Solitas Informatik

Mit Document Management die Prozesse im Vertrieb optimiert

Bei WILA Leuchten arbeitet InfoStore von Solitas Hand in Hand mit Brain und Notes

Die "Wochenpost" war in der Vergangenheit
die Hauptstütze für den Informationsfluss
zwischen Innendienst und Außendienst bei
der WILA Leuchten GmbH. Aktuelle Angebote,
Auftrags-Stati, Statistiken, alles in allem ein
Haufen Papier, mit dem der Vertreter
"ruckzuck die Hütte voll hatte" so Reinhard
Stein von unger services, der Verantwortliche
für die EDV bei WILA. Diese Papierflut zu
beseitigen, um so die Vertriebsprozesse
deutlich effizienter gestalten zu können, das
war eines der wichtigsten Ziele, die man bei
WILA mit der Einführung des Document
Management Systems InfoStore von Solitas
verfolgte. Dazu musste die DMS-Lösung aber
auch eng in die bestehende IT-Landschaft
integriert werden – sowohl in das Notes-
System, über das zahlreiche
Geschäftsprozesse bei WILA abgebildet
werden, als auch in die Module des ERP-
Systems Brain AS.

WILA steht für intelligente Lichtlösungen in
der Arbeitswelt. Diese erhellen ganze
Gebäude und können je nach Tageszeit und
den individuellen Bedürfnissen gezielt
gesteuert werden.. Hier hilft WILA weltweit
auch bei der Realisierung anspruchsvoller
Projekte und sorgt für die entsprechende
Beleuchtung etwa im Royal Opera House im
Londoner Stadtteil Covent Garden, im
DaimlerChrysler Technologie-Zentrum in
Sindelfingen oder im Luxuskaufhaus Prince’s
Garden in Hongkong. Entsprechend komplex
gestaltet sich der Vertriebsprozess bei WILA.
Schon bevor "das erste Bauschild" gesetzt ist,
beginnt die Aufgabe des Außendienstes. Er
schafft die ersten Kontakte, eruiert die
Anforderungen und macht
Lösungsvorschläge. Über die Ausarbeitung
des ersten Angebots gelangt der Vorgang
dann zum Innendienst, der ab diesem
Zeitpunkt die Kommunikation mit den
Bauträgern und Architekten weiter koordiniert.
Eine Aufgabe, die sich je nach Projektgröße
durchaus über Wochen und Monate ziehen
kann. Hier jeweils den aktuellen Überblick zu
behalten, war für den Außendienst bislang so
gut wie unmöglich und allenfalls im
wöchentlichen Rückblick machbar.

Jederzeit aktuelle Informationen

Der Vertriebsprozess bildete den
Ausgangspunkt für das DMS-Projekt bei WILA.
Im Zentrum stand dabei das Angebot, das
"Schnittstellendokument" zwischen Außen-
und Innendienst. Statt wie bislang auf dem
Stapel für die "Wochenpost" zu landen,
werden diese Angebote, aber auch alle
anderen kundenrelevanten Dokumente, die
mit dem Vertriebsmodul von Brain AS bei
WILA erzeugt werden, automatisch indiziert
und landen direkt im Archiv. Sie werden dort
aber nicht nur einfach als Spooldatei abgelegt
und archiviert. Jede Nacht werden die neu
aufgelaufenen Dokumente automatisch in
das PDF-Format konvertiert und über einen
Notes-Agenten im Notes-basierten
Vertriebsinformationssystem für den
Außendienst verfügbar gemacht. Statt einmal
wöchentlich haben die WILA-Vertreter auf
diese Weise nun täglich aktualisierte
Informationen zur Verfügung und im Dialog
mit dem Kunden stets den Zugriff auf das
Originaldokument, genau in der Form, wie es
dem Kunden auf Papier vorliegt. Und das
auch von auswärts, denn der Zugriff
funktioniert auch über das neu installierte
VPN (Virtual Private Network). InfoStore als
Anwendung bleibt dabei dezent im
Hintergrund, denn die Anwender bedienen
das DMS direkt via Notes (im Außendienst)
und via Brain AS (im Innendienst). Für
Mitarbeiter ist das Document Management
damit lediglich eine Erweiterung "ihrer"
gewohnten Anwendung. Und vor allem eine
Arbeitserleichterung. So hat man bei WILA
ausgerechnet, dass die Einführung des
Archivs den Aufwand für die Ablage von
insgesamt 2.860 Stunden auf 715 Stunden
reduziert. Noch deutlicher sinkt der Aufwand
für die Recherche in Dokumenten, von früher
mehr als 1.900 Stunden auf künftig knapp
160 Stunden.

Die "nahtlose" Integrationsfähigkeit von
InfoStore in die bestehende Systemlandschaft
und die damit weitaus effizientere Gestaltung
des Vertriebsprozesses war aber nur eine der
Anforderungen, die WILA an das Document
Management hatte. Denn es war ein ganzes
Bündel von Überlegungen, die dazu führten,
das Thema "DMS" als eines der
strategischen IT-Themen im Hause WILA
aufzubauen. Dass man damit auch den
gesetzlichen Anforderungen der neuen
Abgabenordnung genüge tun konnte, geriet
darüber fast zu einem Nebenthema, und die
Anbindung an die Finanzbuchhaltung war
eine selbstverständliche Voraussetzung.

Vom Archiv über den Content zum "Wissens-
"Management

Eine wesentliche Überlegung bei der
Produktauswahl war, dass man bei WILA
entwicklungsfähig bleiben und deswegen das
Thema "Dokumente und Inhalte" ganz
bewusst und in einer sinnvoll aufeinander
abgestimmten Weise angehen wollte.
Grundbaustein war die Archivierung und
darauf aufbauend das Document
Management. Sie bilden das Rückgrat für die
Verwaltung und die Ablage der Dokumente,
aber auch für den schnellen Zugriff darauf,
wenn diese im Arbeitsalltag benötigt werden,
etwa im Dialog mit dem Kunden. "In der Folge
geht es uns aber vor allem auch um die
Inhalte, um das, was in den Dokumenten
steht," so Reinhard Stein. Die logische
Entwicklung für ihn heißt deswegen im
nächsten Schritt Content Management, um
schließlich den Content, also die Inhalte,
sinnvoll miteinander zu verknüpfen und so
letztendlich auch "Wissensmanagement"
betreiben zu können. Gerade in der engen
Integrationsmöglichkeit zwischen InfoStore
und Notes sieht er deswegen einen großen
Vorteil, da so die Inhalte bereichsunabhängig
und ablauforientiert überall im Unternehmen
zur Verfügung gestellt werden können.
Konsequent wird das System deswegen jetzt
um einen Prozessmanager erweitert, der für
die effizientere Steuerung von Abläufen sorgt,
sowie um eine "Licht- und
Leuchtendatenbank", in der nicht nur
Informationen zu den Produkten hinterlegt
sind, sondern auch zu deren technischer
Anwendung. Informationen, die vor allem im
Vertrieb und bei der Erstellung von Angeboten
benötigt werden. So schließt sich auch hier
wieder der Kreis in Richtung des Document
Management.

Priorität für die Sicherheit

Ein ganz wichtiges Thema in Zusammenhang
mit der Archivierung und dem Document
Management war bei WILA schließlich auch
das Thema Sicherheit. "Im Sinne der
‚Business Continuity’, also der Weiterführung
der Geschäftstätigkeit im Katastrophenfall, ist
es entscheidend, möglichst viele
Informationen elektronisch zu speichern.
Damit stehen sie dem Mitarbeiter im Notfall,
etwa nach einem Brand, auch an anderen
Orten zur Verfügung. Er ist damit also sofort
wieder arbeitsfähig," so Reinhard Stein.
Diesem Aspekt des Themas DMS wird seiner
Ansicht nach in vielen Unternehmen bislang
noch viel zu wenig Aufmerksamkeit gewidmet.

Letztlich, so Reinhard Stein, geht es auch bei
der Auswahl von DMS-Lösungen aber auch
um die fünf Grundregeln für die Auswahl von
Software: die Verfügbarkeit muss garantiert
sein, die Systeme müssen ausfallsicher und
skalierbar sein, sie müssen supportfähig
sein, also leicht zu warten, und vor allem
muss auch das Kosten/Nutzenverhältnis
stimmen. Und das gilt sowohl für die
Funktionalität als auch für den Service. "Auch
hier hat sich InfoStore als die richtige Wahl
erwiesen," so Reinhard Stein. "Denn die
Einführung durch den Solitas-Partner Datas
aus Koblenz verlief reibungslos. Während
Datas für die Integration von InfoStore in Brain
AS sorgte, wurde die Notes-Anbindung durch
Solitas selbst realisiert. Wir hatten dennoch
nie das Gefühl, dass wir es hier mit zwei
unterschiedlichen Firmen zu tun hätten." Auf
Basis der erfolgreichen Einführung stehen
jetzt bereits weitere Ziele fest. So wird die Zahl
der Anwender von InfoStore in den
kommenden Monaten von anfangs 50 auf
rund 150 steigen. Schrittweise sollen auch
neue Anwendungsgebiete, wie etwa das
Scannen und Archivieren der
Eingangsrechnungen, eingeführt werden.
Und letztlich sollen auch die anderen Firmen
der Unger-Gruppe, zu der WILA gehört, in die
Prozesse miteinbezogen werden.

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