machen, das ist ein weiterer Grundsatz in Osnabrück. Und so bewältigte man vor dem Umstieg auf IS-U im Jahr 2002 erst einmal die Migration von R/2 auf R/3. Parallel dazu startete in Osnabrück in Sachen Abrechnungslösung ein Auswahlverfahren, bei dem die Stadtwerke auch die Mitbewerber der SAP genau unter die Lupe nahmen. Bereits bei diesem Auswahlverfahren wurden die Fachbereiche, die später mit dem System arbeiten sollten, direkt eingebunden. Wir wollten, dass unsere Mitarbeiter auch bei der Entscheidung mitreden dürfen. Denn so stehen sie gleich von Beginn an hinter dem System, dass sie mit ausgewählt haben, Akzeptanzproblemen kann man auf diesem Weg von vorn herein begegnen, so Rolf Niekamp zum Auswahlprozess. Die Entscheidung gerade auch auf Seiten der Mitarbeiter fiel dann fast einhellig zu Gunsten von IS-U, sowohl aus Gründen der Funktionalität, aber auch, weil die grafische Oberfläche ungleich mehr Möglichkeiten bot, als die alten RIVA-Masken.




Wie bei der Softwareauswahl sondierte man auch bei der Suche nach einem Dienstleister zunächst den Markt und lud dann die Partner, die am besten geeignet schienen, zu einem Erstgespräch nach Osnabrück ein. Schon bei diesem ersten Kontakt hatten wir sofort das Gefühl, dass die cronos Unternehmensberatung und wir eine gemeinsame Sprache sprechen. Die Diskussion drehte sich schon nach kurzer Zeit um Fachthemen, und obwohl es ja eigentlich eher ein ´Vertriebstermin´ war, konnten wir mit cronos hier schon in die Details gehen, beschreibt Rolf Niekamp einen der wichtigsten Gründe für die Entscheidung zu Gunsten von cronos. Die räumliche Nähe zu Münster, ausgezeichnete Referenzen und auch die finanziellen Vorstellungen von cronos, die ganz in der Nähe des angesetzten Budgets lagen, taten ein Übriges.




Für ein Querverbundsunternehmen wie die Stadtwerke Osnabrück mit ihren rund 180.000 abzurechnenden Verträgen ist die Abrechnung das ´Brot & Butter-Geschäft´. Das heißt: sie muss laufen, beschreibt Rolf Niekamp die Herausforderung. Da die Stadtwerke Osnabrück nicht stichtagsbezogen sondern rollierend abrechen, musste die Migration zudem in kurzer Zeit und ohne Probleme vollzogen werden, um den monatlichen Abrechnungslauf nicht zu gefährden. Wenn die Rechnungen nicht pünktlich rausgehen, kostet dies das Unternehmen schlichtweg Geld. Und das galt es unter allen Umständen zu vermeiden, so Niekamp weiter. Für ihn war deswegen ein umfangreiches Projektmanagement unverzichtbar. Auf Basis der Erfahrungen aus den früheren Projekten entwickelten die Stadtwerke Osnabrück, ITEBO und cronos schließlich einen Projektplan, der in zwei Phasen unterteilt wurde. Die erste Phase der Konzeption umfasste die Ist-Aufnahme sowie eine ausführliche Analyse der Verbesserungspotenziale, die anschließend zur Basis für das Soll-Konzept wurde. Besonders wurde bereits in dieser Phase wie später auch bei der eigentlichen Umsetzung darauf geachtet, dass allen Beteiligten klar war, wer was macht. Wenn drei Parteien mit im Boot sind, der Anwender, der IT-Partner und der externe Berater, müssen die einzelnen Rollen klar definiert werden, umreißt Rainer Schulz das Problem. Darüber hinaus sollten die Stadtwerke-Mitarbeiter im Rahmen eines Coaching-Verfahrens so fit gemacht werden, dass sie anschließend in der Lage waren, ihr Wissen an die jeweiligen Kollegen in ihren Bereichen weiterzugeben. Uns kam es auch darauf an, möglichst effizient zu arbeiten, Deswegen mussten die einzelnen Teilprojektleiter auch die Kompetenzen bekommen, bei auftretenden Fragen und Problemen Entscheidungen eigenständig zu fällen, ohne dass hier ein kompliziertes Verfahren oder gar Diskussionen im Lenkungsausschuss nötig wurden, betont Rolf Niekamp den Grundsatz der Delegation von Verantwortung. Daneben galt aber auch die Devise, sich möglichst stark an den Standard von IS-U zu halten und auf Modifikationen weitestgehend zu verzichten. Das bedeutet natürlich nicht, dass wir die Möglichkeiten, die uns beispielsweise das Customer Interaction Center CIC bei der Gestaltung von Oberflächen bietet, nicht ausgereizt wurden. Das sind jedoch Anpassungen, die den Standard nicht berühren, beschreibt Rainer Schulz den Ansatz.




Ein Ansatz, der funktionierte. Denn das Projekt wurde nicht nur genau im Zeitplan an Ostern 2004 abgeschlossen, auch der erste Rechnungslauf ging zum gewohnten Termin Ende April völlig problemlos über die Bühne. Ganz wie einen Monat zuvor noch unter RIVA. Selbst der Umstand, dass für die Umstellung die R/3-Umgebung stillgelegt werden musste, weil IS-U auf demselben System laufen sollte, bereitete keinerlei Probleme. Wir haben die Ostereier einfach mit ins Büro gebracht und die Sache über das Osterwochenende durchgezogen, erinnert sich Rolf Niekamp. Auch die Übernahme der rund 3,8 Millionen Datensätze verlief reibungslos, 99,9 Prozent dieser Daten wurden dabei auf Anhieb fehlerfrei ins neue System überspielt. Und nur zwei Wochen später wurde auch das cronos-Add-On team utilities/HAV für das Hausanschlussmanagement sowie das SAP Business Warehouse ohne Komplikationen in Betrieb genommen. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor war für Rolf Niekamp in allen Bereichen die reibungslose Zusammenarbeit in den Teams. Ich muss sagen, dass uns dieses Projekt richtig Spaß gemacht hat. Das Zusammenspiel mit einem so kompetenten Dienstleister wie cronos, aber auch mit den Mitarbeitern von ITEBO und unseren eigenen Kollegen war absolut unproblematisch. Dabei haben alle eine außerordentliche Motivation an den Tag gelegt, wie ich sie selten erlebt habe, so sein Fazit. Eine Motivation, die sich auf die anderen rund 150 Mitarbeiter übertragen hat, die tagtäglich mit dem System arbeiten.




Das Ergebnis der Umstellung kann sich in Rolf Niekamps Augen sehen lassen. So konnten mit den optimierten Oberflächen des CIC die Prozesse bei der Bearbeitung von Kundenanfragen deutlich beschleunigt werden. Wo unsere Mitarbeiter die Informationen früher im RIVA in ganz unterschiedlichen Masken zusammensammeln mussten, haben Sie heute in einem Fenster alles Wichtige sofort im Blick, beschreibt er einen der sofort spürbaren Effekte. Besonders stolz ist er auch darauf, dass sich auch in den anderen Bereichen die Bearbeitungsprozesse kaum verlangsamt haben und auch kein zusätzliches Personal benötigt wurde, wie dies bei anderen Migrationsprojekten durchaus vorgekommen ist.




Nach dem erfolgreichen Start von IS-U/CCS können die Stadtwerke Osnabrück nun nicht nur alle aktuellen Anforderungen des liberalisierten Marktes abbilden, sondern sehen sich auch auf kommende Herausforderungen gut vorbereitet, wie beispielsweise auf das Unbundling. Denn das wurde im Rahmen des Projektes ebenfalls durchgespielt. Wir haben uns dabei alle Möglichkeiten genau angesehen, ob Zwei-Vertrags-, Zwei-Mandanten-, oder Zwei-System-Modell. Letztlich sind wir dann zunächst beim Ein-Vertrags-Modell geblieben, weil wir erkannt haben, dass wir es zu diesem Zeitpunkt nicht richtig machen, egal wie wir es machen, so die Erkenntnis Rolf Niekamps. Trotzdem hat man so aber alle die Anforderungen, die in jedem Falle umgesetzt werden müssen, schon bei der Einführung berücksichtigen können.




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