AKTIF Technology GmbH

Mit LandEnergie streitbar und erfolgreich: BMR-Service setzt auf durchgängige Energie-Logistik

Abschied von Excel, Taschenrechner und Papier mit AKTIF Technology umgesetzt

Unter den neuen Stromanbietern gehört die BMR-Service GmbH mit der Marke "Landenergie" sicherlich zu den wenigen Unternehmen, die sich erfolgreich auf dem Markt etablieren konnten. Mehr als 41.000 Landwirte beziehen inzwischen ihre LandEnergie bei der Dienstleistungstochter mit Sitz in Neuburg an der Donau. Basis diese Erfolgs sind zum einen die funktionierenden Vertriebsstrukturen der Maschinenringe, über die die BMR-Service flächendeckend in Deutschland präsent ist. Zum anderen hat sich die BMR-Service aber auch intern konsequent auf dieses Thema eingestellt, indem sie den Prozess der Energie-Logistik organisatorisch wie IT-technisch durchgängig umgesetzt hat - letzteres mit Unterstützung der Senftenberger Energie-Logistik-Spezialisten von AKTIF Technology.




Eine der letzten Bastionen von Microsoft Excel, Taschenrechner und Papier war bei der BMR-Service bislang die Rechnungsprüfung. Ein aufwändiges Verfahren bei bis zu 30.000 Netznutzungsrechnungen im Jahr, die zudem in einer bunten Vielfalt eingehen. Einzel- und Sammelrechnungen, Abschläge - hier Unstimmigkeiten schnell zu erkennen und zeitnah zu reagieren, gestaltete sich als äußerst schwierig. Künftig läuft auch dieser Prozess bei der BMR-Service automatisiert ab. Wir haben gerade den ersten Schritt umgesetzt und prüfen die Rechnungen elektronisch im Energie-Logistik-System von AKTIF. Aber schon jetzt wird sichtbar, was bislang versteckt in vielen Excel-Tabellen schlummerte, beschreibt Gerd Morlok, EDV-Leiter der BMR-Service GmbH die ersten Erfahrungen mit der elektronischen Rechnungsprüfung. In einem zweiten Schritt wird nun der gesamte Rechnungseingang automatisiert. Sämtliche Papierrechnungen werden künftig gescannt und die Inhalte mit Hilfe des OCR-Verfahrens ausgelesen. Die manuelle Erfassung gehört damit schon bald endgültig der Vergangenheit an. Viel wichtiger als dieser Rationalisierungseffekt ist für die BMR-Service aber der Zugewinn an Transparenz. Die Netznutzungspreise sind vielerorts nach wie vor deutlich überhöht. Damit werden wir als unabhängiger Anbieter weiterhin deutlich benachteiligt. Eine effiziente Rechnungsprüfung ist für uns deswegen ein absolut unverzichtbares Element, um im Wettbewerb zu bestehen, so Mike Frank, Leiter des Energiebereichs.




Der Einstieg in das Thema Energie-Logistik kam für die BMR-Service mit dem Ende des Vollstromvertrags mit der E.ON, der Ende Juli 2002 auslief. Mit dem absehbaren Start in die Eigenversorgung entschloss man sich, auch organisatorisch Nägel mit Köpfen zu machen, um hier als freier Anbieter im Wettbewerb bestehen zu können. Unser Ziel war von Anfang an eine durchgängige Organisation des gesamten Energie-Logistik-Prozesses, von der Anfrage eines Interessenten bis hin zur Rechnungsstellung, beschreibt Mike Frank die Ausgangssituation. Gleichzeitig sollten die Abläufe wo immer möglich automatisiert in Form von Workflows abgebildet werden, um die Mitarbeiter von unnötigen manuellen Tätigkeiten zu entlasten. Wir bearbeiten rund 30.000 Vorgänge im Jahr, vom Zählerwechsel bis hin zur Ab- und Umzugsmeldung. Dabei ist vor allem die Kommunikation mit den Netzbetreibern recht aufwändig. Wenn Sie da beispielsweise die Zählerstände wollen, ist das eine Katastrophe ohne Ende. Da schätzen die Netzbetreiber oftmals einfach und schätzen dann in der Regel zu hoch. Echte Ablesedaten bekommen wir dagegen eher selten, so Mike Frank.




Priorität genossen und genießen die Abläufe im Vertrieb. Der ist bei der BMR-Service zunächst dezentral organisiert, denn mit den bundesweit vertretenen Maschinenringen verfügt er über ein höchst effizientes Vertriebsnetz, über den die LandEnergie, aber auch andere Dienstleistungen an den Landwirt gebracht werden. So etwa Mobilfunklösungen oder seit neuestem auch Angebote zur eigenen Stromerzeugung mit Photovoltaik-Anlagen. Alle dezentral eingegangenen Anfragen werden über eine Portallösung erfasst und anschließend in der Neuburger Zentrale bearbeitet. Dazu musste eine Vertriebslösung aufgebaut werden, die die Besonderheiten in der Landwirtschaft berücksichtigt. Beispielsweise die Konzessionsproblematik, die sich speziell in Süddeutschland sehr kompliziert darstellt. In Bayern ist das in fast jeder Gemeinde anders geregelt. Da gibt es fast alles, was denkbar ist, von der Einzelbetrachtung bis zur absoluten Staffelung, mal sind Summierungen der Zähler möglich, mal nicht, und mancherorts gibt es dann plötzlich gar keine Konzessionen, erläutert Gerd Morlok. Wenn Sie dann bedenken, dass unsere Kunden in der Regel mehrere Zähler haben, in einer Gemeinde noch ein Mietshaus und auf einer anderen Gemarkung noch irgendeine Scheune, dann sehen Sie, wie wichtig es für uns war, alle Vorgänge immer transparent nachvollziehen zu können, so Morlok weiter.




Das Problem im Jahr 2002, als es an die Auswahl einer neuen Lösung ging, war jedoch, dass es auf dem Markt keine Software gab, mit der man all die Anforderungen vollständig abdecken konnte. Wir haben deswegen bei der Auswahl darauf geachtet, ein System zu finden, das sowohl technologisch als auch vom Datenmodell her in der Lage war, sich an unsere Vorstellungen anpassen zu lassen. Mit AKTIF haben wir solch ein System gefunden, und zudem einen Partner, der unsere Vorstellungen von ´Energie-Logistik´ teilt - also die von einem durchgängigen Prozess von der Anfrage über die Beschaffung bis hin zur Rechnung, ganz wie in der klassischen Logistik auch, fasst Gerd Morlok die Gründe für die Entscheidung zugunsten des Energielogistik-Pakets AKTIF dataService zusammen. Eine Entscheidung, die sich in seinen Augen absolut bezahlt gemacht hat. Denn das System konnte nicht nur innerhalb von nur drei Monaten eingeführt werden, inklusive der Schnittstellen zur bestehenden Stammdatenverwaltung. Schrittweise konnten danach auch die zahlreichen individuellen Vorstellungen der BMR-Service verwirklicht werden. Unser Altsystem haben wir im Oktober 2003 endgültig still gelegt und arbeiten seitdem auch im Vertrieb ausschließlich mit AKTIF. Hier haben wir nicht nur spezielle, auf unsere Bedürfnisse zugeschnittene Oberflächen, sondern auch ganze Workflows implementiert, mit den entsprechenden positiven Folgen für die Produktivität unserer Mitarbeiter, die sich nun ganz auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren können, so Gerd Morlok zum heutigen Stand. Daneben liefert die Energie-Logistik mit ihren Prognosen eine verlässliche Grundlage für die Energiebeschaffung, die bei BMR-Service mit einem Zeithorizont von einem Monat bis hinauf zu drei Jahren umgesetzt wird. Nachdem nun auch die Rechnungsprüfung implementiert wurde, bleibt für das klassische Warenwirtschaftssystem, das bei der BMR Service ebenfalls im Einsatz ist, nur noch die Rechnungsschreibung. Alle anderen Informationen verwalten wir inzwischen mit AKTIF. Durch seine Datenstruktur, das Rollenkonzept und die Verknüpfungslogiken sind wir damit heute in der Lage, genau nachvollziehen zu können, was wann, wo und wie mit dem Kunden abgelaufen und wer dafür verantwortlich ist. Das Gleiche funktioniert natürlich auch bei der Sicht auf den einzelnen Netzbetreiber, zeigt sich Mike Frank zufrieden. Ein nicht ganz unwesentlicher Faktor, wenn man sich wie die BMR-Service nicht scheut, auch juristisch gegen überhöhte Netzentgelte anzugehen. Alles in allem hat man damit in Neuburg an der Donau einen Energie-Logistik-Prozess implementiert, wie er in diesem Umfang selten zu finden ist, und der mit einem klassischen Energiedatenmanagement nur noch wenig zu tun hat. So ist der AKTIF dataService inzwischen das führende IT-System geworden, mit dem mehr als die Hälfte der rund 70 Mitarbeiter täglich arbeitet. Und das System wird weiter ausgebaut: Wir arbeiten weiter daran, noch mehr Prozesse zu automatisieren und weitere Funktionalitäten in die Energie-Logistik zu integrieren. Denn damit haben wir auch bislang schon unsere Produktivität und damit auch unsere Wettbewerbsfähigkeit deutlich steigern können, so Mike Frank zu den weiteren Planungen. Wenn man jetzt noch bedenkt, welche Potenziale durch die markweite Umsetzung des elektronischen Datenaustausches erschlossen werden könnten, dann sieht man den Wert einer solchen Lösung. Im Fahrplanaustausch oder beim Lieferantenwechsel praktizieren wir das mit Hilfe von AKTIF ja schon. Leider fehlt uns aber oft genug das Gegenüber, und dann heißt es doch wieder Excel, Fax und Papier.




Autor: Uwe Pagel, exklusiv für Energie & Management




Kontakt:


AKTIF Technology GmbH, Töpferstr. 9, 01968 Senftenberg,


Tel.: 03573 / 14 88-0 - Fax: 03573 / 14 88-29


Ansprechpartner: Hans Wittig (Vertrieb), info@aktif-technology.com