Schleupen AG

Optimale Abläufe für die bestmögliche Positionierung am Markt

GSW Gemeinschaftsstadtwerke Kamen–Bönen–Bergkamen sorgen mit Schleupen.CS für effiziente Prozesse

In den letzten zehn Jahren war die Entwicklung der Gemeinschaftsstadtwerke GmbH Kamen – Bönen – Bergkamen (GSW) durch starkes Wachstum geprägt. Die Bilanzsumme verfünffachte sich in dieser Zeit von rund 32 Millionen auf mehr als 160 Millionen Euro. Die Personalentwicklung verlief dagegen vergleichsweise moderat: Die Mitarbeiterzahl stieg gerade mal um 50 Prozent von 120 auf 180 Mitarbeiter. Es war also nicht der Rationalisierungsdruck, der die GSW veranlasste, die traditionell eher funktional ausgerichtete Organisation in Frage zu stellen. Mit einer konsequent an den Geschäftsprozessen ausgerichteten Struktur wollen die Gemeinschaftsstadtwerke vielmehr eine Basis legen, um ihre Position im liberalisierten Markt weiter auszubauen. Kernstück ist dabei die integrierte Abwicklung der Abläufe im Netzbau, der Instandhaltung und der Materialwirtschaft. Mit Hilfe des Branchenpakets Schleupen.CS wurde dabei auch der traditionelle Bruch zwischen technischem und kaufmännischem Bereich endgültig ad acta gelegt.



Die GSW gehörte 1995 zu den wenigen Stadtwerken in Deutschland, die aus Anlass der sog. "gesetzlichen Endschaftsregelung" andere Nachbarkommunen am Unternehmen beteiligt hat und mit ihnen neue Konzessionsverträge abschließen konnte. Um die Laufzeiten dieser Verträge auf höchstens 20 Jahre zu begrenzen, hatte der Gesetzgeber festgelegt, dass alle Verträge, die zum 31.12.1994 länger als 20 Jahre bestanden, kraft Gesetzes zu diesem Stichtag beendet wurden. Und so taten sich die Städte Kamen, Bönen und Bergkamen zusammen und formten aus der ehemaligen Stadtwerke Kamen GmbH die GSW Gemeinschaftsstadtwerke GmbH Kamen – Bönen - Bergkamen. Diese übernahm im Auftrag der Kommunen von der VEW die jeweiligen Netze und wurde so für die Versorgung von über 120.000 Einwohnern verantwortlich – eine Einwohnerzahl, die der einer kleinen Großstadt entspricht. Nach den Stromnetzen wurden 1999 auch die Gasnetze in Bergkamen und Bönen von der VEW übernommen. In wenigen Jahren laufen auch die Konzessionsverträge für die Wassernetze aus, die überwiegend heute noch in Händen der Gelsenwasser AG liegen.



"Vor dem Hintergrund des Unbundling rückte die möglichst effiziente Abwicklung des Netzbetriebs in den vergangenen Jahren in den Vordergrund", beschreibt GSW-Geschäftsführer Hermann Josef Görres die Ausgangssituation. "Der Prozess war dabei für uns das Entscheidende! Die Erledigung der Aufgaben muss den Takt vorgeben, und sie muss wirtschaftlich, schnell und flexibel erfolgen", fasst er die Vorgaben für das Projekt "Arbeitsvor- und Nachbereitung" zusammen. Deswegen stellte die GSW die Auswahl einer Softwarelösung erst einmal hinten an und konzentrierten sich auf die Optimierung der internen Abläufe. Im Fokus stand dabei der knapp 50 Mitarbeiter starke technische Bereich, der genauestens durchleuchtet wurde. Mit aktiver Unterstützung der IBK Ingenieur- und Unternehmensberatung für Versorgungswirtschaft in Düsseldorf, wurden in eineinhalbjähriger Arbeit schließlich 28 Kernprozesse in den Sparten Strom, Gas, Wasser und Wärme optimiert, sowie insgesamt 750 Kernarbeitsarten definiert inkl. der dazugehörigen Arbeits- (zeit) werte. "Anschließend stellte sich die Frage, wie wir diese Prozesse softwaretechnisch abbilden wollen. Denn bislang war es die Regel, dass dies mit separaten Lösungen umgesetzt wird, die über Schnittstellen miteinander gekoppelt sind. Im Sinne einer integrierten Abwicklung der Prozesse hielten wir das nicht für die beste Konzeption", so Jörg Schubert, bei der GSW verantwortlich für die Organisation. Auf der Suche nach einer integrierten Lösung war die Schleupen AG bereit, auf der Grundlage der Betriebsuntersuchung von IBK diese Zielvorgabe der GSW in einem gemeinsamen Projekt zu realisieren. "Schleupen.CS ist eines der wenigen Systeme auf dem Markt, das tatsächlich eine Integration der Prozesse ohne Systembrüche bietet, also ohne aufwendige Schnittstellenprogrammierungen auskommt."



Im Mittelpunkt der neuen Ablauforganisation steht bei der GSW der Auftrag. Egal ob es sich um einen Instandhaltungs-, einen Sperr- oder einen Montageauftrag handelt, im Auftrag laufen sämtliche relevanten Informationen zusammen. Diese Informationen werden dann je nach Prozessschritt in unterschiedlichen Anwendungen weiterverarbeitet. Beispiel Hausanschluss: Nachdem das Angebot erstellt und ein Bauauftrag im Auftragsmanagement erfasst ist, übernimmt das Modul Arbeitsvorbereitung die Kapazitätsplanung. Im nächsten Bearbeitungsschritt werden alle Informationen zu Bauplanung und Abwicklung an das Modul Baumanagement übergeben und dort mit dem hinterlegten Leistungsverzeichnis abgeglichen. Dieses Leistungspreisverzeichnis wurde gemeinsam von GSW und IBK in eine den administrativen Aufwand senkende Kompakt-Matrix-Form weiterentwickelt. Es basiert im Wesentlichen auf Meter- und Stückeinheiten mit entsprechend hinterlegten Standards. Die benötigten Materialien werden dann entweder aus dem Lager entnommen beziehungsweise über das Beschaffungsmodul bestellt. Ist der Auftrag abgearbeitet, werden die Lohnstunden gebucht. Die hat der Mitarbeiter bereits vor Ort in seinem PDA mobil erfasst und überspielt sie am Abend direkt ins System. Auf diese Weise steht der Status sämtlicher Aufträge immer tagesaktuell und transparent zur Verfügung. Nach Abschluss des Auftrags erfolgen die Fakturierung, die Verarbeitung in der Finanzbuchhaltung sowie das Aktivieren des Hausanschlusses in der Anlagenbuchhaltung.



Die tagesscharfe Erfassung aller auftragsrelevanten Informationen via PDA durch den Mitarbeiter ist für Hermann Josef Görres ein entscheidender Faktor – nicht nur, weil so zeitaufwendige manuelle Tätigkeiten wie das Ausfüllen von Stundenzetteln in Papierform komplett entfallen. "Jeder weiß am Abend genau, was am Tage gelaufen ist, der Disponent ebenso wie der Mitarbeiter selbst. Das ist die direkteste Form des Controllings, denn damit hat das Team alle Informationen, um die Prozesse laufend weiter zu optimieren. Aber auch, um sofort zu reagieren, falls die Dinge nicht so laufen, wie sie sollten", fasst er die zentralen Vorteile zusammen. Da für die allermeisten Auftragsarten bereits Vorgabewerte hinterlegt sind (best-Practice), steht am Abend gleichzeitig fest, was wertmäßig am Tage angefallen ist.



Damit können auch diese Informationen zeitnah im klassischen Controlling verarbeitet werden – zu Berichten, die dem Management echte Entscheidungsinformationen liefern, und nicht nur eine Vergangenheitsbetrachtung.



Auf Basis der vollständigen Prozessdokumentation gelang es der GSW in Kamen in nur sieben Monaten, die zentralen Prozesse in der Materialwirtschaft mit Schleupen.CS komplett elektronisch abzubilden. Dazu gehörte auch die Integration des GIS, das den Mitarbeitern sämtliche geografischen Informationen nicht mehr auf Papier, sondern direkt auf dem Bildschirm zur Verfügung stellt. Parallel dazu wurde die Lagerwirtschaft im neu erbauten Lager auf Barcode umgerüstet, was den Anteil an manuellen Tätigkeiten minimierte. Die Dokumentation der Prozessoptimierung hatte noch einen weiteren positiven Effekt. Sie konnte direkt in die neu konzipierten Organisationshandbücher übernommen werden. Damit hat die GSW also gleichzeitig auch sämtliche Dokumentationspflichten erfüllt, und das sehr viel ausführlicher, als das bei den meisten anderen Stadtwerken der Fall ist



Damit sieht sich Hermann Josef Görres gut für die Zukunft gerüstet. "Wir haben mit den Stadtwerken Hamm, Soest und Fröndenberg eine gemeinsame Netzgesellschaft gegründet, die künftig die Netze aller vier Partner als Pächter betreibt. Die neue Gesellschaft ihrerseits wird die jeweiligen Stadtwerke mit der Durchführung des Netzbetriebes auf der Grundlage von Dienstleistungsverträgen beauftragen. Zur guten Entwicklung dieses Unternehmens möchten wir soviel beitragen, wie wir können", umreißt er die Zielsetzung. Dazu gehören in erster Linie effiziente und damit kostengünstige Dienstleistungen im Bereich Netzbau und Instandhaltung. Eine ähnliche interkommunale Zusammenarbeit ist für die GSW auch auf anderen Gebieten vorstellbar. "Voraussetzung ist, dass wir uns in allen Bereichen ähnlich optimal strukturieren, wie wir es jetzt mit dem Netzservicebereich und der Materialwirtschaft getan haben. Deswegen möchten wir bis Ende 2006 das gesamte Unternehmen prozessorientiert organisieren und das IT-technisch mit Schleupen.CS umsetzen", beschreibt Görres die Marschrichtung. Gleichzeitig werden die internen Strukturen an das neue Energierecht angepasst. So wird beispielsweise das Unbundling mit einem durchgängigen "Center-Konzept" abgebildet.



Durch ihre spartenübergreifende Organisation hat sich die GSW auf die weiteren Entwicklungen im Gas- und im Wassermarkt vorbereitet. "Wichtig ist, dass wir unsere Stellung mit Hilfe geeigneter Partner auch in Zukunft weiter verbessern und uns nicht isolieren. Vorrangig sind und bleiben wir aber ein Unternehmen ‚vor Ort’, das seinen Erfolg vor allem der Nähe zum Kunden verdankt und sich deren Erwartungen und denen der Kommunen verpflichtet sieht. Diese Kundennähe werden wir ebenfalls weiter stärken, beispielsweise durch den Ausbau des CRM-Systems", fasst Hermann Josef Görres die Ausrichtung zusammen



Autor: Uwe Pagel, exklusiv für ew