Infoniqa Group

Infoniqa Digitale Personalakte: Prozessoptimierung in der Personalwirtschaft

Ganzheitlicher Ansatz umfasst Beratung, Dienstleistungen und Software

Mit der Infoniqa Digitale Personalakte (DPA) bietet der Münchner Spezialist für das Informationsmanagement im HR-Bereich jetzt zusätzlich einen einfachen und nach oben skalierbaren Einstieg in das Human Capital Management (HCM). Entwickelt von HR-Spezialisten für HR-Anwender bietet Infoniqa eine ganzheitliche Lösung, die neben der Prozess-Beratung, den erforderlichen Software-Komponenten auch den gesamten Einführungsprozess abdeckt: Von der Analyse der Personalprozesse über die Digitalisierung der bestehenden Altakten bis hin zur Automatisierung und Standardisierung vieler Abläufe durch individuell konfigurierbare Workflows. Auf dieser Basis lässt sich ein umfassendes Informationssystem für den Personalbereich aufbauen, das jederzeit in Richtung ganzheitliches HCM-Portal erweitert werden kann. Gleichzeitig lässt sich Infoniqa DPA einfach in vorhandene Infrastrukturen integrieren: Neben der eigenen Abrechnungslösung Infoniqa Payroll können auch andere führende Personalabrechnungssysteme wie etwa SAP, Varial oder LOGA angebunden und die Personaldaten automatisiert übernommen werden. Die Vorbereitungen, die Infoniqa DPA auch im ASP-Service anzubieten, sind weitestgehend abgeschlossen und ab Ende Q2 2010 verfügbar. "Beim Thema ‚Digitale Personalakte’ haben sich viele Anbieter rein auf die Software-Seite konzentriert. Das ist für uns jedoch viel zu kurz gegriffen. Erst wenn es gelingt, sämtliche Informations- und Kommunikationsprozesse im HR-Bereich durchgängig zu optimieren, können die vollen Potenziale einer solchen Lösung erschlossen werden", beschreibt Thomas Gottstein, Geschäftsführer der Infoniqa IT Solutions GmbH, den Ansatz.   
In der Infoniqa Digitale Personalakte werden personenbezogene Dokumente und Daten – unabhängig von ihrer Form – gesammelt, digitalisiert und verschlagwortet auf einem zentralen Server abgelegt, die papiergebundene Personalaktenhaltung wird damit überflüssig. Dank einer indexbasierten Suche und einer Volltext-Recherche können Dokumente schnell und einfach recherchiert werden. Die Infoniqa Digitale Personalakte bietet mehr als nur Ablage: Neben der Suche nach Informationen und Dokumenten ist auch die Verwaltung und die Weiterverarbeitung zeit- und ressourcenintensiv. Die Infoniqa Digitale Personalakte beschleunigt hier die Erledigung aller Aufgaben und steigert die Qualität von Arbeitsabläufen und -prozessen in der Personalabteilung.
Innerhalb der Infoniqa Digitale Personalakte sind mit dem elektronischen Aktendeckel  alle relevanten Daten des Mitarbeiters inklusive Bild zugriffsgesteuert sofort ersichtlich. Dokumente werden in vordefinierte oder individuell angelegte Verzeichnisse – analog zu herkömmlichen Aktenordern – abgelegt. Um die Suche nach Dokumenten zu erleichtern, können diese Register sowohl sortiert als auch gruppiert werden. Eine zusätzliche Arbeitserleichterung wird durch die Anlehnung der Benutzeroberfläche an dem Look and Feel von Microsoft Office 2007 erreicht. 
Optimierte Prozesse in der Personalabteilung
Mit Hilfe eines im Standard integrierten Workflow-Moduls werden standardisierbare Abläufe automatisiert abgebildet. Neben vordefinierten Prozessen können selbstverständliche weitere individuell erstellte Prozesse frei definiert werden.
Integration von MS Office und Email
Dank der MS Office Integration ermöglicht die Infoniqa Digitale Personalakte die schnelle Erstellung von Dokumenten, indem sie auf integrierte und individuell angepasste Standardvorlagen zugreifen und Adressdaten automatisch in das Adressfeld eingefügt. Um alle Änderungen eines Dokumentes nachzuvollziehen,  werden diese in der sog. Dokumentengeschichte versioniert. Neue und abgeänderte Dokumente werden dann direkt in der Infoniqa Digitale Personalakte gespeichert. Für die Weitergabe oder -verarbeitung können die Belege mit Annotationen versehen werden. Die Infoniqa DPA ermöglicht die Verwaltung dieser Dokumenten-Anmerkungen.
Dank der Integration von MS Outlook, Lotus Notes und Tobit werden elektronisch erzeugte Dokumente wie Emails ebenfalls direkt in der Infoniqa Digitale Personalakte abgelegt, so dass alle, einen Mitarbeiter betreffende Informationen per Mausklick zur Verfügung stehen. Durch die digitale Zusammenfassung aller – mit unterschiedlichen Medien erstellten – Informationen innerhalb der Infoniqa Digitale Personalakte gehören Medienbrüche der Vergangenheit an: Informationsbeschaffung und –verarbeitung werden vereinfacht und beschleunigt. 
Revisionssichere, GDPdU-konforme Langzeitsicherung und hohe Datensicherheit
in rollen- und indexbasiertes Sicherheitskonzept regelt sämtliche Zugriffsrechte und schützt die sensiblen personengebundenen Daten vor Missbrauch. Damit können beispielsweise auch leitende Angestellte gezielt auf die für sie frei gegebenen Mitarbeiterdaten zugreifen, ohne die Personalabteilung dafür in Anspruch zu nehmen. Sämtliche Zugriffe auf Dokumente und Informationen werden lückenlos protokolliert und können ausgewertet werden. Das Leistungsspektrum der Infoniqa Digitale Personalakte wird durch eine revisionssichere Ablage und einer GDPdU-konformen Datenspeicherung abgerundet.
Standortübergreifende Zugriffsmöglichkeiten und Mandantenfähigkeit
Ein großer Vorteil der Infoniqa Digitale Personalakte ist – insbesondere für dezentral organisierte Unternehmen –die standortübergreifende Zugriffsmöglichkeit. Über den Web Client (Web 2.0-Technologie) können berechtigte Mitarbeiter auf sämtliche Informationen zugreifen, ohne Installation der Applikation auf ihrem Rechner und ohne zusätzlichen Administrationsaufwand. Die Infoniqa Digitale Personalakte ist uneingeschränkt mandantenfähig.
Systemunabhängigkeit
Die Infoniqa Digitale Personalakte kann unabhängig vom bestehenden Abrechnungssystem eingesetzt werden. Durch die Integration zu führenden Personalabrechnungssystemen ist die Importmöglichkeit von Personalstammdaten gewährleistet.
Weitere Informationen:
Infoniqa IT Solutions GmbH - Thomas Gottstein
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Über Infoniqa IT Solutions GmbH – München/Berlin
Infoniqa IT Solutions GmbH bietet an den Standorten München und Berlin eine große Palette von Lösungen und Dienstleistungen für das strategische Personal- und Informationsmanagement. Von München aus werden die Standardsoftware-Produkte der Infoniqa Gruppe vermarktet und betreut. Dazu gehört die Personalabrechnungslösung Infoniqa Payroll, die Infoniqa Digitale Personalakte DPA und das plattformunabhängige HCM-Portal "engage!". Der Standort Berlin konzentriert sich auf Beratung und Dienstleistungen für das Dokumenten-, Workflow- und Informations- Management im SAP-Umfeld. Hier bietet Infoniqa auch eigene Lösungen wie den InvoiceWebflow oder das GDPdU-Center an, mit dem SAP-Anwender sämtliche steuerrelevanten Daten zusammenfassen und zentral auswerten können. Infoniqa IT Solutions GmbH ist die Markt- und Kundenorganisation der international tätigen Infoniqa Gruppe in Deutschland.
Über Infoniqa Holding AG
Die Infoniqa Gruppe wurde 2006 gegründet und bietet als international tätige IT-Lösungs- und Dienstleistungs-Gruppe mit ihren Tochterunternehmen an über zehn Standorten in Mitteleuropa innovative Softwareprodukte, qualifizierte Beratung sowie komplexe IT-Infrastruktursysteme für Unternehmen und Institutionen an. Der Fokus liegt bei Personalmanagement, Informationsmanagement, IT-Infrastruktur sowie Business-Software. Unter dem Dach der Gruppe sind Unternehmen zusammengeführt, deren Produkte, Lösungen und Kompetenzen sich ergänzen. Mit ihren 200 Mitarbeitern betreut die Infoniqa Gruppe mehr als 3.000 Kunden. Der Umsatz lag im Geschäftsjahr 2008 bei mehr als 40 Millionen Euro.