Solitas Informatik AG

InfoStore: der Garant für flüssige Prozesse

Effizientes Document Management sorgt für wirtschaftliche Abläufe

Document Management, das ist längst weitaus mehr als nur ein intelligenter Aktenschrank und die Verbannung des Papiers aus dem Unternehmen. Denn mit der Einführung eines solchen Systems beginnt man automatisch, Geschäftsprozesse zu überdenken, zu verändern, neu zu gestalten und zu optimieren. Allein die Möglichkeit, online auf Rechnungen, Aufträge, Anfragen oder andere Dokumente zuzugreifen, verändert den Arbeitsalltag entscheidend. Denn, und das ist der wichtigste Punkt, das Dokument wird direkt in die Arbeitsprozesse integriert. Völlig unabhängig davon, ob es sich ursprünglich um ein Papierdokument gehandelt hat oder um ein Dokument, das aus einer elektronischen Quelle stammt.

Eine Erfahrung, die man beim DMS-Spezialisten Solitas immer wieder macht, ist das Phänomen, dass der Sachbearbeiter irgendwann aufhört, zwischen einem eMail, einem Fax, einem Papierdokument oder einem elektronisch erzeugten Dokument zu unterscheiden. Für ihn wird die Hülle sekundär und der Inhalt zum alleinigen Ziel der Begierde. Und damit entsteht auch der Wunsch, auf all diese Inhalte in ein und derselben Form zugreifen zu können. Schon allein dadurch hat sich eine Lösung wie das DMS-System InfoStore längst vom elektronischen Aktenschrank weg und hin zum Ausgangspunkt für vielfältige Anwendungen entwickelt. Denn Dokumente werden überall verwendet, bei Vertriebs-Präsentationen ebenso, wie im Dialog mit Kunden am Telefon, in der Finanzbuchhaltung oder in der Fertigung.

Bei der Bregenzer Wolford AG etwa ist die Groupware-Lösung Lotus Notes das zentrale Kommunikationsinstrument. Wolford ist international vertreten, in München, London, Paris oder New York, die Fakturierung erfolgt aber nach wie vor zentral in Bregenz. Mit dem InfoStore Notes Retrieval haben nun die herkömmlichen und umständlichen Verfahren wie etwa das Faxen ausgedient. Weltweit greifen Wolford-Mitarbeiter via Notes direkt auf die Rechnungen zu, die sie benötigen, für den direkten und transparenten Zugriff steht dabei das InfoStore NotesPortal zur Verfügung.. Integriert ist auch die InfoStore-Berechtigungssteuerung, so dass die Mitarbeiter nur auf die Dokumente Zugriff haben, die sie auch sehen dürfen. Und wenn Dokumente per Mail verschickt werden müssen, stellt InfoStore eine Funktion zur Verfügung, die die Daten des Druckdokuments beim Versand automatisch in ein Grafikformat konvertiert, so dass sie überall auf der Welt mit einem normalen Viewer betrachtet werden können.

Auch in anderen Branchen beschleunigt InfoStore zahlreiche Prozesse. Etwa bei Marktführer für Last-Minute-Reisen L´TUR. Hier ging es darum, den Prozess der Rechnungsprüfung zu beschleunigen, denn das Belegvolumen im Rechnungseingang hat es bei L´TUR in sich: Neben den Premium-Partnern TUI, Lufthansa und Condor arbeitet L´TUR mit weiteren 250 renommierten Touristik-Marken und Airlines zusammen. Weltweit vermittelt L´TUR so die Last-Minute-Kontingente von mehr als 4.000 Hotels und 50 Hotelketten. Das im Rechnungseingang zu verarbeitende Resultat dieser Zusammenarbeit liegt bei über 1.000 Rechnungen täglich. Mit dem Workflow-Modul InfoStore TaskLink gelang es L´TUR, diesen Prozess vollständig zu automatisieren und den Aufwand für die Rechnungsfreigabe auf ein Minimum zu reduzieren.

InfoStore sorgt aber auch in der Logistik für flüssige Abläufe. Beim führenden österreichischen Logistik-Dienstleister Schachinger arbeitet InfoStore beispielsweise nahtlos mit der Online-Sendungsverfolgung und den mobilen Datenerfassungsgeräten der Fahrer zusammen. Der Kunde kann damit per Internet nicht nur jederzeit nachvollziehen, ob seine Ware noch unterwegs ist oder bereits ausgeliefert wurde. Er hat auch direkten Zugriff auf die dazugehörigen Dokumente, wie etwa den elektronisch erzeugten Lieferschein inklusive der auf dem Handheld erfassten Unterschrift des Endkunden, der damit den Empfang der Ware ordnungsgemäß bestätigt hat. Deutlich entlastet wurde damit vor allem der Kundenservice und die Reklamationsbearbeitung bei Schachinger. Denn bevor ein Kunde anruft, schaut er in der Regel erst einmal in das Sendungsverfolgungssystem, wo er sich die meisten Fragen selbst beantworten kann. Entsprechend niedrig ist die Zahl der Kunden, die heute noch telefonisch bearbeitet werden müssen.

Die Beispiele zeigen, dass sich das Document Management längst zu einer horizontalen Anwendung entwickelt hat, die sich quer durch das Unternehmen zieht. Absolut wichtig ist es deswegen, dass sich das DMS der vorhandenen Umgebung anpassen lässt, den vorhandenen Geschäftsprozessen ebenso wie der vorhandenen IT-Infrastruktur, denn nur durch Integration und enge Einbindung können die Potenziale einer DMS-Lösung auch tatsächlich genutzt werden.

Autor: Uwe Pagel