Kendox AG

Knowledge-Management: Wer Informationen findet, spart Zeit und Geld

Mit InfoCodes Wissen proftabel nutzen

Im Grunde ist es heute kein Problem, schnell an Informationen zu kommen, die man für seine tägliche Arbeit benötigt - so scheint es zumindest. Wenn man etwas wissen möchte, dann ruft man einfach Google auf und sucht das Stichwort im Internet. Dabei vergisst man jedoch leicht, dass solch ein Werkzeug immer nur einen Teil der Informationen findet, die man vielleicht benötigt. Und dieser Teil ist auch noch versteckt unter unzähligen Informationen, die man gar nicht haben wollte, und geht so verloren. Andere Informationen, wie sie etwa in den Archiven und Datenbanken des Unternehmens selbst versteckt sind, findet man auf diesem Wege ohnehin nicht. Die Folge: Wer wirklich verlässliche und umfassende Informationen für sein tägliches Geschäft benötigt, muss viel Zeit und Geld investieren, um sie zu bekommen.




Sehr viel einfacher und schneller geht dies mit Systemen, die unter dem Stichwort Knowledge Management zusammengefasst werden. Damit können Inhalte und Informationen intelligent und automatisch aus den unterschiedlichsten Quellen erschlossen werden. Nur so werden diese Informationen tatsächlich auf Dauer verfügbar und können in profitables Unternehmens-Wissen umgewandelt werden.




Neuer Zugang zu verteilten Informationen


Herkömmliche Dokumenten Management-Systeme sind in erster Linie auf das Sammeln und das Verwalten von Informationen ausgerichtet. Und: sie verwalten nun einen bestimmten Typ von Informationen. Eben diejenigen, die in Form von Dokumenten vorliegen, sei es Papierdokumente, die gescannt, klassifiziert und indiziert wurden, sei es elektronische Dokumente, wie etwa der Druckoutput in der Fakturierung. Dazu kommen in zunehmenden Maße auch elektronische Dokumente wie etwa E-Mails, doch stehen hier die allermeisten Unternehmen erst ganz am Anfang. Internetsuchmaschinen wie Google haben ein ganz anderes Problem: sie gaukeln dem Anwender zwar einen leichten und schnellen Zugriff auf die gesamte Welt der Informationen vor. In Wirklichkeit beschränken sie sich jedoch auf ein einziges Medium - das Internet - und sie stellen die Informationen sehr unspezifiziert bereit. Benutzt man beispielsweise das Stichwort Kurse, weil man an Wirtschaftsinformationen interessiert ist, stößt man unweigerlich auch auf das gesamte Fortbildungsangebot der jeweiligen Unternehmen. Und: man bewegt sich bei der Suche ausschließlich in einem Sprachraum, da nur gefunden wird, was in das Suchformular eingetippt wurde. Fremdsprachliche Informationen, die ebenso wichtig und interessant wären, werden schlichtweg übersehen. Die Folge: Wir versinken in einer zunehmenden Informations- und Datenflut, denn wir schaffen es nicht, das Chaos zu ordnen und übergreifend die Informationen zu finden, die wir tatsächlich benötigen, beschreibt Carlo Trugenberger, Geschäftführer der Genfer InfoCodex das Problem. Der studierte Physiker, der unter anderem auch am renommierten MIT in Cambridge und am CERN in Genf forschte, beschäftigt sich schon seit Jahren mit Werkzeugen, die es ermöglichen vorhandenes Wissen, egal ob es in Dokumenten, im Internet oder in Datenbanken verborgen ist, zu erschließen und nutzbar zu machen.




High-Tech für schnelle und wirtschaftliche Lösungen


Im Zentrum der Entwicklung des Knowledge Managements stehen die sogenannten Neuronalen Netze. Das sind mathematische Algorithmen, die ähnlich wie das menschliche Hirn funktionieren und damit in einem gewissen Grade lernfähig sind und so auch assoziativ arbeiten können. Kombiniert wird dieser neuronale Ansatz mit sprachwissenschaftlichen und statistischen Methoden. Das Ergebnis: das System ist in der Lage, nicht nur nach Stichworten zu suchen, sondern auch Dokumente zu finden, die einen ähnlichen Inhalt haben, sogar über Sprachgrenzen hinweg. Die Suche «Terror im Irak» etwa holt auch englische, französische und italienische Dokumente aus den Tiefen des Datenmeers. Zudem findet diese Suchmaschine auch Dokumente, die etwas mit dem Terror im Irak zu tun haben, obwohl weder Irak noch Terror als Wörter enthalten sind. Mit Google sind solche Seiten nicht auffindbar. Suchen lässt sich zudem nicht nur mit einzelnen Stichworten und deren Kombinationen, sondern auch thematisch, in ganzen Sätzen, so wie man spricht. So kann beispielsweise auch eine eingehende E-Mail sofort als Suchanfrage benutzt werden. Handelt es sich dabei etwa um eine Kundenanfrage erkennt man auf diese Weise sofort, ob ähnliche Anfrage auch schon mal von anderen Absendern gestellt wurden, wo die entsprechenden Informationen zur Beantwortung der Anfrage zu finden sind oder welche weiteren Mitarbeiter im Unternehmen mit dem Thema befasst sind.




Solche einfachen Anwendungen zahlen sich praktisch sofort für das Unternehmen aus. Denn überall, wo heute noch mühsam Akten gewälzt, Verzeichnisse durchforstet oder auch elektronische Archive manuell durchsucht werden müssen, spart man mit intelligentem Wissensmanagement nicht nur Zeit, sondern vor allem auch Geld. Das haben zahlreiche Unternehmen bereits erkannt und haben mit Hilfe solcher Lösungen praktische Anwendungen entwickelt, die beileibe nicht nur in Großunternehmen Sinn machen.




Breite Einsatzmöglichkeiten


So werden in einem Unternehmen, bei dem der Schutz der Markenrechte eine große Rolle spielt, die entsprechenden Quellen regelmäßig automatisch durchforstet. Damit wird sichergestellt, dass die eigenen Markenrechte nicht verletzt werden, und das nicht nur in Deutschland, sondern auch international. Ein anderes Unternehmen, das im Bereich der Brandschutztechnik aktiv ist, nutzt ein Knowledge-Management-System, um den Überblick über die vielfältigen gesetzlichen Regelungen zu behalten, die ja in verschiedenen Ländern durchaus sehr unterschiedlich sind. All diese Regelungen können so bei der Entwicklung von neuen Anlagen berücksichtigt werden, da der Entwickler diese Informationen stets aktuell im Zugriff hat. Andere Unternehmen nutzen die Möglichkeiten einer solchen Lösung, um Ordnung und Übersicht in das Chaos alle jener Dokumente im Unternehmen zu bringen, die irgendwo auf verschiedenen Rechnern und in ganz unterschiedlichen Ablagestrukturen abgelegt sind. Ein Problem, unter dem fast jedes Unternehmen leidet und das man so in den Griff bekommt, ohne die gesamte Datenablage umorganisieren zu müssen.




Das System arbeitet dabei immer nach dem gleichen Verfahren: Im ersten Schritt wird die unstrukturierte Dokumentensammlung eingelesen und mit den vorkodierten lexikalen und semantischen Modellen unter Einbezug von Wörterbüchern in derzeit Englisch, Französisch, Deutsch und Italienisch, verglichen. Grundlage dafür ist ein enorm großes und intelligent strukturiertes Wörterbuch mit ca. 2.2 Millionen Wörtern (zum Vergleich: ein normaler deutscher Text besteht zu 95 Prozent aus den 4.000 häufigsten Wörtern). Ob es sich bei der Sammlung um klassische Dokumente aus dem Archiv, Internet-Seiten, E-Mails oder andere Quellen handelt, ist dabei zweitrangig. Diese Resultate werden dann mit weiteren semantischen und statistischen Verfahren konkretisiert. Dabei werden die Vokabular- und Keywordtabellen sowie ihre numerischen Entsprechungen generiert. Dies bildet dann den Input für sich selbst organisierende Neuronale Netze, die die gesamte Dokumentenkollektion im Hinblick auf konzeptuelle Ähnlichkeiten sortieren und organisieren. Das Ergebnis ist eine Informations-Landkarte auf der übersichtlich nachzuvollziehen ist, welche Treffer es gibt und wie sie sich zu bestimmten Ausprägungen gruppieren (siehe Abbildung).




Profitabel mit Informationen arbeiten


Noch mehr Möglichkeiten bietet solch ein System wenn es mit anderen aktiv zusammenarbeitet. Es geht heute nicht mehr darum, noch eine Suchmaschine auf den Markt zu bringen. Die Unternehmen benötigen Werkzeuge, die dabei helfen, die vorhandenen Informationen aus den vorhandenen Systemen zusammenzuführen, erklärt Bernd Frankenhauser von der Züricher Kendox AG das Ziel, ein Unternehmen, das sich intensiv mit der Entwicklung der nächsten Generation sogenannter Knowledge Application Software-Systeme beschäftigt. Ein System wie InfoCodex kann aus seiner Sicht dann optimal eingesetzt werden, wenn es integriert mit anderen Anwendungen arbeitet, ob das nun DMS- oder Archivierungslösungen sind, E-Mail-Systeme, ERP-Lösungen oder das Internet. Hier bietet ein Werkzeug wie ein Knowledge-Anwendungssystem das ideale Mittel, all diese Informationen zu konsolidieren und tatsächlich nutzbar zu machen, zum Profit des gesamten Unternehmens, so Frankenhauser. Wichtig für ihn ist es aber auch, dass künftig Werkzeuge integriert werden, die es möglich machen, mit diesen Inhalten effizient arbeiten zu können - nicht nur allein, sondern vor allem auch mit den Kollegen im Team. Künftig werden wir deswegen auf Lösungen nicht verzichten können, die das Teamworking im Internet unterstützen und eng integriert mit dem Knowledge-Management, aber auch mit den weiteren Systemen arbeiten. Das werden dann nicht nur einfache ´File-Sharing´-Lösungen sein, wie sie heute bereits auf dem Markt sind, sondern hocheffiziente Systeme, die sich nahtlos in die Geschäftsprozesse und in den Informationsfluss einordnen, so sein Fazit.




Autor: Uwe Pagel




Quellen und weitere Informationen:


www.infocodex.com


www.kendox.com