adeon ag

Jean Frey automatisiert Rechnungsverarbeitung

Schweizer Verlagshaus setzt auf Lösungskonzepte der adeon ag

Orbit i-EX 2006, 16. bis 19. Mai, Messezentrum Zürich, Halle 5, Stand D24



Als zukunftsorientiertes Verlagshaus hat die Jean Frey AG ihre gesamte Rechnungsverarbeitung neu organisiert. Bei der Realisierung entschied sich das Unternehmen für eine innovative Gesamtlösung des IT-Lösungsanbieters adeon ag. Der Altendorfer Spezialist für dokumentengestützte Unternehmensprozesse entwickelte ein Konzept mit dem Ziel, die gesamte Verarbeitung der Kreditorenrechnungen von Grund auf neu zu organisieren und prozessorientiert zu gestalten. "Wir verarbeiten ein grosses Volumen an Rechnungen, das bis dato zeit- und ressourcenaufwändig durch den Verlag geschleust wurde. Deshalb haben wir nach einer umfassenden Lösung gesucht, die den gesamten Ablauf automatisiert, Verwaltungs- und Mahnkosten reduziert und vor allem verlässliche und transparente Zahlen für die Monatsabschlüsse liefert", so Oliver Diggelmann, Leiter Finanz- und Rechnungswesen bei der Jean Frey AG. Um diese Anforderungen vollständig abzubilden, wählte adeon für Jean Frey innovative Softwarelösungen von verschiedenen Herstellern aus. Die funktionalen Applikationen Kendox Business Edition (Dokument-Management/Archiv), sowie die Data-Capturing-Lösung FreeFormStar wurden über die Business Process Management Plattform Xpert.ivy prozessorientiert verbunden. "Die Zusammenarbeit mit adeon hat von Projektbeginn an sehr gut funktioniert. Ihr Verständnis für Geschäftsprozesse und deren Abbildung haben uns überzeugt. Alle eingesetzten Software-Systeme arbeiten Hand in Hand", freut sich Oliver Diggelmann über den Projekterfolg.



Auf der diesjährigen Orbit i-EX präsentiert adeon sein umfassendes Leistungsspektrum in den Bereichen Business Process Management, Dokument- und Knowledge-Management sowie Digitale Signatur.



Jetzt gehen die Kreditorenrechnungen der Jean Frey AG alle zentral bei der Buchhaltung ein. Dort werden sie per Scanner digitalisiert. Die Capturing-Software liest vollautomatisch alle wichtigen Informationen aus der Rechnung, wie beispielsweise Lieferant, Positionen und Beträge oder Fälligkeitsdatum. Anschliessend werden die Daten an das von der adeon ag implementierte Workflow-System Xpert.ivy übergeben, mit dem die verantwortlichen Jean Frey-Mitarbeiter die Rechnungen rein elektronisch kontrollieren, kontieren, visieren und zur Zahlung frei geben. Eine intelligente Schnittstelle stellt die Datenübergabe an die von Jean Frey eingesetzte Buchhaltungssoftware Abacus sicher. Im elektronischen Archiv werden die Rechnungsdaten abgelegt und können bei Nachfragen jederzeit einfach wieder durch die berechtigten Sachbearbeiter aufgerufen werden. Auch die Buchhaltung des Verlagshauses profitiert von der neuen Lösung. Monatsabschlüsse werden jetzt ohne Verzögerung erstellt und das Management verfügt jederzeit über aussagekräftige Unternehmensdaten.



Das Ergebnis: Durch den enormen Zeitgewinn während der Rechnungsverarbeitung ist das Unternehmen in der Lage, Zahlungstermine besser einzuhalten und seine Mahnkosten massiv zu verringern. Hinzu kommen reduzierte Verwaltungskosten für den gesamten Prozess der Rechnungsverarbeitung. Die Fehlerquote bei Rechnungserfassung, Kontierung und der Zuweisung zu einer Kostenstelle wurde durch die Automatisierung minimiert.



Die Jean Frey AG ist Herausgeberin der Zeitschriften "Beobachter", "Bilanz", "Weltwoche" und "TV-Star". Diese vier populären Titel erreichen insgesamt eine Auflage von rund 613.000 Exemplaren. Unter dem Namen JEAN FREY FACHMEDIEN betreut das Unternehmen für zahlreiche Verbände und Organisationen den Anzeigenverkauf für deren Zeitschriften und gibt eigene Fachpublikationen heraus.



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Die adeon ag mit Sitz in Altendorf/SZ ist ein Schweizer Dienstleistungsunternehmen, das sich mit dem Vertrieb und der Integration von innovativen Softwarelösungen in den Bereichen Dokumenten-Management, elektronische Archivierung, Prozess Management und Knowledge Management beschäftigt. Das Ziel des von erfahrenen IT-Fachleuten gegründeten Unternehmens ist es, Lösungen an die Bedürfnisse der Anwender masszuschneidern und zu implementieren. Zu den Kernkompetenzen gehören die umfassende Systemanalyse und Konzeption, die lösungsorientierte Integration von Hard- und Software-Produkten renommierter Anbieter, die systematische Projektleitung mit einer effizienten und termingerechten Realisierung sowie die Unterstützung bei der Einführung.