cronos Unternehmensberatung GmbH

Jeder hat auf einmal die Zahlen, die er braucht

cronos und items unterstützen Stadtwerke Münster bei Einführung des SAP Business Warehouse

Schon mit der Einführung des Euro 2002 hatten die Stadtwerke Münster die SAP Branchenlösung IS-U/CCS in Betrieb genommen. Damit waren sie mit dem Abrechnungssystem auf dem neuesten Stand. Die Herausforderung war, die vielen Einzeldaten schnell zu aussagefähigen Übersichten bei wechselnden Fragestellungen zusammenzufassen. Denn dazu wurden Zahlen nicht nur aus IS-U, sondern auch aus zahlreichen anderen Anwendungen benötigt. Ein unternehmensweites Berichtswesen auf Basis des SAP Business Warehouse sollte hier Abhilfe schaffen. Eingeführt wurde es mit Unterstützung der eigenen IT-Tochter items und der cronos Unternehmensberatung, die ebenfalls in Münster ansässig ist.




Die Stadtwerke Münster sahen in Sachen Berichtswesen Handlungsbedarf, denn: Für die Positionierung auf dem Markt braucht ein Unternehmen eine detaillierte Standortbestimmung. Hierfür sind genaue Zahlen notwendigWenn Sie in einer solchen Situation zwei Leute losschicken und jeder kommt mit einem anderen Ergebnis zurück, dann haben Sie ein Problem, beschreibt Markus Brahm, der IT-Manager der Stadtwerke Münster, die Ausgangssituation im Jahr 2002. Mit IS-U/CCS hatte man zwar eine Lösung, mit der die abrechnungsspezifischen Daten sehr gut abbildbar waren, aber das war eben nur eine Teillösung. Und: es gab auch ein Problem mit den Datenmengen. Wir hatten damals zwar keine 160 Millionen Datensätze auszuwerten, wie das heute der Fall ist. Aber das Volumen war bereits so groß, dass allein das Stammdaten-Reporting am Ende eine Laufzeit von zwei Tagen hatte. Da wurde selbst das Wochenende zu kurz. Deswegen entschloss man sich, ein System einzuführen, mit dem man alle Zahlen und Informationen, ob aus SAP- oder aus Nicht-SAP-Anwendungen, zusammenführen kann. Wenn Sie so ein Projekt angehen, gibt es immer zwei Möglichkeiten: Sie suchen eine Lösung aus, schauen sich an, was diese kann und setzen das dann um. Oder Sie gehen konzeptionell vor und analysieren erst einmal den Bedarf, so Bernd Linsen, verantwortlich für die IT-Koordination Marketing, Abrechnung und Vertrieb. In Münster entschied man sich für den zweiten Weg und begann Ende 2002, eine ausführliche Informationsbedarfsanalyse aufzustellen, mit der die Anforderungen an das neue Berichtswesen definiert wurden.




Es wurde sehr schnell klar, dass die Anforderungen, die die einzelnen Bereiche an ein Berichtswesen hatten, am besten von einem System wie dem SAP Business Warehouse abgebildet werden konnten, zumal wir ja in der SAP-Welt zu Hause waren und auch die weiteren Anwendungen integriert werden konnten, fasst Markus Brahm die Gründe für die Entscheidung zusammen. Und so ging man 2003 an die Einführung des Systems. Wenn Sie ein unternehmensweites Berichtswesen einführen, dann ist das ein Projekt, das nicht zu einem Stichtag endet, sondern das lebt und sich immer weiterentwickelt. Deswegen war es für uns wichtig, dass wir schnell selbst in die Lage versetzt wurden, das System eigenständig weiterzuentwickeln und nur in speziellen Problemstellungen auf externe Berater setzen zu müssen, so Markus Brahm zur Zielsetzung. Deswegen wurde das Projekt im Coaching-Verfahren umgesetzt. Als Ausbilder fungierte dabei die cronos Unternehmensberatung, die nicht nur wegen ihrer günstigen Lage vor Ort den Zuschlag für das Projekt erhalten hatte, sondern vor allem, weil sie die Kompetenz ihrer Berater in zahlreichen ähnlichen Projekten nachgewiesen hatte. Den Part der technischen Umsetzung übernahm die items GmbH, die IT-Tochter der Stadtwerke Münster. Die Zusammenarbeit im Team, das jeweils aus drei cronos- und drei items- sowie aus vier internen Mitarbeitern bestand, verlief ungewöhnlich effizient, erinnert sich Silke Klaas von items. So wurde die Abrechnungsabteilung, die bei diesem Projekt den Vorreiter spielte, bereits bei der Umsetzung der ersten Anwendungen eng eingezogen. Während der Tests wurde dann der Umgang mit dem System geübt. Das war echtes ´Learning by Doing´, das anschließend in intensiven Schulungen vertieft wurde, so Silke Klaas weiter. Und hätte man bei den Stadtwerken Münster nicht parallel zur BW-Einführungen den Wechsel vom IS-U-Release 4.61 auf 4.64 durchgeführt, hätte man bereits im Sommer 2003 in Betrieb gehen können. So startete das Business Warehouse im Herbst 2003, mit durchschlagendem Erfolg.




Ich habe es selten erlebt, dass man nach Einführung einer neuen Lösung so wenig Überzeugungsarbeit leisten muss. Im Gegenteil: als wir den Mitarbeitern im Vertrieb die Ergebnisse vorführten, die wir im Bereich Abrechnung umgesetzt hatten, entwickelten diese spontan zahlreiche Ideen für den weiteren Ausbau des Systems, erinnert sich Bernd Linsen. So musste das Projektteam eher bremsen als begeistern und die Ideen erst einmal sammeln und priorisieren, ehe sie schrittweise umgesetzt wurden. Ein Ziel war in jedem Falle erreicht: Die Berater der cronos hatten ganze Arbeit geleistet, so dass wir das Business Warehouse gemeinsam mit der items seitdem selbstständig deutlich ausbauen konnten, so Markus Brahm.




Heute wird das Berichtswesen mit dem SAP Business Warehouse bereits in zahlreichen Unternehmensbereichen aktiv eingesetzt. Besonders intensiv natürlich in der Abrechnung, wo man beispielsweise zahlreiche Auswertungen über die allgemeinen Stammdaten umgesetzt hat, aber auch die offenen Posten und das gesamte Mahnwesen mit Hilfe des BW im Auge behält. Darüber hinaus sind inzwischen auch weitergehende Anwendungsfälle umgesetzt, wie beispielsweise die automatische Margenberechnung. Dabei werden regelmäßig die zurückliegenden Absätze mit den Preisen abgeglichen und so die aktuelle und die künftige Entwickung der Margen ermittelt. Unterschreitet eine Marge einen definierten Wert, alarmiert das System den zuständigen Mitarbeiter mit einer persönlich adressierten Meldung. Oder die sogenannte Bunte Liste für das Controlling des Instandhaltungsbudgets. Das waren ursprünglich einmal Papierreports, die je nach Sparte für Strom, Gas und Wasser auf Papier in unterschiedlichen Farben ausgedruckt wurde - daher der Name. Diese Auswertung war selbst mit elektronischen Mitteln früher äußerst aufwendig. Heute reicht ein Knopfdruck und die Ergebnisse stehen zur Verfügung, so Markus Brahm. Neben der Zuverlässigkeit der Ergebnisse ist vor allem auch die leichte Bedienbarkeit für ihn ein ganz wichtiger Pluspunkt des neuen Systems. Die Effizienz in den Fachbereichen ist hier enorm gestiegen. Wo früher eine Programmieranforderung nötig war, um einen neuen Bericht aufzustellen, kann dies der Fachbereich heute eigenständig und ohne großen Aufwand selbst tun, beschreibt Markus Brahm die positiven Effekte. So hat sich das BW-Berichtswesen innerhalb von nur kurzer Zeit breit im Unternehmen durchgesetzt. Heute arbeiten bereits rund 60 Mitarbeiter aktiv mit dem System, ein Zahl die in Zukunft weiter zunehmen wird. Besonders intensiv ist die Nutzung dabei im Vertrieb, beispielsweise wenn es darum geht, den Kunden neue Verträge anzubieten. Hier helfen detaillierte Informationen zu bisherigen Verträgen und abgesetzten Mengen bei der Berechnung der Rentabilität und bei der Planung neuer Angebote. Oder bei der Betrachtung der Außenstände: Dabei bekommen die Vertriebsmitarbeiter per Mausklick sofort einen Überblick, bei welchen Kunden und Kundengruppen die Außenstände besonders hoch sind und zu welchem Datum sie fällig waren.




Und die Entwicklung geht weiter. Derzeit ist man in Münster dabei, das geografische Informationssystem in das Berichtswesen zu integrieren, um so auch Auswertungen über Netzlängen und einzelne Netzobjekte fahren zu können. Weitere Bereiche, die ebenfalls in Kürze das System nutzen sollen, sind das Controlling und die Materialwirtschaft. Schnell integriert werden soll aber auch das Hausanschlusswesen. Wir haben zahlreiche konkrete Ideen für den Ausbau des Systems, so Markus Brahm zu den weiteren Plänen. Sie reichen von der Umsetzung der Balanced Scorecard im Business Warehouse bis hin zu einem Prozess-Monitoring, mit dessen Hilfe bei der Vorgangsbearbeitung sofort erkennbar ist, an welchen Stellen noch Kapazitäten zur Verfügung stehen und wo es langsam eng wird. Damit hat sich das SAP Business Warehouse zu einer Anwendung entwickelt, die überall dort im Unternehmen, wo schnelle und zuverlässige Infromationen benötigt werden, zu mehr Übersicht und zu mehr Effizienz führt, so das Fazit von Markus Brahm.




Autor: Uwe Pagel




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