comprendium

Lösung aus einem Guss: Strassacker verabschiedet sich durchgängig vom Papier

Kunstgießerei setzt bei DMS auf InfoStore von Comprendium

Elektronisch archiviert hat man bei der Ernst Strassacker KG schon seit Jahren - allerdings nur den Spool-Output, also die elektronisch erzeugten Dokumente. Bei einem jährlichen Volumen von mehr als einer Million Belegen war dies für die alteingesessene Kunstgießerei im schwäbischen Süßen allerdings schon längst nicht mehr ausreichend. Deswegen wurde im Jahr 2003 der unternehmensweite Abschied vom Papier eingeläutet - mit Hilfe des DMS-Systems InfoStore von Comprendium, dem führenden europäischen Anbieter von Lösungen für Enterprise Document Management & Multilingual Content Integration. Der Erfolg: schon nach einem halben Jahr konnte der Aufwand für die Archivierung gegenüber der bisherigen Papierablage um mehr als 50 Prozent gesenkt werden.




Mit mehr als 550 Mitarbeitern und einem Tochterunternehmen in Frankreich gehört Strassacker zu den großen Unternehmen der Branche. Neben Auftragsarbeiten für Künstler und Architekten sowie künstlerischen und kunsthandwerklichen Produkten für Heim und Garten spielt vor allem die sakrale Kunst eine zentrale Rolle in der Gießerei, insbesondere die Gestaltung von Grabmälern. Ein sensibler Bereich, was sich auch direkt auf den Umgang mit Dokumenten auswirkt. Gerade die Texte spielen bei uns eine wichtige Rolle, beispielsweise bei den Grabinschriften. Speziell im Auftragseingang müssen die Prozesse deswegen so gestaltet werden, dass keine Fehler passieren. Hier ist es entscheidend, dass man immer einen schnellen und direkten Zugriff auf die Auftragsdaten hat, im Zweifelsfall auch sofort auf den Original-Auftrag, so Prokurist Heinrich Nägele, bei Strassacker nicht nur zuständig für die Organisation und die EDV sondern auch für das Controlling. Der Auftragseingang gehörte deswegen auch zu den wichtigsten Prozessen, die mit der neuen Lösung für das Dokumenten Management abgebildet werden sollte. Entscheidend war für uns aber auch, dass sich das DMS auf Basis der IBM iSeries integriert mit den anderen Anwendungen einsetzen lässt, etwa mit der Lohn- und Gehaltsabrechung von P&I. Aber es sollte auch mit unserer IBM-Buchhaltung oder mit unseren selbstentwickelten Anwendungen in der Materialwirtschaft zusammenarbeiten können. Und ebenfalls sehr wichtig: eine saubere Datenübernahme aus unserem IBM-Altsystem musste gewährleistet werden, so Heinrich Nägele zu den Auswahlkriterien.




Die Wahl fiel schließlich auf die DMS-Lösung InfoStore for iSeries von Comprendium, die der Comprendium-Partner 2B Consulting aus Nordhorn einführen sollte. Das Ziel: das Papier sollte so weit als möglich abgeschafft und durch elektronische Ablagen und Archive ersetzt werden. Und nicht nur das Papier, sondern auch elektronische Dokumente wie etwa E-Mails oder Fotos. Denn die Archivierung von Bildern ist für Strassacker ebenfalls eine wichtige Anforderung. Wir haben regelmäßig Projekte, bei denen wir anspruchsvolle Einzelaufträge von Künstlern oder Architekten in Bronze oder Aluminium gießen müssen. Und das erfordert teilweise ganz individuelle Verfahren und Lösungen, die ausführlich dokumentiert werden müssen. Sei es als Dokumentation für den Kunden, sei es, um bei ähnlich gelagerten Aufträgen die einzelnen Verfahrensschritte erneut nachvollziehen zu können, so Heinrich Nägele zu den besonderen Anforderungen einer Kunstgießerei an ein Dokumenten Management System. Mit InfoStore konnte diese Anforderung ebenso abgedeckt werden, wie auch die anderen dokumentenbasierten Prozesse im Unternehmen. Dazu gehört der Einkauf mit seinen Bestellungen und Rechnungen ebenso wie der Vertrieb und die Finanzbuchhaltung, in der heute selbst die Kontoauszüge elektronisch archiviert werden. Daneben wird aber heute in allen Bereichen auch die gesamte Korrespondenz elektronisch abgelegt. Dafür wurden sämtliche Office-Anwendungen an das Dokumenten Management angebunden. Und noch in diesem Jahr soll Lotus Notes in InfoStore integriert werden, um so auch den gesamten geschäftsbezogenen E-Mail-Verkehr archivieren zu können. Insgesamt konnten wir bislang schon fast 95 Prozent der gesamten Papierablage durch die elektronische Archivierung ersetzen. Dadurch ist nicht nur der manuelle Aufwand um mehr als 50 Prozent gesunken, sondern auch die Abläufe sind wesentlich schneller. Früher kam es schon mal vor, dass einzelne Belege zwei, drei Tage unterwegs waren. Die sind heute spätestens am Abend nach Eingang im Archiv verfügbar, beschreibt Heinrich Nägele die positiven Effekte. Und nebenbei spart Strassacker auch sehr viel Platz: wo vorher ein 4000-teiliges Register untergebracht war, können nun zwei komplette neue Büros eingerichtet werden.




Gemessen an diesem Erfolg verlief die Einführung von InfoStore fast beiläufig. So wurde das System im Dezember 2003 installiert und eingerichtet und bereits im Januar 2004 in Betrieb genommen. Auch die Datenübernahme ging reibungslos von statten. Wir haben davon eigentlich gar nichts gemerkt, denn die Übernahme erfolgte parallel zur Installation und den Schulungen. Das heißt, der laufende Betrieb wurde zu keinem Zeitpunkt unterbrochen, fasst Heinrich Nägele die Einführung von InfoStore zusammen. 2B Consulting hat dieses Projekt absolut professionell durchgezogen und seitdem läuft das System. So ist es auch überhaupt kein Problem, dass unser Dienstleister 2B im fernen Nordhorn sitzt und nicht bei uns in der Nachbarschaft. Denn alle kleineren Anforderungen konnten bislang über die Fernwartung umgesetzt werden, zeigt er sich mit dem Ergebnis zufrieden. Und auch bei den mehr als 100 Mitarbeitern, die regelmäßig mit InfoStore arbeiten, ist die Akzeptanz des neuen Dokumenten Management Systems hoch. Gerade die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Posteingang, die bislang gar keine PC-Erfahrung hatten, haben die neue Lösung sehr gut angenommen und kommen sehr gut damit zurecht. Natürlich gab es in anderen Bereichen Leute, die gerne ins Archiv spazieren gegangen sind und sich deswegen etwas gegen das System gesträubt haben. Aber die laufen jetzt halt nicht mehr.




Autor: Uwe Pagel, exklusiv für DV-Dialog 09/






Weitere Informationen:


Comprendium Deutschland GmbH


Manuel Müller


Balanstrasse 57


81541 München


Tel. +49 89 24 44 33 0


Fax +49 89 24 44 33 120


info@comprendium.de




2B Consulting GmbH


Enschedestraße 14


48529 Nordhorn


Tel.: +49 5921 87 92 60


Fax: +49 5921 87 91 62


info@2b-consulting.de