Solitas Informatik AG

Gut, besser ... Paulaner setzt bei Document Management auf Integration

Mit InfoStore von Solitas und SAP R/3 für durchgängige Prozesse

Mit einer Produktion von rund 2,8 Mio
Hektolitern Bier pro Jahr ist die Paulaner-
Gruppe mit Sitz in München nicht nur die
größte Brauerei Bayerns, sie gehört auch zu
den Top-10 in ganz Deutschland. Um bei aller
Größe in Produktion und Vertrieb trotzdem für
buchstäblich "flüssige" Abläufe zu sorgen,
setzt man bei Paulaner auf Integration. Für
das Rechnungswesen, Vertrieb und Verkauf,
die Produktionsplanung und die Logistik
entschied man sich deswegen für eine
Lösung aus einem Guss: für die COPA-
Branchenlösung auf Basis von SAP R/3. Aber
auch die horizontalen Funktionen wie
beispielsweise das Dokumenten
Management, die in ganz unterschiedlichen
Bereichen des Unternehmens genutzt
werden, sollten vollständig integriert werden.
Die Wahl fiel hier auf InfoStore for iSeries von
Solitas.

Die Themen Archivierung und DMS sind für
Paulaner kein Neuland. Schon in den 90er
Jahren hatte man in München eine
entsprechende Lösung eingeführt und die bis
dahin übliche Mikroverfilmung größtenteils
abgelöst. Während man sich dabei zunächst
auf die Realisierung einer einfachen
Archivierung beschränkte, stiegen die
Anforderungen mit dem Start des R/3-
Projektes zusehends. Grund genug für
Paulaner, sich auch im Dokumenten
Management neu zu orientieren und eine
Lösung zu suchen, die sowohl
entwicklungsfähig als auch in R/3 integrierbar
ist. Und: das DMS musste in die vorhandene
IBM AS/400-Umgebung passen und die AS/
400 bzw. iSeries als Server-Plattform
unterstützen.

Im Fokus: der Lieferschein
Mit elektronischen Dokumenten wird bei
Paulaner vor allem in zwei Bereichen
gearbeitet. Der eine Bereich ist das
Rechnungswesen, wo sowohl die
Ausgangsrechnungen wie auch der
Rechnungseingang auf Papier ins Archiv
überführt werden müssen - der Ausgang
direkt als Spooldatei, der Eingang als
gescannter Beleg, der zur späteren
Identifizierung mit einem Barcode versehen
wird. Der andere Bereich ist die Logistik, über
die tagtäglich tausende von
Getränkelieferungen abgewickelt werden.
Das entscheidende Dokument ist hier neben
dem Ladeschein für das einzelne Fahrzeug
der vom Kunden unterschriebene
Lieferschein, mit dem er den Empfang der
Lieferung quittiert, und auf dem nicht selten
noch Änderungen handschriftlich vermerkt
werden. Er ist das zentrale Dokument, wenn
es darum geht, Reklamationen zu bearbeiten.
Hier schnell und korrekt zu reagieren ist bei
einem kritischen Kunden wie dem
Bierkunden äußerst wichtig. Wie im
Biergeschäft üblich, etwa bei der Bestellung,
erfolgt auch bei der Reklamationsbearbeitung
die Kommunikation in der Regel per Telefon.
Wenn dem Weißbierfreund nun statt des
bestellten Hefeweizens ausgerechnet
Kristallweizen geliefert oder bei der Lieferung
für die Gastwirtschaft das Pils vergessen
wurde, gilt es, rasch zu reagieren. Deshalb
müssen die benötigten Dokumente dem
Kundenbetreuer im Vertriebsinnendienst
schnell am Bildschirm zur Verfügung stehen
und auch nochmals ausgedruckt werden
können. Das Volumen, das hier verarbeitet
werden muss, ist nicht unbeachtlich: rund
2.500 unterschriebene Liefer- und
Ladescheine werden bei Paulaner täglich
gescannt und archiviert, jeder davon mit 2
Seiten. Dazu kommen monatlich rund 5.000
meist mehrseitige Eingangsrechnungen.
Direkt als Spooldatei werden täglich rund
1.800 Ausgangsrechnungen in das Archiv
überführt, sowie etwa 2.000
Vergütungsabrechnungen im Monat.

Dezentraler Zugriff auf zentrales Archiv
Das Dokumenten Management hat bei
Paulaner eine echte Querschnittsfunktion.
Rund 300 von knapp 800 Mitarbeitern
müssen regelmäßig oder gelegentlich auf die
archivierten Dokumente zugreifen - nicht nur
in der Zentrale in München, sondern auch von
den insgesamt 10 Auslieferungsdepots in
Bayern sowie von den Standorten
Rosenheim, Regensburg und Hannover aus.
Entsprechend sorgfältig ging man bei der
Auswahl des Systems vor. Insgesamt fünf
Lösungen wurden eingehend geprüft, zwei
davon gelangten in die Endauswahl. Das
Rennen machte schließlich InfoStore von
Solitas. Und das, obwohl zu diesem Zeitpunkt
der InfoStore ArchiveLink für R/3 erst
angekündigt war. Doch sowohl die
Funktionalität überzeugte, als auch die
Tatsache, dass InfoStore zu den wenigen
Lösungen gehört, die native für IBM iSeries
verfügbar ist. Zudem fiel der
Einführungsaufwand für InfoStore deutlich
niedriger aus, als bei anderen DMS-
Lösungen. Im Vergleich zum SAP-Projekt
verlief die InfoStore-Einführung geradezu
rasant, wie sich Axel Stutz, verantwortlich für
das DMS-Projekt bei Paulaner, erinnert. "Die
Übernahme des alten IBM-Archivs erfolgte in
einem halben Tag, und schon nach zwei
Tagen waren wir vollständig arbeitsfähig."
Und dies trotz des Umstands, dass das SAP
R/3-Modul Sales & Distribution noch nicht im
produktiven Betrieb war, man also das neue
DMS zunächst noch mit der Altanwendung
fahren musste. "Insgesamt verlief die
Zusammenarbeit mit Solitas absolut
reibungslos", so Axel Stutz, "und auch die
ArchiveLink-Schnittstelle von InfoStore war in
kürzester Zeit implementiert und
funktionsfähig, obwohl wir hier der
Pilotanwender für Solitas waren. Die
Probleme, die dabei auftraten, waren alle auf
der SAP-Seite zu suchen."

Die Aufwände, die organisatorischen
Vorgaben für das Dokumenten Management
innerhalb von R/3 abzubilden, lagen im
Vergleich sehr viel höher. Nicht zuletzt
deswegen setzte man bei Paulaner die
Organisation des Archivs zunächst erst
einmal genauso um, wie das im
Vorgängersystem der Fall gewesen war.
Nachdem man jetzt mit sämtlichen R/3-
Modulen endgültig in Produktion ist, werden
nun Schritt für Schritt die weiteren
Optimierungspotenziale des Dokumenten
Managements erschlossen. So soll als
nächstes der Rechnungseingang vom späten
auf das frühe Scanning umgestellt werden,
um dann diese Dokumente workflowbasiert
und völlig papierlos durch das Unternehmen
schicken zu können. Daneben werden auch
weitere Dokumente künftig papierlos
verwaltet, etwa die Bankbelege oder die
Verträge. (Autor: Uwe Pagel)

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